Highlights | Version 26.08

Kontingentverwaltung 2.0

Die Kontingentverwaltung wurde von Grund auf neu entwickelt. 
Der wichtigste Unterschied: Ein Kontingent ist keine Reservierung mit besonderer Art oder besonderem Status mehr, sondern ein eigenständiges Objekt mit Kategorien, Anzahl und tagesgenauer Verfügbarkeit. Angelegt wird es deshalb nicht mehr als Reservierung, sondern direkt im Zimmerplan, im Kategorieplan oder in der Tabelle "Kontingente".

Das bringt mehrere Verbesserungen:

• Reservierungen, die aus einem Kontingent gebucht werden, behalten den Bezug dazu. Werden sie storniert, gehen die Zimmer zurück ins Kontingent, und beim Verschieben innerhalb des Kontingent-Zeitraums werden die Verfügbarkeiten neu berechnet.
• Pro Tag ist ersichtlich, was gebucht und was noch verfügbar ist, auch im Kategorieplan.
• Pro Kontingentkategorie können ein Angebot und ein vereinbarter Tagespreis hinterlegt werden.
• Pro Kontingent kann über die Einstellung “Blockierend” festgelegt werden, ob es die Verfügbarkeit mindert.

Die bisherige Kontingentverwaltung bleibt voraussichtlich bis Version 27.00 parallel aktiv. Danach werden bestehende Kontingente automatisch migriert, und die Reservierungsart sowie der Reservierungsstatus "Kontingent" entfallen. Wer früher umsteigen möchte, kann die Migration mit dem Kommando "Kontingente migrieren" in der Tabelle "Reservierungen" selbst auslösen.

→ Alle Details im Artikel "Kontingentverwaltung 2.0"

Bestimmte Zimmer zuletzt vergeben

Bei Zimmern gibt es ein neues Flag "Nachrangig belegen". Damit wird festgelegt, dass bestimmte Zimmer bei der Zimmerzuweisung erst zuletzt vergeben werden. Welche Zimmer das sind, entscheidet jeder Betrieb selbst (z.B. Zimmer, die kleiner sind, als jene in derselben Kategorie). Die so markierten Zimmer werden in der Liste der freien Zimmer und der zuweisbaren Zimmer ans Ende sortiert. 
Das gilt für: 

• im Reservierungs-Assistenten

• im Assistenten für Zimmerzuweisung

• bei externen Reservierungen

Individuelle Infos zu Extras jetzt auf Angeboten und Rechnungen sichtbar

Wurde bei einer manuellen Buchung eine zusätzliche Info zu einem Extra erfasst, war diese bisher nur intern im System sichtbar – nicht aber auf dem Angebot oder der Rechnung für den Gast.

Nun kann pro Extra festgelegt werden, ob diese Info als eigener Buchungstext oder als Ergänzung zum bestehenden Text auf Angeboten und Rechnungen mit ausgegeben wird. So lassen sich individuelle Hinweise künftig direkt bei der Buchung des Extras erfassen, ohne dafür eigene Angebote anlegen zu müssen.

• Extras: Das neue Feld "Ausgabe Buchungsinfo" legt fest, ob und wie die Info erscheint: 

  • "----" (Standard, keine Ausgabe)
  • "Als Buchungstext" 
  • "Buchungstext ergänzen"

  Auch der Info-Text von E-Ladungen läuft nun über dieses Feld; die bisherigen Einstellungen dazu entfallen. Damit sich am gewohnten Verhalten nichts ändert, erhalten E-Ladungs-Extras und Spa-Extras (nur TAC) beim Update automatisch die Option "Buchungstext ergänzen".

Veranstaltungsüberblick: Mehr Auswahl bei der Darstellung

Der Veranstaltungsüberblick lässt sich nun besser an den jeweiligen Zweck anpassen, etwa wenn man nur eine kompakte Übersicht ohne Bemerkungen ausdrucken möchte.

• Veranstaltungskopf: Es kann zwischen "Veranstaltungskopf", "Veranstaltungskopf reduziert" und "Kein Veranstaltungskopf" gewählt werden. Die reduzierte Variante zeigt nur die wichtigsten Angaben wie Veranstaltungsdatum und -nummer, Name und Art sowie Firma und Ansprechpartner.
• Gesamtübersicht Ressourcen: Die Gesamtübersicht der Ressourcen lässt sich nun ein- oder ausblenden.

