Contingenti

Con una contingente, a un cliente (ditta) viene assegnato un certo numero di categorie, da cui poi si possono prendere delle parti (come prenotazioni specifiche).

Registrazione di una prenotazione contingente

Poiché i contingenti di norma si estendono su un periodo più lungo e non sono semplici da inserire manualmente nel piano camere, creiamo innanzitutto una breve prenotazione sulla camera desiderata. Successivamente clicchiamo sul pulsante “Spostare” nel modulo di prenotazione e inseriamo manualmente il periodo desiderato nei campi arrivo e partenza.

Nel passaggio successivo impostiamo il tipo di prenotazione su “Contingente” e selezioniamo il cliente aziendale corrispondente. Se per questo cliente sono già stati definiti i giorni di scadenza del contingente, questi vengono applicati automaticamente; in caso contrario, possono essere inseriti manualmente.

I giorni di scadenza del contingente indicano quanti giorni prima di una data di arrivo teorica il contingente scade. Per “scadenza” si intende che le camere interessate tornano ad essere liberamente disponibili per l’hotel.

Se da un contingente esistente si desidera estrarre una parte come prenotazione, ciò avviene tramite il pulsante “Prenotare” nel modulo di prenotazione. Le camere selezionate vengono così convertite in una prenotazione concreta, alla quale può poi essere assegnato un ospite specifico.

Se questa prenotazione non cade esattamente all’inizio o alla fine del periodo del contingente, si crea per così dire una “lacuna” all’interno della registrazione del contingente.

Camere con tipo prenotazione "contingente" (giallo).

Poiché un contingente non è necessariamente legato a una camera specifica, bensì a una categoria di camere, la camera prenotata può successivamente essere spostata su qualsiasi altra camera della stessa categoria.

Aggiornamento dei contingenti

L’indicazione dei giorni di scadenza del contingente comporta una modifica continua della disponibilità delle camere. Ad esempio, se un’azienda il 1° gennaio prenota un contingente per il mese di febbraio con 14 giorni di scadenza, ciò significa che l’intero contingente rimane disponibile fino al 17 gennaio incluso.
Dal 18 gennaio il 1° febbraio esce dal contingente, dal 19 gennaio il 2 febbraio, e così via.

Come può essere rappresentato questo comportamento nel piano camere? Esistono due possibilità:

1. Automaticamente, tramite la chiusura giornaliera
   (la data di riferimento è sempre il giorno corrente)

2. Manualmente, tramite il menu contestuale del piano camere con il comando “Aggiornare i contingenti”

Per impostazione predefinita, viene suggerita la data corrente, ma è possibile specificare anche una data diversa.

Questo comando adegua la data di arrivo di tutte le prenotazioni di contingente in base ai giorni di scadenza definiti. Le camere che ne risultano vengono nuovamente visualizzate come disponibili nel piano camere.