DMS (Document Management System)

In ASA HOTEL, grandi quantità di dati sono gestite principalmente in database. Per diverse esigenze, tuttavia, è anche necessario archiviare i documenti a livello locale o in sistemi di gestione dei documenti orientati all'utente. Con l'aiuto dei sistemi di gestione documentale (DMS), questi documenti possono essere gestiti e archiviati in modo efficiente. Nell'area di gestione dei documenti, ASA HOTEL offre da un lato la possibilità di caricare manualmente vari documenti, mentre dall'altro i documenti vengono generati automaticamente, salvati e collegati al rispettivo record (ad esempio, il consenso al trattamento dei dati personali firmato viene salvato e collegato all'ospite). È ora disponibile un Document Management System completamente integrato per tutte le installazioni ASA.

Le diverse categorie DMS e le cartelle come "Documenti ospiti", "Documenti clientI", "Consensi privacy", "Schede di registrazione ospiti" ecc. vengono create automaticamente dal sistema (Generale » Archivi di base » Documenti DMS). Tutti i documenti che sono stati archiviati in Prenotazioni, Registro degli ospiti, Registro dei collaboratori ecc., vengono salvati qui. Inoltre, vengono salvati nel DMS i documenti generati automaticamente come il modulo di registrazione, il consenso al trattamento dei dati personali e le scansioni dei documenti d'identità.

Cartella per i documenti DMS

Con "Modifica", è possibile assegnare alle cartelle DMS una categoria con il rispettivo livello confidenziale.

Con il bottone "Documenti", vengono elencati tutti i documenti della rispettiva cartella, che possono essere aperti con l'autorizzazione corrispondente utilizzando "Visualizza documento".

Il rispettivo documento viene aperto con "Visualizza documento"

Caricamento manuale documenti DMS

Per i vari record (ospiti, aziende, prenotazioni, tutti gli indirizzi, collaboratori), è possibile visualizzare i documenti DMS collegati o caricarne di nuovi tramite il bottone  previsto a tale scopo o tramite i tre puntini nell'area "Collezioni".

Prerequisiti: autorizzazioni e categorie DMS

Le autorizzazioni dei gruppi di utenti devono essere definite in Impostazioni » Azienda » Autorizzazioni. A seconda del livello confidenziale delle categorie DMS, i rispettivi gruppi di utenti possono visualizzare i documenti.

I livelli confidenziali DMS devono essere assegnati ai gruppi di autorizzazione.

Il rispettivo livello confidenziale deve essere memorizzato nelle categorie DMS.

Sono disponibili i livelli di confidenzialità "Pubblico", "Interno (normale)", "Limitato (alto)", "Confidenziale (molto alto)".

DATEV: il comando "Esporta" esegue l'esportazione e salva i dati come documenti DMS nella cartella DMS creata "DATEV-Export", collegata all'esportazione DATEV tramite una referenza.