ASA Webmail | Auto-Mails: Funktionsweise

Pre-Stay-Mails, Angebots-Reminder, Reservierungsbestätigungen, Geburtstagsgrüße oder Post-Stay-Mails können automatisch und zeitgesteuert versendet werden. Das spart Zeit und sorgt gleichzeitig für eine professionelle und durchgängige Gästekommunikation.

Voraussetzungen: Ab Webmail Paket Premium enthalten und Version 26.00

Für die erstmalige Einrichtung und Konfiguration, ist Ihr ASA-Experte gerne für Sie da.

Auto-Kommunikationen definieren

Auto-Kommunikationen steuern, wann, unter welchen Bedingungen und mit welchem Inhalt E-Mails automatisch versendet werden.
Sie bilden die logische Grundlage für eine zeit- und ereignisgesteuerte Gästekommunikation in ASA Webmail.

Auto-Kommunikation anlegen

Auto-Kommunikationen werden unter
Webmail → Stammdaten → Auto-Kommunikationen
angelegt.

Beim Anlegen wird definiert, für welchen Zweck die automatische E-Mail verwendet wird (z. B. Angebot, Bestätigung, Pre-Stay, Post-Stay).

Allgemeine Einstellungen

Für jede Auto-Kommunikation sind folgende Grundparameter zu definieren:

• Bezeichnung
  Interner Name der Auto-Kommunikation (nur intern sichtbar).

• Aktiv
  Nur aktive Auto-Kommunikationen werden vom Dienst verarbeitet.
  Hinweis: Bei der Neuanlage ist dieses Flag bewusst deaktiviert, um zu verhindern, dass während der Einrichtungsphase ungewollt E-Mails versendet werden.

• History
  Ist dieses Flag aktiv, werden die versendeten E-Mails in der Korrespondenz der jeweiligen Reservierung bzw. des Gastes gespeichert.

• Test
  Zeigt an, wie viele E-Mails mit den aktuell hinterlegten Einstellungen versendet würden.

• Gültig ab / Gültig bis
  Optionaler Zeitraum, in dem diese Auto-Kommunikation aktiv sein soll.

Typen

Der Typ bestimmt den Auslöser der Auto-Kommunikation und ist eng mit dem jeweiligen Kommunikationsstatus verknüpft.

Angebot in Wartestellung (Reminder)

Versendet automatisch eine Erinnerungs-E-Mail x Tage nach Versand des Angebots (Feldwert "Letzte Änderung des Kommunikationsstatus" im Reiter Auto-Kommunikation in der Korrespondenz der Reservierung), sofern noch keine Rückmeldung des Gastes erfolgt ist. Der Versand dieses Erinnerungs-Mails kann verhindert werden, indem "In Angebotsphase abgelehnt" aktiviert wird.

Optionsreservierung (Reminder)

Erinnert den Gast an eine auslaufende oder abgelaufene Optionsreservierung.
Die Felder „Versand x Tage vor“ und „Versand x Tage nach“ beziehen sich auf das Datum „Option bis“:

• ohne Eintrag: Versand exakt am „Option bis“-Datum

• z. B. „x Tage nach = 1“: Versand am Tag nach Ablauf der Option

Bestätigung zu senden

Bei einer eingehenden Buchung (z. B. über das Buchungs-Widget oder Buchungsportale) wird automatisch eine Reservierungsbestätigung versendet.
In den Internet-Portalen kann die Einstellung „Bestätigung automatisch versenden“ aktiviert werden. Für ASA Webmail muss die System-Einstellung "Bestätigungs-E-Mail automatisch senden" im Pfad Betrieb → Guest Journey → Landingpage" aktiviert werden. Der Versand erfolgt zur nächsten vollen Stunde.

Pre-Stay

Dieser Typ wird hauptsächlich verwendet, um dem Gast vor der Anreise automatisch Informationen für einen reibungslosen Aufenthalt zu übermitteln (z. B. Anreiseinformationen, Hausinfos, Wetter, Pre-Check-in-Link). Die zeitliche Steuerung erfolgt dabei über das Feld „Versand x Tage vor“, bezogen auf das Anreisedatum.

Alternative Verwendung:
Der Typ Pre-Stay kann auch für eine Post-Arrival-Mail genutzt werden, bei der der Gast nach der Anreise kontaktiert wird (z. B. um einen Tag nach Anreise eine kurze Zufriedenheitsabfrage zu senden).
In diesem Fall wird das Feld „Versand x Tage nach“ verwendet, bezogen auf das Anreisedatum.

Post-Stay

Dieser Typ wird hauptsächlich verwendet, um den Gast nach der Abreise automatisch zu kontaktieren, z. B. um sich für den Aufenthalt zu bedanken, um Feedback zu bitten oder den Gast zur Abgabe einer Bewertung zu motivieren. Die zeitliche Steuerung erfolgt dabei über das Feld „Versand x Tage nach“, bezogen auf das Abreisedatum.

