Arbeitsweise Reisegruppe (ab Version 26.01)

Im Folgenden wird der Versand und die Nutzung des Pre Check-ins für Reisegruppen beschrieben. 

Mit dem Reisegruppen Pre Check-in können Gäste ihre Daten bereits vor der Ankunft eigenständig erfassen. Dadurch wird der Check-in vor Ort deutlich beschleunigt.

Damit der Pre Check-in für eine Reisegruppe aktiviert wird, muss in der Reservierung bei der Reisebegleitung die Option „Reisegruppe“ ausgewählt werden. Der Link ist derselbe wie beim normalen Pre Check-in und reagiert automatisch auf die gewählte Reisebegleitung.

Für den Gast bzw. Reiseleiter öffnet sich ein entsprechender Dialog.

Die Daten des Reiseleiters können wie gewohnt im Pre Check-in Formular eingetragen werden.

Nach Klick auf „Weiter“ gelangt man zur Eingabe der Gruppendaten.

Die Daten der Reisegruppe können auf zwei Arten erfasst werden:

• Manuelle Eingabe direkt in die Tabelle
• Import per Copy & Paste aus einer Excel-Datei

In diesem Beispiel wurden bewusst ein paar Fehler bei der Excel Datei eingetragen damit demonstriert werden kann, wie der Eingabe-Assistent funktioniert.

Beim Einfügen der Tabelle wird automatisch ein Assistent geöffnet, der Felder erkennt, die nicht eindeutig zugeordnet werden konnten.

Diese fehlerhaften Felder können anschließend manuell richtiggestellt werden.

Beispiel:

Nach Abschluss des Assistenten erhält man nochmals eine Übersicht der gesamten Tabelle zur Kontrolle.

Nach Bestätigung der Gruppendaten gelangt man zur Zimmerzuweisung.

Hier stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Automatische Zuweisung der Gäste
• Manuelle Zuweisung per Drag & Drop

Dabei wird jederzeit angezeigt:

• welche Gäste bereits zugewiesen sind
• welche Gäste noch fehlen

Beispiel:

Sobald alle Gäste wie gewünscht zugewiesen sind kann fortgefahren werden:

Man erhält nochmal eine Zusammenfassung der gesamten Reservierung und kann Anmerkungen und ein KFZ Kennzeichen hinterlegen.

Mit Klick auf „Absenden“ wird der Pre-Check-in abgeschlossen.

Fertig! Die Daten der Reisegruppe wurden erfolgreich übermittelt.

Für die Reservierung wird ein Zu Kontrollieren Eintrag erstellt...

...und die Zimmergäste sind automatisch hinterlegt: