ASA Webmail | Dokument Templates & PDF-Erstellung

Hintergrund und Zweck

Bisher konnten Kunden beim E-Mail-Versand nur auf Landingpages verlinken oder klassische HTML-Inhalte versenden. In der Praxis wünschen sich viele Kunden jedoch, Angebote, Reservierungsbestätigungen, Stornos oder sonstige Verträge stattdessen als PDF-Anhang mitzusenden. Gründe dafür sind unter anderem:

• Link-Blocker auf Firmen-PCs, die das Öffnen von Landingpages verhindern

• PDFs lassen sich einfacher ausdrucken und unterschreiben (z. B. bei Verträgen)

Die neue Funktion „Dokument Templates & PDF-Erstellung" schließt diese Lücke: Sie ermöglicht die Erstellung eigener Dokument-Vorlagen, die als PDF-Anhang statt als Link versendet werden.

Neuer Template-Typ „Dokument Template"

Beim Anlegen eines neuen HTML-Templates steht nun unter „Template verwenden als" die zusätzliche Option „Dokument Template" zur Verfügung, neben den bestehenden Typen E-Mail Template, Landingpage Template und Popup Template.

Wichtiger Hinweis: Bestehende Landingpage-Templates können nicht einfach dupliziert und auf den Typ „Dokument Template" umgestellt werden. Der Grund: Die verfügbaren Bausteine/Tools unterscheiden sich je nach Typ – z. B. steht bei einem Dokument-Template naturgemäß kein Video-Baustein zur Verfügung, da es sich um ein druckbares PDF-Dokument handelt. Bisherige Landingpages, die als PDF versendet werden sollen, müssen daher als neues Template neu aufgebaut werden.

Titel des PDF-Anhangs

Der Dateiname/Titel des PDF-Anhangs entspricht automatisch dem Betreff des Dokument-Templates. Trägt das Template z. B. den Betreff „Beherbergungsvertrag", wird der Anhang beim Versand entsprechend als „Beherbergungsvertrag.pdf" angezeigt. Der Betreff sollte daher aussagekräftig gewählt werden, da er direkt als Dateiname beim Empfänger sichtbar ist.

Dokument-Vorlage fix bei einem E-Mail-Template hinterlegen

Soll ein bestimmtes Dokument automatisch bei jedem Versand eines E-Mail-Templates mitgeschickt werden, kann es im Reiter „Dokument-Templates" des jeweiligen E-Mail-Templates hinterlegt werden. Das Dokument wird dann bei jedem Versand automatisch als Anhang mitausgewählt.

Auswahl der Dokumente beim E-Mail-Versand

Beim eigentlichen Versand an den Gast stehen im Anhänge-Bereich alle verfügbaren Dokument-Vorlagen zur Auswahl – unabhängig davon, ob sie zur aktuell gewählten E-Mail-Vorlage gehören oder aus einer anderen Vorlagen-Gruppe stammen. Sie können hier manuell ein- oder ausgeblendet werden.

Ist bei einem Template bereits ein Dokument fix hinterlegt, wird dies zur besseren Übersicht mit einem eigenen Icon gekennzeichnet – einem „Kouvert mit Büroklammer" – und der PDF-Anhang ist bereits vorausgewählt.

Bearbeiten und Entfernen des Anhangs

Ein automatisch hinzugefügter oder manuell ausgewählter Dokument-Anhang lässt sich flexibel handhaben:

• Entfernen: über das „x" neben dem Dokument

• Individuell bearbeiten: über das Stift-Symbol öffnet sich ein Vollbild-Dialog mit den Rohdaten des Templates. Änderungen gelten dabei nur für diesen einen, individuellen Versand – die ursprüngliche Vorlage bleibt unverändert.

Im Bearbeitungsdialog stehen die gewohnten Bausteine zur Verfügung, z. B.:

• Spalten, Blöcke, Trennelemente

• Text, Überschrift, Seitenumbruch

• Bilder, Angebots-Info, SPA-Info

• Tabelle, Layout-Raster

• Unterschrift, Sonstiges

Die Bearbeitung kann anschließend gespeichert oder rechts oben über „Herunterladen" als PDF exportiert werden – etwa zum Ausdrucken.

Interne Verwendung: Kommando „HTML-Dokument erstellen"

(ab Version 26.07)

Die bisher beschriebenen Beispiele beziehen sich auf den Aufruf von Dokument-Templates über das Kommando „ASA Webmail" – also im Kontext eines E-Mail-Versands an den Gast. Bei diesem Aufrufweg ist im E-Mail-Editor immer automatisch die E-Mail-Adresse des Gastes als Empfänger hinterlegt.

Wichtiger Sicherheitshinweis: Werden Dokument-Templates zweckentfremdet für interne Zwecke genutzt (z. B. ein Veranstaltungsüberblick oder sonstige interne Berichte), besteht bei diesem Aufrufweg das Risiko, dass versehentlich auf „Senden" geklickt wird und der Gast dadurch interne, nicht für ihn bestimmte Informationen per E-Mail erhält.

Für rein interne Zwecke steht daher ein zweiter, sicherer Weg zur Verfügung: In der Reservierung findet sich unter den Kommandos der Eintrag „HTML-Dokument erstellen".

Der entscheidende Unterschied: Über diesen Weg stehen zwar ebenfalls alle Dokument-Templates zur Auswahl, ein E-Mail-Versand ist hier jedoch nicht möglich – es kann ausschließlich das PDF heruntergeladen werden. Ein versehentlicher Versand an den Gast ist damit ausgeschlossen.

Dieser Weg eignet sich damit besonders gut für interne Berichte: Durch die verfügbaren Layout-Werkzeuge (insbesondere Tabelle und Layout-Raster) lassen sich Dokument-Templates auch für eigene interne Auswertungen nutzen, die direkt als PDF heruntergeladen und ausgedruckt werden – unabhängig vom eigentlichen E-Mail-Versand an den Gast. Ein praktisches Beispiel ist ein individuelles Function Sheet für Veranstaltungen.

Empfehlung:

• Dokumente, die für den Gast bestimmt sind → weiterhin über „ASA Webmail" versenden

• Interne Auswertungen, Berichte oder sonstige nicht für den Gast bestimmte Ausdrucke → über „HTML-Dokument erstellen" aufrufen

Kontingent je Webmail-Paket