Stufenweise filtern mit dem "Ausgewählt" -Flag

In fast jeder Tabelle in ASA HOTEL gibt es die Spalte „Ausgewählt” (ein Flag). Normale Spaltenfilter werden immer mit UND verknüpft: Setzt man nacheinander mehrere Filter, sieht man nur Einträge, die alle Bedingungen gleichzeitig erfüllen. Für eine ODER-Verknüpfung über verschiedene Spalten hinweg gibt es zwei Wege:

• Direkt im Filter-Dialog: Oben im Filter lässt sich die Verknüpfung von Und auf Oder umstellen. Für eine einfache ODER-Verknüpfung mehrerer Bedingungen ist das meist der schnellste Weg.
• Über das Kennzeichen „Ausgewählt”: die bessere Wahl, wenn sich die Logik nicht in einem einzigen Filter ausdrücken lässt – etwa, wenn Sie eine Menge schrittweise aufbauen oder gezielt Ausnahmen wieder herausnehmen wollen (siehe zweites Beispiel).

Prinzip: Man filtert eine Teilmenge, markiert sie mit „Alle auswählen”, hebt den Filter wieder auf und wiederholt das für die nächste Bedingung. Das Kennzeichen bleibt beim Umstellen des Filters erhalten und sammelt sich so auf. Zum Schluss filtert man auf alle markierten Einträge.

⚠️ Wichtig: Das Kennzeichen „Ausgewählt” ist nicht benutzerspezifisch – alle Benutzer sehen dieselbe Markierung. Arbeiten mehrere Personen gleichzeitig in dieser Tabelle, überschreiben sie sich die Auswahl gegenseitig, und „Auswahl zurücksetzen” löscht auch deren Markierung. Die Schritte sollten daher zügig in einem Durchgang ausgeführt werden und möglichst dann, wenn niemand sonst mit dem Kennzeichen in derselben Tabelle arbeitet.

Erstes Beispiel: zwei Bedingungen mit ODER (A oder B)

Ziel: Alle Adressen anzeigen, die entweder aus München (Spalte „Ort”) oder aus den Niederlanden (Spalte „Land” = NL) stammen..

1. Auswahl zurücksetzen – Rechtsklick auf den Spaltenkopf „Ausgewählt” → Auswahl zurücksetzen… und die Abfrage starten. So startet man ohne alte Markierungen.

   

2. Erste Bedingung filtern – Filtern der Spalte „Ort” auf München (Rechtsklick auf den Ort).

   

3. Markieren – Rechtsklick auf „Ausgewählt” → Alle auswählen… und die Abfrage starten. Alle aktuell angezeigten (= gefilterten) Einträge erhalten das Kennzeichen.

   

4. Filter aufheben – Entfernen des Filters „Ort” wieder

   

5. Zweite Bedingung filtern – Filtern der Spalte „Land” auf NL (Rechtsklick aufs Land). 
6. Markieren – Rechtsklick auf „Ausgewählt” → Alle auswählen… und die Abfrage starten (wie in Schritt 3).

7. Filter aufheben.

   

8. Auf die Markierung filtern – Filtern der Spalte „Ausgewählt” mit der Option Wert beinhalten auf den gesetzten Wert.

Ergebnis: Die Tabelle zeigt jetzt alle Einträge aus München oder aus den Niederlanden.

Mehr als zwei Bedingungen? Einfach die Schritte 5–7 für jede weitere Bedingung wiederholen, bevor man in Schritt 8 auf die Markierung filtert.

Warum funktioniert das?

Das Kennzeichen „Ausgewählt” ist ein gespeicherter Wert pro Eintrag. Er bleibt erhalten, auch wenn man den Filter wechselt. Jeder Durchgang mit „Alle auswählen” setzt das Kennzeichen zusätzlich. Ein Eintrag, der beide Bedingungen erfüllt, bleibt dabei einfach markiert (keine Dubletten). Am Ende steht so eine ODER-Liste.

Zweites Beispiel: eine Menge mit Ausnahme (A, aber nicht B)

Richtig stark ist die "Ausgewählt"-Filterung, wenn man eine Menge bildet und davon Ausnahmen abziehen will – etwas, das ein einzelner Filter oft nicht kann.

Ziel: Alle Gäste sperren (Spalte „Status” von „Kontrolliert” auf „Gesperrt”), deren letzter Aufenthalt mehr als 10 Jahre zurückliegt (Letzter Aufenthalt kleiner 01.10.2016) – mit Ausnahme jener, die bereits eine zukünftige Reservierung haben.

