ASA Webmail | Auto-Mails: Funktionsweise

Voraussetzungen: Ab Webmail Paket Premium enthalten und Version 26.00

Für die erstmalige Einrichtung und Konfiguration, ist Ihr ASA-Experte gerne für Sie da.

Auto-Kommunikationen definieren

Auto-Kommunikationen steuern, wann, unter welchen Bedingungen und mit welchem Inhalt E-Mails automatisch versendet werden.
Sie bilden die logische Grundlage für eine zeit- und ereignisgesteuerte Gästekommunikation in ASA Webmail.

Auto-Kommunikation anlegen

Auto-Kommunikationen werden unter
Webmail → Stammdaten → Auto-Kommunikationen
angelegt.

Beim Anlegen wird definiert, für welchen Zweck die automatische E-Mail verwendet wird (z. B. Angebot, Bestätigung, Pre-Stay, Post-Stay).

Allgemeine Einstellungen

Für jede Auto-Kommunikation sind folgende Grundparameter zu definieren:

• Bezeichnung
  Interner Name der Auto-Kommunikation (nur intern sichtbar).

• Aktiv
  Nur aktive Auto-Kommunikationen werden vom Dienst verarbeitet.
  Hinweis: Bei der Neuanlage ist dieses Flag bewusst deaktiviert, um zu verhindern, dass während der Einrichtungsphase ungewollt E-Mails versendet werden.

• History
  Ist dieses Flag aktiv, werden die versendeten E-Mails in der Korrespondenz der jeweiligen Reservierung bzw. des Gastes gespeichert.

• Test
  Zeigt an, wie viele E-Mails mit den aktuell hinterlegten Einstellungen versendet würden.

• Gültig ab / Gültig bis
  Optionaler Zeitraum, in dem diese Auto-Kommunikation aktiv sein soll.

Typen

Der Typ bestimmt den Auslöser der Auto-Kommunikation und ist eng mit dem jeweiligen Kommunikationsstatus verknüpft.

Angebot in Wartestellung (Reminder)

Versendet automatisch eine Erinnerungs-E-Mail x Tage nach Versand des Angebots (Feldwert "Letzte Änderung des Kommunikationsstatus" im Reiter Auto-Kommunikation in der Korrespondenz der Reservierung), sofern noch keine Rückmeldung des Gastes erfolgt ist. Der Versand dieses Erinnerungs-Mails kann verhindert werden, indem "In Angebotsphase abgelehnt" aktiviert wird.

Optionsreservierung (Reminder)

Erinnert den Gast an eine auslaufende oder abgelaufene Optionsreservierung.
Die Felder „Versand x Tage vor“ und „Versand x Tage nach“ beziehen sich auf das Datum „Option bis“:

• ohne Eintrag: Versand exakt am „Option bis“-Datum

• z. B. „x Tage nach = 1“: Versand am Tag nach Ablauf der Option

Bestätigung zu senden

Bei einer eingehenden Buchung (z. B. über das Buchungs-Widget oder Buchungsportale) wird automatisch eine Reservierungsbestätigung versendet.
In den Internet-Portalen kann die Einstellung „Bestätigung automatisch versenden“ aktiviert werden. Für ASA Webmail muss die System-Einstellung "Bestätigungs-E-Mail automatisch senden" im Pfad Betrieb → Guest Journey → Landingpage" aktiviert werden. Der Versand erfolgt zur nächsten vollen Stunde.

Pre-Stay

Dieser Typ wird hauptsächlich verwendet, um dem Gast vor der Anreise automatisch Informationen für einen reibungslosen Aufenthalt zu übermitteln (z. B. Anreiseinformationen, Hausinfos, Wetter, Pre-Check-in-Link). Die zeitliche Steuerung erfolgt dabei über das Feld „Versand x Tage vor“, bezogen auf das Anreisedatum.

Alternative Verwendung:
Der Typ Pre-Stay kann auch für eine Post-Arrival-Mail genutzt werden, bei der der Gast nach der Anreise kontaktiert wird (z. B. um einen Tag nach Anreise eine kurze Zufriedenheitsabfrage zu senden).
In diesem Fall wird das Feld „Versand x Tage nach“ verwendet, bezogen auf das Anreisedatum.

Post-Stay

Dieser Typ wird hauptsächlich verwendet, um den Gast nach der Abreise automatisch zu kontaktieren, z. B. um sich für den Aufenthalt zu bedanken, um Feedback zu bitten oder den Gast zur Abgabe einer Bewertung zu motivieren. Die zeitliche Steuerung erfolgt dabei über das Feld „Versand x Tage nach“, bezogen auf das Abreisedatum.

