Lost & Found

Ab Version 26.01

Mit dem Feature Lost & Found können Fundsachen zentral erfasst, verwaltet und nachverfolgt werden.

Allgemeines

Unter Hotel → Bewegungen → Lost & Found steht eine neue Übersicht zur Verfügung.
Hier können Fundsachen angelegt und bearbeitet werden.

Beim Anlegen eines neuen Eintrags:

• wird automatisch eine fortlaufende Nummer vergeben
• der Status standardmäßig auf „offen“ gesetzt

Folgende Status stehen zur Verfügung:

• Offen
• Kontaktiert
• Versand organisiert
• Versendet
• Erledigt

Fundtypen

Fundsachen können über Fundtypen kategorisiert werden (z. B. Kleidung, Wertgegenstände, Spielsachen).

Pfad: Hotel → Vorgaben → Fundtypen

Je Fundtyp kann definiert werden:

• Bezeichnung
• Aufbewahrungsfrist (inkl. Zeiteinheit, z. B. Tage, Monate, Jahre)

Die Aufbewahrungsfrist wird beim Anlegen eines Lost-&-Found-Eintrags automatisch vorgeschlagen.

Erfassung von Fundsachen

Für jeden Lost-&-Found-Eintrag können folgende Informationen hinterlegt werden:

Allgemeine Angaben

• Bezeichnung des Gegenstands (z. B. Handy-Ladegerät)
• Eigenschaften / Details (z. B. iPhone)
• Fundtyp (z.B. Elektrogeräte)
• Fundort (z. B. Zimmer 501)
• Aufbewahrungsort (z. B. Fundgrube)
• Mitarbeiter (z. B. Anna - Housekeeping)

Zeitangaben

• Gefunden am / Gefunden um
• Aufbewahrungsfrist (automatisch vorbelegt, aber anpassbar)

Versand

• Kennzeichnung, ob die Versandkosten vom:
  • Hotel oder
  • Gast übernommen werden

Referenzen

• Verknüpfung mit:
  • Reservierung
  • Zimmerreservierung

Beim Löschen einer Reservierung werden diese Referenzen automatisch entfernt.

Medien

• Bild des Fundgegenstands kann direkt hinterlegt werden

Integration in andere Bereiche

• Lost-&-Found-Einträge sind in:
  • Reservierungen
  • Zimmerreservierungen
    als eigene Sammlung verfügbar

• In den Quick-Infos wird die Anzahl offener bzw. zu bearbeitender Fundsachen über ein Icon im Aufgaben-Reiter angezeigt

Korrespondenz (ASA Webmail)

Für die Kommunikation mit Gästen können spezielle HTML-Templates erstellt werden:

• Bereich: Lost & Found
• Enthält MergeTags für alle relevanten Lost-&-Found-Daten (z. B. Gegenstand, Funddatum, Versanddetails)

Damit können automatisierte oder standardisierte Nachrichten erstellt werden, etwa zur:

• Information des Gasts
• Versandabwicklung
• Bestätigung der Rücksendung