Highlights | Version 26.00 – ASA Hilfe Center

Mit dem automatischen HTML-Versand können definierte E-Mail-Typen wie Pre-Stay- und Post-Stay-Mails, Reminder, Geburtstagsgrüße, Reservierungsbestätigungen vollständig automatisiert versendet werden. Der Versand erfolgt ohne manuelles Eingreifen auf Basis konfigurierbarer Logiken (z. B. Pre-Stay 3 Tage vor Anreise, Post-Stay 2 Tage nach Abreise, Reminder 1 Tag nach Angebotsversand) und zu festgelegten Uhrzeiten. Dies ermöglicht eine zeitgenaue, konsistente und skalierbare Gästekommunikation bei gleichzeitig reduziertem manuellen Aufwand.

Link zur Doku: ASA Webmail | Auto-Mails: Funktionsweise

Der Kommunikationsmanager ist das zentrale Tool der Rezeption zur Verwaltung und Priorisierung aller Kommunikationsaktivitäten im Zusammenhang mit Anfragen, Angeboten, Optionen, Reservierungen und Bestätigungen. Er unterstützt, den Überblick zu behalten, offene Aufgaben gezielt abzuarbeiten und sicherzustellen, dass Gäste zeitnah ein Angebot oder eine Bestätigung erhalten. Durch die grafische Board-Ansicht ist jederzeit ersichtlich, wo sich eine Reservierung im Kommunikationsprozess befindet und wie lange sie dort bereits offen ist.

Link zur Doku: Kommunikationsmanager

In den Abrechnungskonten steht ein neues Listenkommando „Konten-Assistent“ zur Verfügung, das nur zur Verfügung steht, wenn Konten über eine Reservierung geöffnet werden. Der Konten-Assistent öffnet sich als Dialog ausschließlich im Vollbildmodus und zeigt alle Konten an, die gesplittet werden können. Diese Konten lassen sich im Auswahlfeld oder Drag & Drop in eine Bearbeitungsansicht verschieben, in der anschließend die konkreten Kontopositionen zum Splitten ausgewählt werden. Neben dem Splitten von Positionen können auch Extras, Leistungen, Spa-Buchungen und Pakete verschoben werden. Im Tab "Extras" besteht zusätzlich die Möglichkeit, Extras aus anderen Reservierungen zu übernehmen. Bereits vorgenommene Splittings können jederzeit über die Funktion „Splittings zurücksetzen“ rückgängig gemacht werden.

Link zur Doku: Konten-Assistent

Die Zimmerkategorien wurden um die Funktion „Überbuchungsverwaltung“ erweitert. Damit kann festgelegt werden, wie viele Überbuchungen pro Zimmerkategorie erlaubt sind. Dafür gibt es eine neue Tabelle, in der pro Tag und Kategorie Werte zwischen 0 und 99 eingetragen werden können. Nur Kategorien mit aktivierter Überbuchungsverwaltung können ausgewählt werden. Die eingestellten und tatsächlichen Überbuchungen werden bei der Berechnung der freien Zimmer für Internet-Portale berücksichtigt. Außerdem werden Änderungen an Zimmern und Räumen, die nicht verfügbar sind (Out-of-Order), gespeichert.

Link zur Doku: Erlaubte Überbuchungen

Reservierungen können jetzt auch ohne Zimmernummer angelegt werden. Die Zimmerzuweisung erfolgt dann erst kurz vor der Anreise oder beim Check-in. Dafür muss die Systemeinstellung „Zimmer erforderlich“ deaktiviert sein. Reservierungen ohne Zimmernummer werden im Zimmerplan erst angezeigt, nachdem ein Zimmer zugewiesen wurde. Die Zuweisung kann im Zimmerplan, direkt in der Reservierung oder beim Check-in über einen neuen Zimmerzuweisungs-Assistenten erfolgen. Dabei werden bevorzugt saubere Zimmer vorgeschlagen. Außerdem gibt es neue Funktionen wie „Alle Zimmer zuweisen“ und „Zugewiesene Zimmer zurücksetzen“ sowie eine neue Portal-Einstellung „Zimmer automatisch zuweisen“, die nur funktioniert, wenn die automatische Reservierungsübernahme deaktiviert ist.

Link zur Doku: Reservierungen ohne Zimmerzuweisung

Die Einstellungen „Vorlaufzeit berücksichtigen“ und „Nachlaufzeit berücksichtigen“ wurden im Spa-Block hinzugefügt. Dadurch kann nun festgelegt werden, ob die Vor- und Nachlaufzeiten der Anwendung bei der angezeigten Dauer auch für den Gast berücksichtigt werden sollen.

Durch die Auswahl unterschiedlicher Angebote pro Tag wird die Verpflegung noch flexibler und kann genauer an den tatsächlichen Bedarf angepasst werden. Da nur Angebote mit täglicher Verbuchung berücksichtigt werden, sind die Buchungen transparent und korrekt abgebildet. Das Übernehmen des Flags „Buchungskonditionen“ aus der Reservierung sorgt dafür, dass die hinterlegten Bedingungen automatisch berücksichtigt werden. Durch die automatische Prüfung vor dem Schließen des Dialogs wird sichergestellt, dass nur buchbare Angebote ausgewählt werden. Das erhöht die Datenqualität und verhindert spätere Korrekturen.

Link zur Doku: Verpflegungs-Assistent

Portale, die Buchungen einlesen können, sind nun automatisch auch dazu berechtigt,
Anzahlungen einzulesen.

Um den Check-in Prozess zu beschleunigen, gibt es in der Systemkonfiguration
unter Betrieb → Gästemeldung zwei neue Einstellungen:
- „Dialog bei Anmeldung unterdrücken (falls möglich)“: Versucht, den Dialog bei der Anmeldung der Meldegäste in der Reservierung zu unterdrücken. Haben die Meldegäste unterschiedliche Anreisedaten, wird der Dialog dennoch angezeigt.
- „Gästemeldung bei Anmeldung drucken“: Nach der Anmeldung der Meldegäste in der Reservierung erscheint ein Druckdialog, über den der Meldeschein direkt gedruckt werden kann.