ASA Webmail | Popup Template / Jetzt buchen-Button

Voraussetzungen: Ab Paket Premium enthalten und nur bei Landingpages möglich.

Hiermit besteht die Möglichkeit, Angebote direkt mit einem Button für Buchungsanfragen zu versehen. Der Gast muss also nicht mehr auf die E-Mail antworten, um mitzuteilen, dass er ein Angebot buchen möchte, sondern kann direkt auf den Button klicken, um das Angebot zu bestätigen.

In den Systemkonfigurationen unter:

Betrieb → Guest Journey → Landingpage → Angebot bestätigen

stehen folgende Einstellungen zur Verfügung:

• Angebot kann in Landingpage bestätigt werden
  Diese Einstellung schaltet die Funktion frei, damit Gäste eine Buchungsanfrage für das gewünschte Angebot senden können.

• Als „Zu kontrollieren“ kennzeichnen
  Wird diese Option aktiviert, erstellt das System automatisch einen „zu kontrollieren“-Eintrag, sobald ein Gast eine Buchungsanfrage über die Landingpage sendet.
  → So ist ersichtlich, dass ein Gast Interesse an einem Angebot hat, und man kann die nächsten Schritte durchführen:

  • Prüfen, ob das Angebot noch verfügbar ist

  • Reservierungsbestätigung senden oder

  • Alternativangebot anbieten, falls das ursprüngliche Angebot nicht verfügbar ist

• Angebotsbestätigung automatisch übernehmen (ab Version 25.12)
  Diese neue Funktion automatisiert den Ablauf von Buchungsanfragen, ist optional aktivierbar und führt eine Verfügbarkeitsabfrage durch.

  • Sobald ein Gast eine Buchungsanfrage senden möchte, prüft das System automatisch die Verfügbarkeit des Angebots.

  • Wenn das Angebot verfügbar ist:

    • Der Status der Anfrage wird automatisch auf „Reserviert“ gesetzt.

    • Eventuelle Alternativ-Angebote werden aus den Zimmerreservierungen gelöscht.

    • Bei gesetzter Option „zu kontrollieren“ (siehe Einstellung Nr. 2) wird zusätzlich ein „zu kontrollieren“-Eintrag erstellt, sodass man die Reservierung prüfen und die Bestätigung an den Gast versenden kann.

• Wenn das Angebot nicht verfügbar ist:

  • Der Status bleibt auf „Anfrage“.

  • Bei gesetzter Option „zu kontrollieren“ wird zusätzlich ein „zu kontrollieren“-Eintrag mit der Information erstellt, dass ein Gast eine Buchungsanfrage für ein nicht verfügbares Angebot gesendet hat.

  • Man kann dann ein Alternativangebot zusenden.

• Hinweise an den Gast (ab Version 25.13)

  • Für beide Varianten (verfügbar / nicht verfügbar) können die Hinweise individuell im Angebotsblock getextet werden.

• Technische Probleme bei der Verfügbarkeitsabfrage:

  • Wenn z. B. Verbindungsprobleme auftreten, wird der Gast informiert, dass man die Buchungsanfrage nochmal senden oder sich direkt an das Hotel wenden kann.

1. Benachrichtigung bei Angebotsbestätigung
   Wird eine Buchungsanfrage vom Gast über das Popup gesendet, kann das Hotel zusätzlich zum „Zu kontrollieren“-Eintrag eine automatisierte E-Mail erhalten.

2. Absender für die Benachrichtigung:

   Hier kann man einen der zur Verfügung stehenden Mail-Accounts des Hotels auswählen, von welchem die automatisierte Mail versendet werden soll.

3. Zu benachrichtigende E-Mail-Adresse:

   Hier wird angegeben, an welche E-Mail-Adresse die Mail gesendet werden soll, zum Beispiel reservierungszentrale@hotelasa.com.

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Nun muss wie folgt vorgegangen werden:

Unter Menü → Webmail → Stammdaten → HTML-Template Gruppen ein neues Template hinzufügen und folgende beiden Einstellungen vornehmen:

• Template verwenden als „Popup Template“
• Bereich „Reservierungs-Angebote“

• Die erste Sprachvariante „+ Erstellen“. Es öffnet sich der Editor.
• Angebotsblock in das Feld ziehen.

• Rechts unter „Blöcke“ den vordefinierten „Angebot-Bestätigungsbutton“ unter den Angebotsblock ziehen.

• Den Angebotsblock entsprechend formatieren (Hintergrundfarbe, Textfarbe, Ecken abrunden etc.).
• Den Button formatieren. Der Text im Button kann vom Hotel festgelegt werden, z. B.
  • „Jetzt buchen“
  • "Jetzt verbindlich buchen“
  • „Buchungsanfrage senden“.
• KEINE Änderung an der URL im Aktionstyp vornehmen. Hier muss das „#“ enthalten bleiben.
• Betreff einfügen (dieser wird nirgendwo angezeigt).
• Diesen Vorgang für alle benötigten Sprachen wiederholen.

Wenn man erst jetzt von Grund auf ein neues Template für das Angebot erstellt und den Angebotsblock in das Template zieht, ist der Button „Angebot auswählen“ bereits in den Angebotsblock integriert. Wenn bei diesem Template diese Buttons nicht angezeigt werden sollen, können sie durch Klicken auf den Angebotsblock in den Einstellungen rechts deaktiviert werden. Des Weiteren ist hier der Text für den Bestätigungsbutton sowie der Text, welcher nach der Bestätigung anstelle des Buttons angezeigt werden soll, einzugeben.

Sollten bereits vor der Erstellung des Popups Angebot-Templates erstellt worden sein, muss in jedem Template (und jeder Sprache) der Angebotsblock gelöscht und neu hineingezogen werden. Anschließend den neuen Angebotsblock wieder formatieren.

Ablauf aus Sicht des Gastes

• Der Gast erhält eine Landingpage mit einem oder mehreren Angeboten.

• Unter jedem Angebot wird der zuvor eingerichtete Button angezeigt (zum Beispiel „Angebot auswählen“).

• Klickt der Gast auf einen der Buttons, öffnet sich ein Popup, das das ausgewählte Angebot noch einmal detailliert darstellt.

• Im Popup kann der Gast das Angebot erneut prüfen und durch Klicken auf „Angebot bestätigen“ bestätigen.

  • Hinweis: Der Text dieses Buttons kann beim Erstellen des Popups individuell festgelegt werden.

• Nach der Bestätigung ändert sich die Anzeige beim ausgewählten Angebot zu „Buchungsanfrage versendet“.

  • Hinweis: Auch dieser Text kann in den Einstellungen der Landingpage im Angebotsblock individuell angepasst werden.

• Die Buttons „Angebot auswählen“ bei eventuellen Alternativ-Angeboten verschwinden, um anzuzeigen, dass nur eine Buchungsanfrage gleichzeitig aktiv ist.

Die automatische E-Mail, die das Hotel erhält ist folgendermaßen aufgebaut: