Zimmerplan | Quick-Infos

Überblick

Die Quick-Infos bieten einen schnellen Überblick über die wichtigsten Informationen im Zimmerplan und Veranstaltungsplan. Sie ermöglichen den direkten Zugriff auf relevante Reservierungs- und Veranstaltungsdaten, ohne die jeweilige Reservierung oder Veranstaltung öffnen zu müssen. Dadurch werden Arbeitsabläufe an der Rezeption sowie im Veranstaltungsmanagement deutlich beschleunigt.

Die Inhalte der Quick-Infos werden automatisch anhand des ausgewählten Datums sowie der aktiven Filter aktualisiert.

Quick-Infos im Zimmerplan

Die Quick-Infos im Zimmerplan unterstützen Sie bei der täglichen Arbeit an der Rezeption. Über die Seitenleiste erhalten Sie jederzeit einen Überblick.

Die Quick-Infos sind in folgender Reihenfolge angeordnet:

1. Kommunikation
2. Zu kontrollieren
3. Extern
4. Aufgaben
5. Anreisen
6. Anwesende
7. Abreisen

Kommunikation

Über die Quick-Info „Kommunikation“ ist der Kommunikationsmanager direkt aus dem Zimmerplan erreichbar. Ein Klick auf die Kachel öffnet die mobile Ansicht des Kommunikationsmanagers auf der rechten Seite des Zimmerplans. Dadurch können Nachrichten und Kommunikationsvorgänge bearbeitet werden, ohne den Zimmerplan verlassen zu müssen.

Zu kontrollieren

Die Quick-Info „Zu kontrollieren“ zeigt Reservierungen und abgelaufene Optionsreservierungen an, bei denen noch Prüfungen erforderlich sind. Die angezeigte Anzahl ermöglicht einen schnellen Überblick über noch zu bearbeitende Vorgänge.

Extern

Die Quick-Info „Extern“ zeigt externe Vorgänge wie externe Reservierungen und Adressen (Newsletter An-/Abmeldungen) an.

Aufgaben

Im Aufgabenbereich werden alle für den Benutzer relevanten Aufgaben angezeigt.

Berücksichtigt werden:

• eigene Aufgaben,
• nicht zugewiesene Aufgaben der eigenen Abteilung sowie
• allgemeine Aufgaben.

Der Aufgabenindikator berücksichtigt ausschließlich Aufgaben, die am aktuellen Tag fällig oder bereits überfällig sind. Nach dem Erledigen oder Ändern einer Aufgabe wird die Anzeige automatisch aktualisiert, sodass jederzeit der aktuelle Bearbeitungsstand ersichtlich ist.
Zusätzlich ist in den Aufgaben-Quick-Infos auch die Funktion Lost & Found integriert. 

Zur schnelleren Bearbeitung stehen verschiedene Filter zur Verfügung. Aufgaben können nach Mitarbeiter, Abteilung oder Fälligkeitsdatum eingeschränkt werden.

Ein Label zeigt die Zimmerkategorie und Zimmernummer der jeweiligen Aufgabe an.

Anreisen

Im Bereich Anreisen werden alle geplanten Anreisen des ausgewählten Tages angezeigt. Über die Suchfunktion können Sie gezielt nach Gästen, Firmen, Zimmernummern oder Zimmerkategorie suchen.

Bereits eingecheckte Zimmerreservierungen werden innerhalb der Quick-Info separat dargestellt und lassen sich dadurch auf einen Blick von noch ausstehenden Anreisen unterscheiden. Zusätzlich wird unterhalb der Personenanzahl angezeigt, ob der Pre Check-in einer Reservierung bereits abgeschlossen wurde.

Über das Kontextmenü (Rechtsklick) kann eine Zimmerreservierung direkt aus der Quick-Info eingecheckt werden, ohne die Reservierung öffnen zu müssen.

Anwesende

Der Bereich Abreisen zeigt alle für den ausgewählten Tag geplanten Abreisen an. Über die entsprechenden Filter lässt sich die Anzeige auf Reservierungen mit ausstehenden Anmeldungen oder einzuholenden Einwilligungserklärungen einschränken.

Ist für einen Gast während des Aufenthalts ein Geburtstag oder Hochzeitstag hinterlegt, wird dies direkt bei der Zimmerreservierung angezeigt. (Auch in den Bereichen Anreisen und Abreisen integriert)

Abreisen

Im Bereich Abreisen werden alle geplanten Abreisen des ausgewählten Tages dargestellt. Bereits abgereiste Zimmerreservierungen werden separat angezeigt.
Über den Filter „Noch abzurechnen“ lassen sich Zimmerreservierungen anzeigen, bei denen nach der Abreise noch offene Abrechnungen vorhanden sind.
Über das Kontextmenü (Rechtsklick) kann eine Zimmerreservierung direkt aus der Quick-Info ausgecheckt werden. Zusätzlich lassen sich die zugehörigen Konten der Reservierung direkt öffnen.

Quick-Infos im Veranstaltungsplan

Im Veranstaltungsplan stehen mit der Version 26.04 eigene Quick-Infos zur Verfügung, die einen schnellen Überblick über die wichtigsten Vorgänge im Veranstaltungsgeschäft ermöglichen. Die Quick-Infos zeigen relevante Raumreservierungen und Aufgaben direkt im Veranstaltungsplan an, ohne dass die einzelnen Reservierungen geöffnet werden müssen.

Die Quick-Infos im Veranstaltungsplan sind in folgende Bereiche unterteilt:

Zu kontrollieren

Die Quick-Info „Zu kontrollieren“ ist bereits aus dem Zimmerplan bekannt. Im Veranstaltungsplan werden hier ausschließlich Reservierungen vom Typ „Veranstaltung“ angezeigt, bei denen noch eine Kontrolle erforderlich ist.

Aufgaben

Die Quick-Info „Aufgaben“ entspricht der bereits aus dem Zimmerplan bekannten Aufgabenübersicht. Angezeigt werden relevante offene Aufgaben, einschließlich der vorhandenen Filter- und Bearbeitungsmöglichkeiten.

Beginnende

Die Quick-Info „Beginnende“ zeigt alle Raumreservierungen an, die am ausgewählten Tag noch nicht begonnen haben. Neben den Veranstaltungsinformationen wird auch die geplante Startzeit angezeigt, wodurch bevorstehende Veranstaltungen schnell erkannt und vorbereitet werden können.

Laufende

Die Quick-Info „Laufende“ zeigt alle Raumreservierungen an, die aktuell stattfinden. Dadurch erhalten Mitarbeitende jederzeit einen Überblick über die derzeit laufenden Veranstaltungen.

Endende

Die Quick-Info „Endende“ zeigt alle Raumreservierungen an, deren Ende für den ausgewählten Tag geplant ist. Raumreservierungen, deren geplante Endzeit bereits überschritten wurde, werden besonders hervorgehoben, damit mögliche Verzögerungen oder offene Vorgänge schnell erkannt werden können.