Alternative Verwendung:
Der Typ Post-Stay kann auch für eine Pre-Departure-Mail genutzt werden, bei der der Gast vor der Abreise kontaktiert wird (z. B. einen Tag vor Abreise mit Informationen zum Check-out, Late-Check-out oder Zusatzleistungen).
In diesem Fall wird das Feld „Versand x Tage vor“ verwendet, bezogen auf das Abreisedatum.

Geburtstag

Versendet automatische Geburtstagsgrüße an den Gast. In der Regel bleiben Versand x Tage vor / Versand x Tage nach leer, sodass der Versand exakt am Geburtstag erfolgt.

Ab Version 26.08: Bei mehreren Betrieben mit gemeinsamer Gästedatenbank kann die Geburtstags-Mail in der Auto-Kommunikation so eingeschränkt werden, dass sie nur von jenen Betrieben versendet wird, in denen der Gast tatsächlich zu Gast war:

• Neue Einstellung "Geburtstags-Mail nur bei Aufenthalt im Betrieb": Ist sie bei einem Betrieb aktiviert, versendet dieser Betrieb die Geburtstags-Mail nur, wenn beim Gast das betriebsspezifische Feld "Letzter Aufenthalt Betrieb" für genau diesen Betrieb gesetzt ist. Deaktiviert (Default) bleibt das bisherige Verhalten unverändert – die Mail wird unabhängig vom Aufenthalt versendet.

• Neue Einstellung "Maximale Anzahl Jahre seit letztem Aufenthalt" (nur relevant, wenn die obige Einstellung aktiv ist): Legt fest, wie viele Jahre der letzte Aufenthalt im Betrieb maximal zurückliegen darf, damit die Geburtstags-Mail noch versendet wird. Ohne gesetzten Wert erfolgt keine zeitliche Einschränkung.

Wichtiger Hinweis: Die Einstellungen wirken jeweils nur pro Betrieb. Damit ein Gast bei gemeinsamer Gästedatenbank nicht trotzdem von anderen Betrieben eine Geburtstags-Mail erhält, obwohl er dort nie zu Gast war, muss "Geburtstags-Mail nur bei Aufenthalt im Betrieb" bei allen Betrieben aktiviert werden, bei denen die Auto-Kommunikation für Geburtstage aktiv ist. Bei Betrieben mit aktiver Geburtstags-Auto-Kommunikation, aber ohne diese neue Einstellung, wird die Mail weiterhin unkontrolliert von irgendeinem dieser Betriebe versendet – je nachdem, welcher zuerst "zum Zug kommt".

Bereich (bei aktivem Veranstaltungsmodul)

Ist das Modul „Veranstaltung“ aktiv, muss zusätzlich festgelegt werden, für welchen Bereich die Auto-Kommunikation gilt:

• nur Zimmerbuchungen

• nur Veranstaltungen

• Veranstaltungen mit Zimmerbuchungen

Verknüpfung mit HTML-Vorlagen

Jeder Auto-Kommunikation wird eine zuvor erstellte HTML-Vorlage zugewiesen. Diese Vorlage definiert Inhalt und Layout der E-Mail. Platzhalter werden beim Versand automatisch mit den Daten aus der Reservierung bzw. dem Gastprofil ersetzt. Wichtiger Hinweis: Die HTML-Gruppe, welche die zu verwendenden Templates beinhaltet, muss einen Kode enthalten.

Zeitsteuerung

• Versand x Tage vor / Versand x Tage nach
  Gibt an, wie viele Tage vor bzw. nach dem triggerrelevanten Datum (z. B. Anreise, Abreise, Option bis, Angebotsversand, Geburtstag) die E-Mail versendet wird. Ohne Eintrag erfolgt der Versand exakt am Trigger-Datum.

• Versanduhrzeit
  Uhrzeit, zu der die Auto-Kommunikation versendet werden soll.
  Wichtig: Der Auto-Kommunikationsdienst muss zu dieser Uhrzeit laufen, damit der Versand zuverlässig erfolgt. Es werden ausschließlich korrekt konfigurierte und aktive Auto-Kommunikationen berücksichtigt.

Datenschutz und Kommunikationseinstellungen in der Gästekartei

In der Gästekartei kann festgelegt werden, welche Arten von automatischen E-Mails ein Gast grundsätzlich erhalten darf.

Dazu stehen entsprechende Einstellungen zur Verfügung, mit denen der Versand folgender Auto-Kommunikationen gesteuert werden kann:

• Pre-Stay

• Post-Stay

• Reminder (Nachhak-Mail und Options-Erinnerung)

• Greetings (Geburtstagsmails)

Sind einzelne Kommunikationsarten deaktiviert, werden diese für den jeweiligen Gast nicht versendet, auch wenn eine entsprechende Auto-Kommunikation im System aktiv und korrekt konfiguriert ist.

