Gutschriften bei mehreren Umsatzkonten pro Rechnungskonto

Wenn du eine Gutschrift erstellst, wird der Betrag immer auf das erste Umsatzkonto gebucht, das dem jeweiligen Rechnungskonto zugewiesen ist. Das ist nur dann relevant, wenn einem Rechnungskonto mehrere verschiedene Umsatzkonten zugewiesen sind. Ist einem Rechnungskonto nur ein einziges Umsatzkonto zugewiesen, landet die Gutschrift automatisch immer am richtigen Platz.

Kurz erklärt: Rechnungskonto und Umsatzkonto

Jede Leistung, die du aufbuchst, gehört zu einem Umsatzkonto, zum Beispiel „Kaffee“ oder „Softdrink“. Mehrere Umsatzkonten können zu einem Rechnungskonto zusammengefasst werden, zum Beispiel „Getränke“. Auf der Rechnung des Gastes erscheint dann das Rechnungskonto, in den Umsatzauswertungen siehst du die einzelnen Umsatzkonten.

Ein Beispiel

Dem Rechnungskonto Getränke sind zwei Umsatzkonten zugewiesen, in dieser Reihenfolge:

Kaffee
Softdrink

Ein Gast hat einen Softdrink bekommen, und du erstellst dafür eine Gutschrift. Die Gutschrift wird jetzt aber nicht auf „Softdrink“ gebucht, sondern auf „Kaffee“, weil das das erste Umsatzkonto des Rechnungskontos Getränke ist.

Das Ergebnis:

Auf der Rechnung und in der Finanzbuchhaltung stimmt alles, denn dort zählt das Rechnungskonto Getränke. Buchhalterisch ist also alles korrekt.
In den Umsatzauswertungen siehst du aber beim Umsatzkonto „Kaffee“ einen negativen Betrag, obwohl der ursprüngliche Umsatz bei „Softdrink“ gebucht wurde.

Warum ist das so?

Eine Gutschrift bezieht sich auf das Rechnungskonto und nicht auf die einzelnen ursprünglichen Buchungen. Gerade wenn Rechnungskonten zusammengefasst sind, lässt sich nicht eindeutig bestimmen, aus welchem Umsatzkonto der gutgeschriebene Betrag stammt. Deshalb wird immer das erste Umsatzkonto verwendet.

Gutschriften werden in der Praxis meist für Teilbeträge verwendet. Wenn du eine Leistung komplett zurücknehmen möchtest, nutze stattdessen die Stornierung. Dabei wählst du die betroffenen Buchungen selbst aus, und die Umsätze werden auf den richtigen Umsatzkonten korrigiert.

So behältst du in den Umsatzauswertungen den Überblick

Möglichkeit 1: Eigenes Umsatzkonto für Gutschriften

Lege für jedes Rechnungskonto ein eigenes Umsatzkonto für Gutschriften an und setze es an die erste Stelle.

Im Beispiel oben heißt das: Du legst ein neues Umsatzkonto „Gutschriften Getränke“ an, weist es dem Rechnungskonto Getränke zu und stellst es an die erste Position:

Gutschriften Getränke
Kaffee
Softdrink

Ab sofort landen alle Gutschriften zum Rechnungskonto Getränke auf „Gutschriften Getränke“. In den Umsatzauswertungen siehst du sie dann klar getrennt, und die Umsatzkonten „Kaffee“ und „Softdrink“ bleiben sauber. Das kannst du bei jedem Rechnungskonto so einrichten.

Möglichkeit 2: Pro Umsatzkonto ein eigenes Rechnungskonto

Wenn eine Gutschrift immer exakt auf dem ursprünglichen Umsatzkonto landen soll, muss jedem Rechnungskonto genau ein Umsatzkonto zugewiesen sein. Im Beispiel bräuchtest du also ein Rechnungskonto „Kaffee“ und ein Rechnungskonto „Softdrink“, jeweils mit nur einem Umsatzkonto.

Damit ist die Zuordnung immer eindeutig. Beachte aber, dass deine Gäste dann auf der Rechnung jede Position einzeln sehen und nicht mehr zusammengefasst als „Getränke“.