Out of Order

"Out of Order“ erleichtert die Verwaltung von Zimmern oder Räumen, die vorübergehend nicht verfügbar sind. Mit dieser Funktion können Bereiche für bestimmte Zeiträume gesperrt und die jeweiligen Gründe dokumentiert werden. Diese Eingaben wirken sich auf die Verfügbarkeiten aus – sowohl intern im System als auch bei der Übertragung an Internet-Portale.

Zur Abbildung der Out of Order-Funktionalität wurden drei neue Tabellen eingeführt:

• Out of Order Zimmer (Hotel → Bewegungen)

• Out of Order Räume (Hotel → Bewegungen)

• Out of Order Gründe (Hotel → Vorgaben)

Aufbau eines Out of Order-Eintrags

• Ein Out of Order-Eintrag besteht aus folgenden Feldern:

Regeln zum Out of Order-Zeitraum

• Der Zeitraum eines Out of Order-Eintrags muss eindeutig sein. Überlappende Einträge sind nicht erlaubt, auch dann nicht, wenn ein anderer Grund oder eine andere Bemerkung angegeben wurde.
  Beispiel für unzulässige Überschneidung:

  • Eintrag A: 25.07 – 28.07

  • Eintrag B: 27.07 – 29.07
    Beide für dasselbe Zimmer/denselben Raum → nicht erlaubt

Out of Order-Assistent

Das System bietet ein Kommando „Out of Order Assistent“, über das man mehrere Einheiten gleichzeitig bearbeiten kann.

Funktionsweise

Im Assistenten kann man:

• mehrere Zimmer und/oder Räume auswählen

• einen Zeitraum, Grund und eine Bemerkung definieren

• für jede ausgewählte Einheit wird automatisch ein Out-of-Order-Eintrag erzeugt

Überschreibungslogik

• Der Assistent arbeitet überschreibend:

• Überlappende Zeiträume werden automatisch aufgelöst, indem bestehende Einträge gelöscht oder in eindeutige Teilzeiträume gesplittet werden.

„Aufheben“-Option

• Der Dialog enthält ein Flag „Aufheben“.
  Ist dieses aktiviert, werden:

• alle Out of Order-Einträge innerhalb des angegebenen Zeitraums gelöscht und/oder gesplittet

• es werden keine neuen Out of Order-Einträge angelegt

Auswirkungen auf Verfügbarkeiten und Kategorieplan

• Out of Order-Zimmer werden bei der Verfügbarkeitsübertragung an Internet-Portale als nicht buchbar übergeben.

• Out of Order-Zimmer und -Betten werden separat mitgezählt.

• Sie gelten als nicht verfügbar und fließen entsprechend in die Verfügbarkeitszahlen ein.

Berichte

• Diverse Berichte wurden erweitert, um die Anzahl der Out of Order-Zimmer abzubilden, sofern diese Information relevant ist.

Zimmerplan / Veranstaltungsplan

• Der Zimmerplan zeigt Out of Order-Zeiträume visuell an.

• Out of Order dient dort nur als Hinweis. Es ist nicht möglich, im Zimmerplan:

  • neue Out of Order-Einträge zu erstellen

  • bestehende Einträge zu verschieben

  • bestehende Einträge zu bearbeiten

Hinweis bei Reservierung

• Wenn man eine Reservierung anlegt, die in einen Out of Order-Zeitraum fällt, erscheint ein Hinweis, bevor die Reservierung abgeschlossen wird.