ASA Webmail: Spa-Bestätigung direkt aus der Spa-Buchung

Im Formular der Spa-Buchung stehen im Dialog "Reservierungsinfos" jetzt auch die Kommandos für ASA Webmail und Webmail der zugehörigen Reservierung zur Verfügung (Swing und Web). 
Der Vorteil: Um die Spa-Bestätigung für alle Spa-Buchungen der gesamten Reservierung zu versenden, muss die Reservierung nicht mehr geöffnet werden.

E-Rechnung Deutschland: automatisch per E-Mail mitsenden 

Rechnungen können nun zusammen mit der passenden E-Rechnung in einer einzigen E-Mail verschickt werden. Unter Systemkonfiguration → Betrieb → Abrechnung die neue Einstellung "E-Mailversand von Dokument über @-Schaltfläche soll E-Rechnung anhängen" aktivieren. 

Wird ein Dokument über die @-Schaltfläche per E-Mail verschickt, wird die E-Rechnung automatisch mit angehängt. Der Gast erhält also beides: das Dokument und die E-Rechnung. 

Ausnahme: Bei Factur-X wird nur die E-Rechnung angehängt. Der Grund: Eine Factur-X-Rechnung ist bereits ein normales PDF, in dem die E-Rechnungsdaten (XML-Datei) eingebettet sind. Ein zusätzliches Dokument wäre daher doppelt.

Kommunikationsmanager: Geburtstags-Mail gezielt pro Betrieb versenden

Bei mehreren Betrieben mit gemeinsamer Gästedatenbank kann die Geburtstags-Mail in der Auto-Kommunikation nun so eingeschränkt werden, dass sie nur von jenen Betrieben versendet wird, in denen der Gast tatsächlich einen Aufenthalt hatte:

• Neue Einstellung "Geburtstags-Mail nur bei Aufenthalt im Betrieb": Ist sie bei einem Betrieb aktiviert, versendet dieser Betrieb die Geburtstags-Mail nur, wenn beim Gast das betriebsspezifische Feld "Letzter Aufenthalt Betrieb" für genau diesen Betrieb gesetzt ist. Deaktiviert (Standard) bleibt das bisherige Verhalten unverändert – die Mail wird unabhängig vom Aufenthalt versendet.
• Neue Einstellung "Maximale Anzahl Jahre seit letztem Aufenthalt" (nur relevant, wenn die obige Einstellung aktiv ist): Legt fest, wie viele Jahre der letzte Aufenthalt im Betrieb maximal zurückliegen darf, damit die Geburtstags-Mail noch versendet wird. Ist kein Wert hinterlegt, gibt es keine zeitliche Einschränkung.

Wichtiger Hinweis: Die Einstellungen wirken jeweils nur pro Betrieb. Damit ein Gast bei gemeinsamer Gästedatenbank nicht trotzdem von anderen Betrieben eine Geburtstags-Mail erhält, obwohl er dort nie zu Gast war, muss "Geburtstags-Mail nur bei Aufenthalt im Betrieb" bei allen Betrieben aktiviert werden, bei denen die Auto-Kommunikation für Geburtstage aktiv ist. Bei Betrieben mit aktiver Geburtstags-Auto-Kommunikation, aber ohne diese neue Einstellung, wird die Mail weiterhin von einem beliebigen dieser Betriebe versendet, je nachdem, welcher zuerst an der Reihe ist.

Feiertage 2027 bis 2032 für D, I, CH und A zum Import verfügbar

Die Feiertage für die Jahre 2027 bis 2032 stehen nun zum Import bereit, und zwar für Deutschland, Italien, die Schweiz und Österreich. Die Datei lässt sich im ASA Help Center herunterladen und über die Tabelle "Termine" (Allgemein → Bewegungen) mit dem Listenkommando "Daten importieren..." einlesen.
Danach sind die Feiertage in den verschiedenen Plänen, z. B. im Zimmerplan, ersichtlich. 

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Download im ASA Help Center: Feiertage importieren