DMS (Document Management System)

In ASA HOTEL, grandi quantità di dati sono gestite principalmente in database. Per diverse esigenze, tuttavia, è anche necessario archiviare i documenti a livello locale o in sistemi di gestione dei documenti orientati all'utente. Con l'aiuto dei sistemi di gestione documentale (DMS), questi documenti possono essere gestiti e archiviati in modo efficiente. Nell'area di gestione dei documenti, ASA HOTEL offre da un lato la possibilità di caricare manualmente vari documenti, mentre dall'altro i documenti vengono generati automaticamente, salvati e collegati al rispettivo record (ad esempio, il consenso al trattamento dei dati personali firmato viene salvato e collegato all'ospite). È ora disponibile un Document Management System completamente integrato per tutte le installazioni ASA.

Le diverse categorie DMS e le cartelle come "Documenti ospiti", "Documenti clientI", "Consensi privacy", "Schede di registrazione ospiti" ecc. vengono create automaticamente dal sistema (Generale » Archivi di base » Documenti DMS). Tutti i documenti che sono stati archiviati in Prenotazioni, Registro degli ospiti, Registro dei collaboratori ecc., vengono salvati qui. Inoltre, vengono salvati nel DMS i documenti generati automaticamente come il modulo di registrazione, il consenso al trattamento dei dati personali e le scansioni dei documenti d'identità.

Cartella per i documenti DMS

Con "Modifica", è possibile assegnare alle cartelle DMS una categoria con il rispettivo livello confidenziale.

Con il bottone "Documenti", vengono elencati tutti i documenti della rispettiva cartella, che possono essere aperti con l'autorizzazione corrispondente utilizzando "Visualizza documento".

Il rispettivo documento viene aperto con "Visualizza documento"

Caricamento manuale documenti DMS

Per i vari record (ospiti, aziende, prenotazioni, tutti gli indirizzi, collaboratori), è possibile visualizzare i documenti DMS collegati o caricarne di nuovi tramite il bottone previsto a tale scopo o tramite i tre puntini nell'area "Collezioni".

Prerequisiti: autorizzazioni e categorie DMS

Le autorizzazioni dei gruppi di utenti devono essere definite in Impostazioni » Azienda » Autorizzazioni. A seconda del livello confidenziale delle categorie DMS, i rispettivi gruppi di utenti possono visualizzare i documenti.

I livelli confidenziali DMS devono essere assegnati ai gruppi di autorizzazione.

Il rispettivo livello confidenziale deve essere memorizzato nelle categorie DMS.

Sono disponibili i livelli di confidenzialità "Pubblico", "Interno (normale)", "Limitato (alto)", "Confidenziale (molto alto)".

Se si desidera la cancellazione automatica dei documenti/file, è possibile gestirla singolarmente per ciascuna categoria del sistema di gestione documentale (DMS). A tal fine, è necessario attivare il flag “Elimina documenti scaduti automaticamente” nella categoria corrispondente. Il criterio determinante per la cancellazione è la data di scadenza del file memorizzata nel DMS. La cancellazione avviene tramite il servizio di pulizia.
Il campo "giorni di scadenza" determina la data di scadenza proposta in caso di inserimento manuale dei file (data di creazione del file + i giorni di scadenza inseriti).

DATEV: il comando "Esporta" esegue l'esportazione e salva i dati come documenti DMS nella cartella DMS creata "DATEV-Export", collegata all'esportazione DATEV tramite una referenza.