Diese Einstellungen dienen insbesondere der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben sowie der individuellen Kommunikationspräferenzen des Gastes.

Filter

Über Filter kann exakt gesteuert werden, in welchen Fällen eine Auto-Kommunikation versendet oder nicht versendet wird.
Der Filter-Editor wird über den Bleistift oben rechts im Filterfeld geöffnet.

Beispiele

• Unterschiedliche Pre-Stay-Mails für Neu- und Stammgäste
  Filterfeld: Stammgast

  • neue Gäste: „gleich nein“

  • Stammgäste: „gleich ja“

• Automatische Bestätigung nur für Direktbuchungen
  Filterfeld: Buchungskanal
  Externe Buchungsplattformen werden ausgeschlossen, Bestätigungen werden nur für Buchungen über die eigene Homepage versendet.

Filter bei mehreren TV-Betrieben / Häusern

Arbeitet ein Betrieb mit mehreren TV-Betrieben und/oder Häusern, hängt die Notwendigkeit eines Filters davon ab, ob dieselbe oder unterschiedliche E-Mail-Inhalte versendet werden sollen:

• Gleiches Template für alle TV-Betriebe/Häuser:
  Es genügt eine einzige Auto-Kommunikation ohne Filter. Diese gilt automatisch für alle TV-Betriebe bzw. Häuser gleichermaßen.

• Unterschiedliche Templates je TV-Betrieb/Haus:
  Für jedes Template muss eine eigene Auto-Kommunikation angelegt werden. Damit dabei nicht mehrere Mails an denselben Gast versendet werden, muss bei jeder dieser Auto-Kommunikationen ein passender Filter gesetzt werden, der sie auf den jeweiligen TV-Betrieb bzw. das jeweilige Haus einschränkt.

Beispiel: Ein Betrieb führt TV-Betrieb A und TV-Betrieb B, mit jeweils eigenem Prestay-Mail-Template. Es wurden zwei Auto-Kommunikationen eingerichtet – eine je Template –, jedoch ohne gesetzten Filter. Bei einer Anreise in Haus A erhält der Gast in diesem Fall sowohl das Prestay-Mail von Haus A als auch jenes von Haus B, da beide Auto-Kommunikationen ohne Einschränkung ausgelöst werden.

Um dies zu vermeiden, muss der Filter über "Filter hinzufügen" auf das jeweilige Haus bzw. den TV-Betrieb eingeschränkt werden. Der entsprechende Filterpfad findet sich unter:

Zimmerreservierungen → Haus → TV-Betrieb

Auto-Kommunikation in der Reservierung

In jeder Reservierung stehen unter dem Kommando „Korrespondenz“ im Reiter „Auto-Kommunikation“ detaillierte Informationen zum Status und Verlauf der automatischen E-Mail-Kommunikation zur Verfügung.

Angezeigte Informationen

Im oberen Bereich werden folgende Informationen angezeigt:

• Aktueller Kommunikationsstatus der Reservierung
  Zeigt den derzeit gültigen Status, der als Grundlage für weitere Auto-Kommunikationen dient.

• Letzte Änderung des Kommunikationsstatus
  Datum der letzten Statusänderung. Dieses Datum dient gleichzeitig als Triggerdatum für zeitlich gesteuerte Folgekommunikationen (z. B. Angebots-Reminder / Angebot in Wartestellung).

• Letzter Auto-Kommunikationstyp
  Gibt an, welcher Typ von Auto-Kommunikation zuletzt für diese Reservierung verwendet wurde.

• Letzte Auto-Kommunikation
  Datum und Uhrzeit der zuletzt versendeten automatischen E-Mail.

Versand gezielt steuern oder verhindern

Zusätzlich kann der automatische Versand pro Reservierung gezielt beeinflusst werden:

• In Angebotsphase abgelehnt
  Ist diese Option aktiviert, wird keine Auto-Kommunikation vom Typ „Angebot in Wartestellung (Reminder)“ mehr versendet.
  Dies ist z. B. sinnvoll, wenn der Gast bereits mitgeteilt hat, dass er das Angebot nicht annehmen möchte.

• Auto-Kommunikation deaktiviert
  Ist diese Option aktiviert, werden für diese Reservierung keinerlei Auto-Kommunikationen mehr versendet – inklusive Pre-Stay- und Post-Stay-Mails.

Versandhistorie

Im unteren Bereich des Reiters „Auto-Kommunikation“ sind alle Auto-Kommunikationen aufgelistet, die für diese Reservierung bereits versendet wurden.
So ist jederzeit nachvollziehbar, welche E-Mail, wann und mit welchem Typ automatisch versendet wurde.