ab Version 26.00

Mit diesen Einstellungen können Informationen zu Veranstaltungen flexibler auf Abrechnungskonten und für die Korrespondenz in ASA Webmail dargestellt werden. Insbesondere lassen sich Räume, Raumlisten und Veranstaltungskonsumationen gezielt strukturieren und gruppieren.

Raum-Platzhalter

Für Veranstaltungen stehen Raum-Platzhalter zur Verfügung. Diese definieren, wie Raumreservierungen mit allen dazugehörigen Daten in der Reservierungs-Info (oberer Teil) von Abrechnungskonten dargestellt werden. Außerdem wird die Reservierungs-Info immer laut diesen Platzhaltern gruppiert.

Konfiguration

Die Vorlagen befinden sich unter:

Systemkonfiguration → Betrieb → Info-Vorlagen → Reservierungen / Abrechnungskonten

Verfügbare Vorlagen

• Raum-Info 1

• Raum-Info 2

  • Wird automatisch verwendet, sobald eine definierte Anzahl an Raumreservierungen überschritten wird

• Vorlage für Gruppierung „Pro Tag mit Raumliste“

Raum-Info 1 (Standardausgabe)

Die standardmäßig ausgelieferte Vorlage lautet:

%g %H - %J  %d  %O %o

Diese erzeugt folgende Darstellung:

Datum (Tag/Monat) | Beginn – Ende | Raum (Bez.) | Anzahl Teilnehmer | Personen (Bez.)

Damit wird jede Raumreservierung einzeln ausgegeben.

Raum-Info 2 (kompakte Darstellung)

Diese Vorlage wird automatisch ab x Raumreservierungen verwendet, wobei die Anzahl x in der oben genannten Systemkonfiguration definiert werden kann.

Die standardmäßig ausgelieferte Vorlage lautet:

%A %c  %g

Die Ausgabe enthält:

Anzahl | Raumkategorie (Bez.) | Datum (Tag/Monat)

Funktionsweise

Raumreservierungen mit derselben Raumkategorie und demselben Datum werden zusammengefasst und als eine Zeile mit Gesamtanzahl ausgegeben.

Dadurch entsteht bei vielen Raumreservierungen eine kompaktere und übersichtlichere Darstellung.

Gruppierung von Veranstaltungskonsumationen

Für Konsumationen aus dem Bereich Veranstaltung kann festgelegt werden, wie diese gruppiert werden sollen. Die Gruppierung wirkt sich auf Konto, Kontoauszug und Angebot aus.

Verfügbare Gruppierungen:

• Pro Raumreservierung ohne Raumname

• Pro Raumreservierung mit Raumname

• Pro Tag

• Pro Tag mit Raumliste

Pro Raum ohne Raumname:
Pro Raum mit Raumname:
Pro Tag
Pro Tag mit Raumliste

Die Darstellung ist eine Kombination aus der Konfiguration der "Gruppierung Veranstaltung" sowie "Extras detailliert". Zum besseren Verständnis führen wir hier einige Beispiele an.

Gruppierung Veranstaltung: Pro Tag ohne Raumname | Extras detailliert: detailliert

Gruppierung über das Abrechnungskonto

Die gewünschte Gruppierung für Veranstaltungskonsumationen kann direkt im Abrechnungskonto hinterlegt werden. Damit ist eine kontobezogene Steuerung der Darstellung möglich, unabhängig von anderen Standardeinstellungen.

Vorlage für „Pro Tag mit Raumliste“

Für die Gruppierung „Pro Tag mit Raumliste“ steht eine eigene Vorlage zur Verfügung:

• Diese Vorlage wird bei der Auflistung der Räume verwendet

• Räume werden dabei aufsummiert und gesammelt dargestellt

Text für Veranstaltungs-Anzahlungen

Der Text für Anzahlungen im Zusammenhang mit Veranstaltungen ist nun frei konfigurierbar.
Dies ermöglicht eine angepasste und konsistente Formulierung auf Rechnungen und in der Kommunikation (ASA Webmail).