Warum nicht alles in einem Filter? „Hat eine zukünftige Reservierung” lässt sich filtern (Reservierungen/Anreise größer als heute). Die Verneinung davon – „hat keine zukünftige Reservierung” – jedoch nicht zuverlässig, weil ein Gast mehrere Reservierungen haben kann. Genau diese Ausnahme erledigt man über „Alle ausschließen”.

1. Auswahl zurücksetzen – Rechtsklick auf „Ausgewählt” → Auswahl zurücksetzen… und die Abfrage starten.

2. Bedingung A filtern – Tabelle anpassen und Spalte „Letzter Aufenthalt” einfügen und mit der Bedingung kleiner auf (-10 Jahr) z.B. 01.10.2016 filtern (Rechtsklick auf Feld → Filter → Nach Wert), mit OK anwenden.

   

3. Markieren – Rechtsklick auf „Ausgewählt” → Alle auswählen… und die Abfrage starten. Jetzt ist die gesamte Zielmenge markiert.
4. Filter aufheben.

5. Ausnahme B filtern – Standard-Filter öffnen, „Reservierungen/Anreise” mit der Bedingung größer auf das heutige Datum setzen (= Gäste mit mindestens einer zukünftigen Reservierung), mit OK anwenden.

   

   

6. Ausnahme abziehen – Rechtsklick auf „Ausgewählt” → Alle ausschließen… und die Abfrage starten. Damit verlieren genau die Gäste mit zukünftiger Reservierung ihr Kennzeichen wieder.
7. Filter aufheben.
8. Auf die Markierung filtern – Spalte „Ausgewählt” mit Wert beinhalten auf den gesetzten Wert filtern. Angezeigt werden jetzt alle Gäste aus A ohne die Ausnahmen B.
9. Sperren – Rechtsklick auf den Spaltenkopf (ggf. Tabelle anpassen und Spalte einfügen) „Status” → Spalte füllen… und als Wert Gesperrt setzen. Der Status wird für alle aktuell angezeigten Einträge gesetzt.

Ergebnis: Gesperrt werden alle Gäste mit letztem Aufenthalt vor dem 01.10.2016 – außer jenen mit einer zukünftigen Reservierung.

💡 Merksatz: „Alle auswählen” baut eine Menge auf (erstes Beispiel, ODER). „Alle ausschließen” zieht eine Teilmenge wieder ab (dieses Beispiel, Ausnahme). Beides lässt sich beliebig kombinieren.

⚠️ Vor dem Sperren: „Spalte füllen” überschreibt den Status aller aktuell angezeigten Einträge auf einmal. Daher vorher die Anzahl der angezeigten Einträge (Summe (Strg+U)) prüfen und die Liste bei Bedarf vorab ausgeben oder exportieren.

Hinweis: Gäste ohne jeden Aufenthalt werden von der Bedingung „Letzter Aufenthalt kleiner …” nicht erfasst. Sollen auch solche Karteien berücksichtigt werden, ist dafür eine eigene Bedingung nötig.

Die vier Auswahl-Befehle im Überblick

Alle vier erreicht man per Rechtsklick auf den Spaltenkopf „Ausgewählt”. Jeder Befehl öffnet eine kurze Abfrage, die man startet, und wirkt dann auf das Kennzeichen „Ausgewählt” – nicht auf den Filter selbst.

• Auswahl zurücksetzen – Hebt die gesamte Markierung auf (ganze Tabelle, unabhängig vom aktuellen Filter) und bringt einen auf einen sauberen Stand. Ideal als Startpunkt (Schritt 1) und zum Aufräumen am Ende. 
• Auswahl invertieren – Dreht das Kennzeichen bei den aktuell angezeigten (gefilterten) Einträgen um: Markierte werden unmarkiert, unmarkierte werden markiert. Praktisch für „alle außer …”: erst die Ausnahmen markieren, dann invertieren.
• Alle auswählen – Setzt das Kennzeichen bei allen aktuell angezeigten (gefilterten) Einträgen. Das ist der Baustein für die ODER-Verknüpfung oben.
• Alle ausschließen – Entfernt das Kennzeichen bei allen aktuell angezeigten (gefilterten) Einträgen (Gegenstück zu „Alle auswählen”). Nützlich, um aus einer Auswahl eine gefilterte Teilmenge wieder gezielt herauszunehmen.

Zum Schluss aufräumen

Setzen Sie die Markierung am Ende über Rechtsklick auf „Ausgewählt” → Auswahl zurücksetzen wieder zurück. Das verhindert nicht nur verfälschte spätere Filter, sondern räumt auch für Kollegen auf – da die Markierung geteilt ist, würden stehengebliebene Kennzeichen sonst auch bei ihnen auftauchen.