Alternative Verwendung:
Der Typ Post-Stay kann auch für eine Pre-Departure-Mail genutzt werden, bei der der Gast vor der Abreise kontaktiert wird (z. B. einen Tag vor Abreise mit Informationen zum Check-out, Late-Check-out oder Zusatzleistungen).
In diesem Fall wird das Feld „Versand x Tage vor“ verwendet, bezogen auf das Abreisedatum.

Geburtstag

Versendet automatische Geburtstagsgrüße an den Gast. In der Regel bleiben Versand x Tage vor / Versand x Tage nach leer, sodass der Versand exakt am Geburtstag erfolgt.

Bereich (bei aktivem Veranstaltungsmodul)

Ist das Modul „Veranstaltung“ aktiv, muss zusätzlich festgelegt werden, für welchen Bereich die Auto-Kommunikation gilt:

• nur Zimmerbuchungen

• nur Veranstaltungen

• Veranstaltungen mit Zimmerbuchungen

Verknüpfung mit HTML-Vorlagen

Jeder Auto-Kommunikation wird eine zuvor erstellte HTML-Vorlage zugewiesen. Diese Vorlage definiert Inhalt und Layout der E-Mail. Platzhalter werden beim Versand automatisch mit den Daten aus der Reservierung bzw. dem Gastprofil ersetzt.

Zeitsteuerung

• Versand x Tage vor / Versand x Tage nach
  Gibt an, wie viele Tage vor bzw. nach dem triggerrelevanten Datum (z. B. Anreise, Abreise, Option bis, Angebotsversand, Geburtstag) die E-Mail versendet wird. Ohne Eintrag erfolgt der Versand exakt am Trigger-Datum.

• Versanduhrzeit
  Uhrzeit, zu der die Auto-Kommunikation versendet werden soll.
  Wichtig: Der Auto-Kommunikationsdienst muss zu dieser Uhrzeit laufen, damit der Versand zuverlässig erfolgt. Es werden ausschließlich korrekt konfigurierte und aktive Auto-Kommunikationen berücksichtigt.

Filter

Über Filter kann exakt gesteuert werden, in welchen Fällen eine Auto-Kommunikation versendet oder nicht versendet wird.
Der Filter-Editor wird über den Bleistift oben rechts im Filterfeld geöffnet.

Beispiele

• Unterschiedliche Pre-Stay-Mails für Neu- und Stammgäste
  Filterfeld: Stammgast

  • neue Gäste: „gleich nein“

  • Stammgäste: „gleich ja“

• Automatische Bestätigung nur für Direktbuchungen
  Filterfeld: Buchungskanal
  Externe Buchungsplattformen werden ausgeschlossen, Bestätigungen werden nur für Buchungen über die eigene Homepage versendet.

Auto-Kommunikation in der Reservierung

In jeder Reservierung stehen unter dem Kommando „Korrespondenz“ im Reiter „Auto-Kommunikation“ detaillierte Informationen zum Status und Verlauf der automatischen E-Mail-Kommunikation zur Verfügung.

Angezeigte Informationen

Im oberen Bereich werden folgende Informationen angezeigt:

• Aktueller Kommunikationsstatus der Reservierung
  Zeigt den derzeit gültigen Status, der als Grundlage für weitere Auto-Kommunikationen dient.

• Letzte Änderung des Kommunikationsstatus
  Datum der letzten Statusänderung. Dieses Datum dient gleichzeitig als Triggerdatum für zeitlich gesteuerte Folgekommunikationen (z. B. Angebots-Reminder / Angebot in Wartestellung).

• Letzter Auto-Kommunikationstyp
  Gibt an, welcher Typ von Auto-Kommunikation zuletzt für diese Reservierung verwendet wurde.

• Letzte Auto-Kommunikation
  Datum und Uhrzeit der zuletzt versendeten automatischen E-Mail.

Versand gezielt steuern oder verhindern

Zusätzlich kann der automatische Versand pro Reservierung gezielt beeinflusst werden:

• In Angebotsphase abgelehnt
  Ist diese Option aktiviert, wird keine Auto-Kommunikation vom Typ „Angebot in Wartestellung (Reminder)“ mehr versendet.
  Dies ist z. B. sinnvoll, wenn der Gast bereits mitgeteilt hat, dass er das Angebot nicht annehmen möchte.

• Auto-Kommunikation deaktiviert
  Ist diese Option aktiviert, werden für diese Reservierung keinerlei Auto-Kommunikationen mehr versendet – inklusive Pre-Stay- und Post-Stay-Mails.

Versandhistorie

Im unteren Bereich des Reiters „Auto-Kommunikation“ sind alle Auto-Kommunikationen aufgelistet, die für diese Reservierung bereits versendet wurden.
So ist jederzeit nachvollziehbar, welche E-Mail, wann und mit welchem Typ automatisch versendet wurde.