Spa | Modulo appuntamenti – Centro Assistenza ASA

Il modulo appuntamenti della spa raccoglie tutte le informazioni relative agli appuntamenti della spa.

Tutte le impostazioni per gli appuntamenti della spa possono essere modificate nel modulo appuntamenti.

L'area "Annotazioni" offre anche uno spazio sufficiente per utilizzare il software come sistema di gestione della sala.

Tempo e durata

La data e l'ora devono essere sempre specificate, anche se non sono sempre inserite in modo visibile nel pianificatore spa (ad esempio, nel caso di una prenotazione provvisoria). In pratica, il trattamento e l'ora d'inizio vengono inserite in anticipo, in modo che la durata del trattamento e l'ora di fine vengano calcolate automaticamente.
La durata (del trattamento) di solito non deve essere compilata manualmente, in quanto è già memorizzata nel trattamento.
La casella di controllo "fissato" è attivata se l'orario è stato fissato con l'ospite. La prenotazione viene quindi mostrata in un colore diverso e, se si tenta di spostare la prenotazione nel pianificatore spa, viene visualizzato un avviso.

Selezione senza verifica disponibilità

Di solito viene memorizzata la disponibilità temporale dei posti trattamento e dei collaboratori. Ciò significa che i posti trattamento e i collaboratori possono essere selezionati solo per gli appuntamenti spa che rientrano in questo lasso di tempo. Non è possibile fissare appuntamenti al di fuori di questo lasso di tempo. Tuttavia, se la casella di controllo "Selezione senza verifica disponibilità" è attivata, il software non esegue un controllo di disponibilità e consente quindi di accedere a tutti i posti trattamenti e a tutti i collaboratori.

Un collaboratore comunica di non essere disponibile il giovedì. Se, eccezionalmente, è in servizio il giovedì, non può essergli assegnata alcuna prenotazione perché per il software non risulta disponibile. Per ignorare questo blocco, è ora attiva la casella di controllo "Selezione senza verifica disponibilità", che consente di selezionare tutti i collaboratori (e i posti trattamento) indipendentemente dalla disponibilità inserita.

Trattamenti del pacchetto

Questo bottone consente di prenotare i trattamenti non al prezzo normale, ma al prezzo definito all'interno di un pacchetto specifico.

Un ospite ha prenotato un pacchetto con tre trattamenti. Poiché un trattamento gli è piaciuto così tanto, vuole ripeterlo due volte. Ora è possibile fargli pagare questo trattamento esattamente al prezzo definito nel pacchetto corrispondente.

Titolo offerta

Consente di selezionare i pacchetti che fanno parte di un'offerta con un proprio titolo (ad esempio, Weekend di benessere).

No. pacchetto

Il pacchetto viene memorizzato se si tratta di un trattamento che fa parte di un pacchetto. Il numero è consecutivo ed è particolarmente utile se sono stati prenotati più pacchetti identici su uno stesso conto. Questo numero viene poi utilizzato per distinguere i singoli pacchetti.

Trattamento/posizione

Questo campo viene utilizzato per specificare il trattamento oggetto dell'appuntamento spa corrispondente. Il campo "Posizione" viene utilizzato per i trattamenti che fanno parte di un pacchetto. Viene quindi mostrata la posizione del trattamento corrispondente all'interno del pacchetto.

Il campo della posizione è importante in quanto è responsabile del prezzo che viene utilizzato per il trattamento. È utilizzato anche per scambiare i trattamenti all'interno dei pacchetti e per poter effettuare i calcoli partendo dal prezzo base.

Un ospite ha prenotato un pacchetto. Il pacchetto include un massaggio al viso in 2ª posizione ("Posizione 20"), prezzo base 40 euro, valore imputato (cioè calcolato automaticamente in percentuale) all'interno del pacchetto 38,20 euro. Anche questo prezzo viene mostrato. Ora l'ospite desidera scambiare il massaggio al viso con un massaggio alla schiena (prezzo base 70 euro) all'interno dello stesso pacchetto. Quindi, al posto del massaggio al viso, selezioniamo un massaggio alla schiena e lasciamo alla "Posizione 20". Ora, "Prezzo" indica ancora 38,20 euro e "Sovrapprezzo" 30 euro, un valore calcolato secondo i due prezzi base. Questa modalità di calcolo viene utilizzata per determinare un importo "pari". In pratica, questo importo viene ora aggiunto come extra separato, in modo che il prezzo del pacchetto possa rimanere invariato. L'importo (interno) per il trattamento è ora visualizzato come 68,20 euro.

