Arbeitsweise Reisegruppe (ab Version 26.01)

Im Folgenden wird der Versand und die Nutzung des Pre Check-ins für Reisegruppen beschrieben. 

Mit dem Reisegruppen Pre Check-in können Gäste ihre Daten bereits vor der Ankunft eigenständig erfassen. Dadurch wird der Check-in vor Ort deutlich beschleunigt.

Damit der Pre Check-in für eine Reisegruppe aktiviert wird, muss in der Reservierung bei der Reisebegleitung die Option „Reisegruppe“ ausgewählt werden. Der Link ist derselbe wie beim normalen Pre Check-in und reagiert automatisch auf die gewählte Reisebegleitung.

Für den Gast bzw. Reiseleiter öffnet sich ein entsprechender Dialog.

Die Daten des Reiseleiters können wie gewohnt im Pre Check-in Formular eingetragen werden.

Nach Klick auf „Weiter“ gelangt man zur Eingabe der Gruppendaten.

Die Daten der Reisegruppe können auf zwei Arten erfasst werden:

• Manuelle Eingabe direkt in die Tabelle
• Import per Copy & Paste aus einer Excel-Datei

In diesem Beispiel wurden bewusst ein paar Fehler bei der Excel Datei eingetragen damit demonstriert werden kann, wie der Eingabe-Assistent funktioniert.

Beim Einfügen der Tabelle wird automatisch ein Assistent geöffnet, der Felder erkennt, die nicht eindeutig zugeordnet werden konnten.

Diese fehlerhaften Felder können anschließend manuell richtiggestellt werden.

Nach Abschluss des Assistenten erhält man nochmals eine Übersicht der gesamten Tabelle zur Kontrolle.

Nach Bestätigung der Gruppendaten gelangt man zur Zimmerzuweisung.

Hier stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Automatische Zuweisung der Gäste
• Manuelle Zuweisung per Drag & Drop

Dabei wird jederzeit angezeigt:

• welche Gäste bereits zugewiesen sind
• welche Gäste noch fehlen

Sobald alle Gäste wie gewünscht zugewiesen sind kann fortgefahren werden:

Man erhält nochmal eine Zusammenfassung der gesamten Reservierung und kann Anmerkungen und ein KFZ Kennzeichen hinterlegen.

Mit Klick auf „Absenden“ wird der Pre-Check-in abgeschlossen.

Fertig! Die Daten der Reisegruppe wurden erfolgreich übermittelt.

Für die Reservierung wird ein Zu Kontrollieren Eintrag erstellt...

...und die Zimmergäste sind automatisch hinterlegt: