Aufgaben

Das Aufgaben-Tool dient zur Verwaltung, Zuweisung und Nachverfolgung von Tätigkeiten im Betrieb. Aufgaben können manuell erstellt oder automatisiert erzeugt werden (z. B. über Preislisten, Angebote oder Aufgaben-Pakete).

Voraussetzungen

Für die Arbeit mit Aufgaben ist eine korrekte Benutzer- und Mitarbeiterstruktur erforderlich.

• Benutzer anlegen unter:
  Einrichtung → System → Benutzer (nur für den Filter in den Quick-Infos nötig)

• Mitarbeiter anlegen unter:
  Allgemein → Stammdaten → Mitarbeiter

• Benutzer dem Mitarbeiter zuweisen

• Option „Aufgaben“ beim Mitarbeiter aktivieren

Nur so können Aufgaben korrekt zugewiesen und angezeigt werden.

Aufgabenübersicht

Die zentrale Übersicht befindet sich unter:
Allgemein → Bewegungen → Aufgaben

Hier können Aufgaben gesucht, gefiltert, bearbeitet und neu erstellt werden.

Aufgabe erstellen

Beim Anlegen einer Aufgabe werden Betreff und Inhalte definiert. Die Aufgaben-Nummer wird automatisch vergeben. Das Feld „Erledigt am“ wird automatisch gesetzt, sobald die Aufgabe als erledigt markiert wird.

Bereich „Allgemein“

Der Aufgaben-Status steuert den Bearbeitungsstand. Neue Aufgaben erhalten automatisch den Status „Offen“. Im Verlauf kann der Status manuell angepasst werden (z. B. „In Bearbeitung“). Beim Setzen des „Erledigt“-Flags wird der Status automatisch geändert und das Erledigungsdatum gesetzt.

Die verfügbaren Status werden unter Allgemein → Vorgaben Verwaltung → Aufgabenstatus verwaltet. Grundlage sind systemrelevante Status-Typen wie „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“ oder „Erledigt“.

Über die Tätigkeit kann eine Aufgabe kategorisiert werden (z. B. Reparatur, Gästewunsch). Die Pflege erfolgt unter
Allgemein → Vorgaben Verwaltung → Tätigkeiten.

Die Zuweisung erfolgt an einen Mitarbeiter und/oder eine Abteilung. Abteilungen werden unter Allgemein → Vorgaben Verwaltung → Abteilungen verwaltet. Weitere Mitarbeiter können „zur Kenntnis“ hinterlegt werden.

Priorität und Farbe dienen der visuellen Hervorhebung. Die Beschreibung enthält die Detailinformationen zur Aufgabe.

Der Aufbuchungsstatus wird automatisch gesetzt und ist insbesondere bei automatisch erzeugten Aufgaben relevant.

Bereich „Planung“

Das Fälligkeitsdatum definiert, bis wann die Aufgabe zu erledigen ist und steuert die Anzeige in Listen und Auswertungen. Optional kann ein Planaufwand hinterlegt werden. Beginn- und Endzeit sind rein informativ.

Über die Wiederholung können Serien definiert werden (z. B. täglich oder wöchentlich). Eine neue Aufgabe wird jeweils erst erzeugt, wenn die vorherige erledigt wurde oder deren Fälligkeit erreicht ist (je nach Einstellung).

Zusätzlich können Bilder oder Grafiken hinterlegt werden, z. B. zur Dokumentation von Schäden.

Verknüpfungen

Aufgaben können mit folgenden Objekten verknüpft werden:

• Reservierung

• Zimmerreservierung

• Raumreservierung (bei aktivem Meeting-Manager)

Bei Erstellung aus einer Reservierung werden die Verknüpfungen automatisch gesetzt. Bestehende Aufgaben werden in der Reservierung angezeigt.

Bei der Neuerstellung einer Aufgabe, kann diese auch aus einer Vorlage erstellt werden.

Automatische Aufgaben

Automatische Aufgaben basieren immer auf Aufgaben-Vorlagen.

Pfad:
Allgemein → Vorgaben Verwaltung → Aufgaben-Vorlagen

Darauf aufbauend stehen folgende Mechanismen zur Verfügung:

• Globale Aufgaben (Preisliste)
  → gelten für alle Angebote einer Preisliste

• Angebotsbasierte Aufgaben -> siehe eigene Doku
  → gelten nur für ein bestimmtes Angebot

• Aufgaben-Pakete
  → bündeln mehrere Aufgaben

Diese Aufgaben werden nicht direkt beim Anlegen der Reservierung erstellt.

👉 Die Erstellung erfolgt immer erst beim Aufbuchen der Leistungen.

Globale Aufgaben in Preislisten

In Preislisten können globale Aufgaben definiert werden.

Diese werden automatisch erstellt:

• bei allen Angeboten der Preisliste

• sofern beim Angebot die Option „Globale Aufgaben berücksichtigen“ aktiviert ist

Systemkonfiguration → Hotel → Stammdaten → Preislisten → Globale Aufgaben

Angebotsbasierte Aufgaben 

Konfiguration

Für jedes Angebot können definiert werden:

• einzelne Aufgaben (aus Vorlagen)

• Aufgaben-Pakete

Zusätzlich wird festgelegt:

• Fälligkeit in Tagen

  • vor oder nach dem Bezugsdatum

• Bezugsdatum:

  • Anreise oder Abreise

Systemkonfiguration → Hotel → Stammdaten → Preislisten → Reiter „Angebote“

Weiterführende Informationen zu den angebotsbasierten Aufgaben sowie zur Aufbuchungslogik, welche auch für die globalen Aufgaben gilt, stellen wir in einer eigenen Doku zur Verfügung: Angebotsbasierte Aufgaben

Aufgaben-Pakete

Aufgaben-Pakete sind vordefinierte Bündel mehrerer Aufgaben, die häufig gemeinsam benötigt werden.

Vorteile:

• Erstellung mehrerer Aufgaben mit einem Klick

• Standardisierung von Abläufen

• Reduktion manueller Fehler

Ein Aufgaben-Paket kann:

• manuell verwendet werden

• oder direkt einem Angebot zugewiesen werden

Systemkonfiguration → Hotel → Vorgaben → Aufgaben-Pakete

Quick-Infos

Die Quick-Infos im Zimmerplan zeigen alle relevanten Aufgaben für den eigenen Mitarbeiter bzw. die eigene Abteilung.

Standardmäßig werden angezeigt:

• heute fällige Aufgaben

• überfällige Aufgaben

Über Filter kann der Zeitraum angepasst werden. Ein Doppelklick öffnet die Detailansicht der Aufgabe.

Auswertung

Bericht:
S10-230 Fällige Aufgaben

Der Bericht zeigt alle fälligen Aufgaben und kann gefiltert, gedruckt oder als PDF exportiert werden.

Web-Client

Über den Aufgaben-Manager können Aufgaben auch mobil bearbeitet werden (Smartphone/Tablet). Dies ist insbesondere für Mitarbeiter ohne festen PC-Arbeitsplatz relevant. Informationen zur Einrichtung und Umgang mit dem Web-Client gibt es in der Doku: Einrichtung Aufgaben-Tool