Collaboratore, secondo collaboratore, posto trattamento

A seconda del trattamento selezionato, questi dati vengono assegnati e bloccati come richiesto.

Stato

Lo stato ha una funzione sia organizzativa che di fatturazione, che può essere regolata nelle preimpostazioni.

Lo stato dell'appuntamento spa definisce la responsabilità e l'addebitabilità.

Opzioni selezione stato
Denominazione	Descrizione
Provvisorio	Le prenotazioni con questo stato non sono ancora visualizzate nel pianificatore spa grafico, ma in una piccola tabella accanto al pianificatore spa. Gli appuntamenti provvisori non saranno addebitati in nessun caso. Se il personale della reception non ha una conoscenza sufficiente della spa, può comunque effettuare appuntamenti provvisori (utilizzando l'assistente spa). Il personale qualificato della spa controllerà quindi la prenotazione, la modificherà se necessario e la aggiornerà a uno status più appropriato.
Opzione	A differenza della prenotazione con opzione nel quadro prenotazioni, l'opzione spa non ha una data di scadenza (opzione "fino a ..."), ma è necessario chiarire direttamente con l'ospite se desidera usufruire dell'opzione. Le prenotazioni con opzioni vengono visualizzate nel pianificatore grafico della spa. (È possibile specificare nelle preimpostazioni se devono essere già addebitati.)
Prenotato	Accordo vincolante. (L'addebito della prenotazione può essere definito nelle preimpostazioni).
Confermato	Accordo vincolante, sempre fatturabile.
No show	Addebitato all'ospite.
Annullato	Non addebitato all'ospite.

Conferma

Un modo per confermare un appuntamento è impostare manualmente lo stato direttamente nell'elenco a discesa, un altro è cliccare sul bottone "Conferma". Questo apre una tabella con tutti gli appuntamenti dell'ospite (della camera) corrispondente, in modo che sia possibile confermare più appuntamenti contemporaneamente. Nelle preimpostazioni, è anche possibile scegliere la conferma automatica di tutti i trattamenti presenti nello stesso pacchetto quando si conferma un trattamento.

La casella di controllo "Fatto" utilizzata da alcune aziende può anche essere impostata su "Confermato" nelle preimpostazioni. Questo può essere utile in alcune situazioni, per poter fatturare i trattamenti che sono stati realizzati.

Prezzi

Il prezzo base è il prezzo memorizzato per i trattamenti individuali o calcolato per i trattamenti a pacchetto in base all'indice prezzi della spa.
Il sovrapprezzo (o sconto) viene calcolato automaticamente se avviene un upgrade o un downgrade all'interno di un pacchetto. Indipendentemente dalle preimpostazioni, è possibile utilizzare una casella di controllo per specificare che il supplemento venga registrato come extra, in modo da non dover modificare il prezzo del pacchetto. (Il prerequisito per l'addebito come extra è che un conto sia memorizzato sotto "Extra per supplemento" nelle preimpostazioni).
Il prezzo viene calcolato dal prezzo base e dal supplemento, un sconto viene memorizzato manualmente o derivato dall'indice prezzi della spa (ad esempio, il prezzo al mattino). Sia il prezzo che il supplemento possono essere bloccati.
Infine, l'importo corrisponde all'importo finale che può essere fatturato.

La casella di controllo "Fatturabile", di sola lettura, indica (a seconda dello stato) se la prenotazione è fatturabile o meno.

Annotazioni

Eventuali annotazioni possono essere memorizzate nei campi Annotazione e Annotazione interna. Volendo, è possibile stampare le annotazioni anche su una ricevuta per l'ospite. Tra l'altro, se un'Annotazione Spa è stata memorizzata nel conto dell'ospite, viene inserita automaticamente nel campo "Annotazione" per ogni appuntamento spa dell'ospite e può essere modificata (solo per prenotazioni specifiche). Se viene inserito un commento nell'appuntamento spa, questo viene segnalato da un piccolo riquadro nel pianificatore grafico della spa.

Colore. Gli appuntamenti spa possono essere visualizzati in un colore separato nel pianificatore spa. Classifica: Colore di (1.) appuntamento spa, (2.) trattamento e (3.) tipo di trattamento o, in caso di trattamenti inclusi in un pacchetto, (1.) appuntamento spa e (2.) pacchetto spa.

Nuovo conto

Di norma, il trattamento viene prenotato tramite una prenotazione o l'ospite. Tuttavia, è possibile suddividere la fatturazione. Una di queste opzioni si trova a questo punto, dove è possibile creare un conto fatturazione separato per l'ospite selezionato (della camera) utilizzando il bottone "Nuovo conto".

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