Angebotsbasierte Aufgaben

ab Version 26.01

Aufgaben können direkt an Angebote bzw. Raten gekoppelt werden. Dadurch werden angebotsabhängige Arbeitsabläufe automatisiert. Sobald eine Reservierung mit einem Angebot erstellt und die Leistungen aufgebucht werden, werden die zugehörigen Aufgaben automatisch erzeugt.

Angebotsbasierte Aufgaben 

Konfiguration

Für jedes Angebot können definiert werden:

• einzelne Aufgaben (aus Vorlagen)

• Aufgaben-Pakete

Zusätzlich wird festgelegt:

• Fälligkeit in Tagen

  • vor oder nach dem Bezugsdatum

• Bezugsdatum:

  • Anreise oder Abreise

Systemkonfiguration → Hotel → Stammdaten → Preislisten → Reiter „Angebote“

Erstellung von Aufgaben (zentrale Logik)

Aufgaben werden nicht direkt beim Anlegen der Reservierung sichtbar, sondern erst beim Aufbuchen der Leistungen.

Ablauf

1. Reservierung wird angelegt (mit Angebot)

2. Leistungen werden aufgebucht

3. Aufgaben werden automatisch erzeugt

4. Aufgaben erscheinen in der Reservierung

Dies gilt für:

• Angebots-Aufgaben

• globale Aufgaben

• Aufgaben aus Aufgaben-Paketen

• sowohl für „aufgebuchte“ als auch „provisorische“ Aufgaben

Aufbuchungsstatus von Aufgaben

Jede Aufgabe erhält einen Status:

• Provisorisch

• Aufgebucht

Provisorische Aufgaben

Aufgaben sind provisorisch, wenn die Reservierung nicht fix ist:

• Anfrage

• Option (abhängig von Systemeinstellung)

Eigenschaften:

• werden erst nach Aufbuchung der Leistungen sichtbar

• erscheinen nicht in:

  • Bericht „fällige Aufgaben“

  • Quick-Info

  • Aufgaben-WebApp

• gelten nicht als fällig

Automatische Löschung:
Provisorische Aufgaben werden gelöscht, wenn folgende Zeitpunkte jeweils mehr als 30 Tage zurückliegen:

• Abreisedatum

• Fälligkeitsdatum

• Erstellungsdatum

Aufgebuchte Aufgaben

Sobald die Reservierung fix ist:

• werden Aufgaben automatisch zu „aufgebucht“

• sind vollständig aktiv:

  • sichtbar in allen Bereichen

  • werden als fällig berücksichtigt

Zusammenspiel der Aufgabenquellen

Bei einer Reservierung können Aufgaben aus mehreren Quellen entstehen:

• globale Aufgaben (Preisliste)

• Angebots-Aufgaben

• Aufgaben aus Aufgaben-Paketen

Alle Aufgaben werden beim Aufbuchen der Leistungen kombiniert und erstellt.

Systemverhalten in Sonderfällen (Edge Cases)

Angebotswechsel

• keine automatische Anpassung von Leistungen oder Aufgaben

• Preise werden ebenfalls nicht automatisch aktualisiert

Erforderlich:

1. Leistungen löschen

2. Leistungen neu aufbuchen

Ergebnis:

• alte Aufgaben werden entfernt

• neue Aufgaben werden korrekt erstellt

Stornierung

Beim Setzen auf „Storniert“:

• alle Aufgaben werden automatisch gelöscht

Reaktivierung

Beim Wechsel von „Storniert“ → „Reserviert“:

• Aufgaben werden nicht automatisch neu erstellt

Lösung:

• Leistungen erneut aufbuchen

Anfrage / Option → Reservierung

• provisorische Aufgaben werden automatisch aufgebucht

• danach vollständig aktiv und sichtbar

Änderungen an Aufgaben-Vorlagen

• bestehende Aufgaben bleiben unverändert

• Änderungen wirken nur auf neue Aufgaben

Typische Fehlerquellen

Aufgaben stimmen nach Angebotswechsel nicht

→ Leistungen löschen und neu aufbuchen

Aufgaben werden nicht angezeigt

→ Reservierung ist nicht fix (Status prüfen)

Aufgaben werden nicht erstellt

→ prüfen:

• Angebot

• globale Aufgaben

• Vorlagen

Aufgaben verschwinden

→ provisorische Aufgaben wurden automatisch gelöscht

Praxisbeispiele

Wellness-Angebot

• Terminvereinbarung für Spa-Anwendung → 2 Tage vor Anreise

• Willkommenspaket auf Zimmer → Anreisetag

→ automatische Erstellung bei Leistungsaufbuchung

Kombination mit globalen Aufgaben

• globale Aufgaben + Angebots-Aufgaben
  → werden gemeinsam erstellt

Aufgaben-Paket

Event-Paket:

• Raum vorbereiten

• Technik prüfen

• Catering koordinieren

→ automatische Bündel-Erstellung