Reservierungen ohne Zimmerzuweisung

Funktion verfügbar ab Version 26.00

Standardmäßig wird jeder Zimmerreservierung neben einer Zimmerkategorie auch eine konkrete Zimmernummer zugewiesen. Für bestimmte Betriebstypen – etwa Stadthotels mit hohem Gästewechsel und kurzfristigen Änderungen – kann es jedoch sinnvoll sein, die Zimmernummer nicht bereits bei der Buchung, sondern erst kurz vor Anreise oder direkt beim Check-in festzulegen.

So bleibt die Zimmerplanung flexibel und kann besser an den tatsächlichen Reinigungsstatus und operative Abläufe angepasst werden.

Vorteile dieser Arbeitsweise

• Mehr Flexibilität in der Zimmerplanung bei kurzfristigen Änderungen (Verlängerungen, Zimmerwechsel, ...)

• Optimierte Zimmervergabe nach Reinigungsstatus – beim Check-in können bevorzugt bereits saubere Zimmer vergeben werden

• Bessere Gruppenplatzierung, da Zimmer gesammelt und nach Lage (Etage, Trakt, Ausstattung) zugeteilt werden können

• Weniger manuelle Verschiebungen im Zimmerplan bei spontanen Umplanungen

Mögliche Nachteile

• Zimmerplan ist im Voraus weniger detailliert, da Reservierungen ohne Zimmernummer dort nicht sichtbar sind

• Zusätzlicher Arbeitsschritt vor oder bei Anreise, da Zimmer aktiv zugewiesen werden müssen

• Abhängigkeit von korrekt gepflegten Zimmerstatus-Daten, um optimale Vorschläge zu erhalten

Aktivierung der Arbeitsweise

Damit Reservierungen zunächst ohne Zimmernummer angelegt werden können, muss die folgende Systemeinstellung deaktiviert werden:

Betrieb → Reservierung → Hotel-Reservierung → "Zimmer erforderlich"

Ist diese Einstellung deaktiviert, erhalten neue Reservierungen über den Reservierungsassistenten und den Kategoriespiegel nur eine Zimmerkategorie, aber keine Zimmernummer. Auch externe Reservierungen aus Internet-Portalen können ohne Zimmernummer importiert werden.

Wichtiger Hinweis zum Zimmerplan

Im Zimmerplan werden ausschließlich Zimmerreservierungen angezeigt, denen bereits eine Zimmernummer zugewiesen wurde. Reservierungen ohne Zimmernummer erscheinen dort erst nach erfolgter Zuweisung.

Möglichkeiten der Zimmerzuweisung und des Zurücksetzens

1. Global im Zimmerplan (für einen gesamten Tag)

Über das Kontextmenü (Rechtsklick) auf einen Tag im Zimmerplan können folgende Aktionen ausgeführt werden:

• Alle Zimmer zuweisen
  Öffnet den Assistenten für Zimmerzuweisung.

• Zugewiesene Zimmer zurücksetzen
  Setzt bei allen anreisenden Zimmerreservierungen des gewählten Tages die bestehende Zimmernummer zurück.

Zusätzlich steht in den Quick-Infos der Anreisen ebenfalls das Kommando „Alle Zimmer zuweisen“ zur Verfügung (öffnet ebenfalls den Assistenten).

2. Innerhalb einer einzelnen Reservierung

a) Über ">> Wichtige Kommandos"

• Zugewiesene Zimmer zurücksetzen (für die gesamte Reservierung)

• Alle Zimmer zuweisen (für die gesamte Reservierung)
  → Wahl zwischen

  • automatischer Zuweisung (Best-Match-Logik)

  • manueller Zuweisung
    In beiden Fällen öffnet sich der Assistent für Zimmerzuweisung

b) In der Kachelliste oder Tabelle pro einzelner Zimmerreservierung

• Links werden Haus und Zimmerkategorie angezeigt

• Erst nach Zuweisung erscheint zusätzlich die Zimmernummer

• Klick auf die Zimmerkategorie:

  • Ohne zugewiesenes Zimmer: Der Assistent öffnet sich direkt

  • Mit zugewiesenem Zimmer: Auswahldialog zum

    • Zurücksetzen der Zuweisung oder

    • Zuweisen einer anderen Zimmernummer

c) Verschieben von Reservierungen

Zimmerreservierungen ohne Zimmernummer können mit dem Kommando „Verschieben“ nur in andere Kategorien, nicht jedoch in konkrete Zimmer, verschoben werden.

3. Zimmerzuweisung beim Check-in

Ist bis zur Anreise noch kein Zimmer zugewiesen, erfolgt die Vergabe automatisch oder manuell beim Check-in-Vorgang: Beim Klick auf Check-in öffnet sich der Assistent für Zimmerzuweisung, um eine automatische oder manuelle Zuweisung einzelner oder aller Zimmerreservierungen vorzunehmen. Dabei werden bevorzugt bereits saubere Zimmer vorgeschlagen bzw. zugewiesen.

Der Assistent für Zimmerzuweisung

Der Assistent besteht aus drei Bereichen:

Oberer Bereich – Auswahl der Reservierungen

Filtermöglichkeiten nach:

• Anreisedatum

• Zimmerkategorie

Die passenden Zimmerreservierungen werden aufgelistet und können:

• einzeln markiert oder

• gesammelt über Massenkommandos ausgewählt werden

Mittlerer Bereich – Verfügbare Zimmer

Hier werden alle Zimmer angezeigt, die den ausgewählten Reservierungen zugewiesen werden können:

• gleiche Kategorie

• im betreffenden Zeitraum verfügbar

Zusätzliche Filter:

• Haus

• Etage

• Ausstattungsmerkmale

Beispiel:
Eine Gruppenreservierung mit 10 Einzelzimmern soll auf derselben Etage, im selben Flügel, mit Balkon und Dusche untergebracht werden.

Kategorieübergreifende Zuweisung

Wenn nicht genügend Zimmer derselben Kategorie verfügbar sind oder ein Upgrade gewünscht ist, kann die Option „Alle Zimmerkategorien berücksichtigen“ aktiviert werden. Damit stehen alle verfügbaren Zimmer – auch anderer Kategorien – zur Auswahl.

Zuweisung

Die Zuweisung erfolgt über:

• Kommando „Zuweisen“

• Doppelklick auf ein Zimmer

• Massenkommando „Alle ausgewählten zuweisen“

Unterer Bereich – Bereits zugewiesene Zimmer

Hier werden alle erfolgreich zugewiesenen Zimmer mit Zimmernummer angezeigt. Fehlerhafte oder unerwünschte Zuweisungen können einzeln oder gesammelt wieder aufgehoben werden.

Hinweis: 

• Beim globalen Check-in einer Reservierung wird geprüft, ob alle Zimmer zugewiesen sind. Fehlt eine Zuweisung, wird der Vorgang gegebenenfalls abgebrochen.

• Das Kommando „Zimmer fix“ ist nicht verfügbar, solange kein Zimmer zugewiesen ist.

• Kommandos, die ein konkretes Zimmer benötigen (z. B. Schnittstellen zu Zimmer- oder Schlüsselsystemen), sind nicht zugänglich oder zeigen eine Meldung, wenn nicht alle Zimmer zugewiesen sind.

• Neue Einstellung im Internet-Portal: „Zimmer automatisch zuweisen“
  Diese greift nur, wenn sowohl

  • „Zimmer erforderlich“ als auch

  • „Reservierung automatisch übernehmen“
    deaktiviert sind.