Überblick

Der Kommunikationsmanager ist das zentrale Tool der Rezeption zur Verwaltung und Priorisierung aller Kommunikationsaktivitäten im Zusammenhang mit Anfragen, Angeboten, Optionen, Reservierungen und Bestätigungen.

Er unterstützt dabei, den Überblick zu behalten, offene Aufgaben gezielt abzuarbeiten und sicherzustellen, dass Gäste zeitnah ein Angebot oder eine Bestätigung erhalten.
Durch die grafische Board-Ansicht ist jederzeit ersichtlich, wo sich eine Reservierung im Kommunikationsprozess befindet und wie lange sie dort bereits offen ist.

Aufbau und Funktionsprinzip

Der Kommunikationsmanager ist als Board mit mehreren Spalten aufgebaut.
Jede Spalte stellt einen Kommunikationsabschnitt dar, der einen bestimmten Status repräsentiert.

In den Spalten werden Karten angezeigt, die jeweils eine Anfrage oder Reservierung darstellen.
Die Karten wandern im Laufe der Bearbeitung durch die einzelnen Abschnitte.

Im Kopf jeder Spalte wird die Anzahl der offenen Vorgänge angezeigt.
Zusätzlich ist ersichtlich, wie lange sich ein Vorgang bereits im aktuellen Abschnitt befindet, wodurch eine klare Priorisierung möglich ist.

Karten, Priorisierung und Übersicht

Jede Karte enthält die wichtigsten Informationen auf einen Blick:

• Art des Vorgangs (Anfrage, Reservierung, Option, externe Reservierung)

• Nummer und Datum

• Aufenthaltszeitraum und Aufenthaltsdauer

• Gast- oder Firmenname

• Gaststatus (z. B. Neuer Gast, Stammgast)

• Zeitangabe zur Offenheitsdauer

Die Sortierung innerhalb eines Abschnitts erfolgt standardmäßig nach der letzten Statusänderung.
Reservierungen mit langer Offenheitsdauer werden dadurch automatisch priorisiert und zuerst bearbeitet.

Farben, Icons und unterschiedliche Typen unterstützen die schnelle visuelle Orientierung.

Workflow des Kommunikationsmanagers

Der Kommunikationsmanager arbeitet ereignis- und statusbasiert. D.h. er wird in der Regel automatisch anhand von Aktionen im ASA aktualisiert.

Grundprinzip

1. Eine Anfrage oder Reservierung wird erstellt oder geändert.

2. Der Kommunikationsmanager ordnet den Vorgang automatisch einem Kommunikationsabschnitt zu.

3. Systemaktionen (z. B. Statusänderungen, Webmail Versand) lösen automatisch einen Statuswechsel aus.

4. Der Vorgang wird in den nächsten passenden Abschnitt verschoben und neu priorisiert.

Typische Auslöser für Statusänderungen

Der Kommunikationsstatus ändert sich automatisch durch:

• Änderung des Reservierungsstatus (Warteliste, Anfrage, Option, Reservierung, Stornierung)

• Versand von E-Mails über ASA Webmail oder externes Webmail

• Eingang und Änderung von externen Reservierungen

• Durchführung und Prüfung des Pre Check-in

• Automatische Aktionen durch die Auto-Kommunikation

Ergebnis

Der Rezeptionist muss den Kommunikationsstatus in der Regel nicht manuell pflegen.

Der Kommunikationsmanager zeigt jederzeit:

• wo Handlungsbedarf besteht

• was bereits erledigt ist

• wie lange ein Vorgang offen ist

Damit bildet er zuverlässig den aktuellen Kommunikationsstand ab und unterstützt eine strukturierte, effiziente und wenn gewünscht auch automatisierte Gästekommunikation.