Assistente alle prenotazioni

L'Assistente alle prenotazioni è un'utile aggiunta al Quadro prenotazioni e al Quadro categorie.

Le prenotazioni possono essere create e prenotate in tempi record. 
L'Assistente alle prenotazioni visualizza le categorie disponibili e le offerte/i prezzi in base ai criteri immessi. A seconda della colorazione, l'offerta e la categoria è perfettamente adatta (blu), a causa dell'occupazione massima, per esempio, adatta ma non ottimale (grigio, per esempio, una camera singola per due adulti con un'occupazione massima di due).
Se la categoria è già prenotabile, il prezzo viene colorato di rosso.

L'assistente rileva i vuoti di prenotazione quando le camere sono prenotate e li riempie con nuove prenotazioni.

I suoi compiti più importanti sono:

• Visualizzazione delle categorie e delle camere disponibili
• Visualizzazione di tutte le offerte idonee (pratico per una selezione di offerte maggiore)
• Preselezione automatica delle stanze per colmare le lacune
• Offerta di informazioni in varie lingue
• Creazione facoltativa di offerte alternative
• Prenotazione facile dei soggiorni per comitive

Procedura dettagliata

Passo 1: aprire la procedura guidata di prenotazione e i criteri di scelta camere

La procedura guidata per le nuove prenotazioni si apre con il pulsante Più (barra in cima al quadro delle camere e delle categorie) oppure nel Quadro categorie facendo doppio clic su una categoria.

Dobbiamo fornire all'assistente alcune informazioni, in modo che sappia cosa cercare. Una delle informazioni più importanti è certamente il periodo di soggiorno.

Periodo. Se la procedura guidata viene avviata dal Quadro prenotazioni e dal Quadro categorie, il periodo impostato in quella sede utilizzando linee di demarcazione viene inserito automaticamente. Altrimenti, i tre campi possono essere compilati anche manualmente: è necessario inserire la data di arrivo. Puoi quindi inserire la durata del soggiorno o la data di partenza. L'altro campo verrà aggiunto automaticamente.

Numero/tipo di persone. Qui puoi specificare per quanti adulti e bambini deve essere prenotata la camera. Quando prenoti più camere, viene memorizzato il numero di persone per camera.

Prenotare il numero di camere. Questo campo può essere utile per la prenotazione di camere per comitive. Inserire il numero di camere. Clicca sul campo "Camera" e inserisci il numero di camere.

Fase 2 (opzionale): Ospite e Azienda.

Mentre le specifiche di cui sopra riguardano principalmente la selezione delle camere, l'attenzione si concentra ora sulle condizioni generali per la prenotazione. Tuttavia, non è necessario memorizzarli in questa fase.

Ospite Se l'ospite è già gestito nell'azienda, è possibile specificarlo qui. Lo sconto che ha accumulato presso viene quindi preso in considerazione al momento della stesura del preventivo.

Azienda. Lo stesso vale per i clienti aziendali, anche se è possibile memorizzare un listino per loro, che l'assistente inserisce automaticamente.

[Canale vendita.] Questo campo è visibile solo quando si prenota da un contingente. Viene utilizzato per gestire le quote specifiche del contingente. Per esempio, diverse quantità di contingenti possono essere state garantiti contrattualmente a diversi canali tramite un channel manager. Il canale vendita viene analizzato per poter prenotare dal contingente corretto per il rispettivo canale. (L'implementazione specifica nel software deve essere chiarita con il rispettivo fornitore di servizi).

Listino. Affinché l'Assistente possa determinare le offerte, ha bisogno di un listino a cui fare riferimento. Se nell'azienda è gestito un solo listino, questo viene utilizzato di default. Se ci sono diversi listini, viene inserito quello in cima alla gerarchia dei listini; un altro listino deve essere selezionato manualmente. (Un'eccezione è costituita delle aziende con un listino memorizzato: in questi casi il listino memorizzato viene inserito automaticamente. Tuttavia, la sovrascrizione manuale è possibile).

Sconto. (1.) Se è stato memorizzato uno sconto fisso in contanti per l'ospite o l'azienda, questo viene visualizzato automaticamente e preso in considerazione dall'Assistente nel calcolo del prezzo. (2.) Possibilità d'inserire uno sconto gratuito in contanti.

Lingua. Questo elenco a discesa può essere utilizzato per cambiare la lingua delle offerte o delle descrizioni. Ciò significa che, ad esempio, le informazioni necessarie per una richiesta telefonica possono essere visualizzate nella lingua dell'ospite.

Ulteriori criteri (facoltativi)

Casa. Se vengono gestite più case, queste possono essere definite in anticipo. Questo è utile, ad esempio, se una prenotazione ha diverse camere (diverse famiglie, una comitiva) e c'è il desiderio di ospitare tutti nella stessa casa.

Categoria camere. Preselezione della categoria da prenotare. Questo campo è obbligatorio se diverse camere devono essere prenotate automaticamente utilizzando "Camere da prenotare".

Tipo camera. Mentre la specificazione di una categoria è molto restrittiva, il "Tipo camera" stabilisce solo la direzione. Il criterio "Camera" ci mostrerebbe quindi le camere singole, le camere doppie e le camere doppie/vista mare, ma non gli appartamenti. (Naturalmente, questo è interessante solo per le aziende che gestiscono diversi tipi di camere).

Trattamento. Nella maggior parte dei casi, l'ospite sa già quale trattamento desidera. Quindi possiamo già inserirlo a questo punto. Se abbiamo un solo tipo di trattamento, che abbiamo anche definito come standard, non dobbiamo aggiungere nulla, perché il trattamento standard specificato per la categoria viene prenotato automaticamente. Tuttavia, se specifichiamo il trattamento a questo punto, esso viene automaticamente assegnato alle camere da prenotare. Questo è particolarmente pratico se è necessario prenotare molte camere contemporaneamente (ad esempio, una comitiva). Tuttavia, si deve anche notare che sono disponibili per la selezione solo le offerte e quindi le camere che sono compatibili con il trattamento predefinito.

Offerte. Ci sono vari luoghi tra cui scegliere, ognuno dei quali offre diverse possibilità. La specificazione a questo punto ha senso solo se è già stata determinata in modo irrevocabile (ad esempio, luna di miele, pellegrinaggio, ecc.). In tutti gli altri casi, questo campo deve essere lasciato vuoto, poiché la selezione dell'offerta avviene solo in una delle fasi successive. Si noti inoltre che una preselezione dell'offerta può limitare le categorie di camere disponibili (se l'offerta non include determinate categorie di camere).

Controllare condizioni di booking. È possibile memorizzare diverse regole sotto i Listini/condizioni di booking, che controllano la disponibilità delle offerte e quindi anche delle camere (ad esempio, la durata minima del soggiorno in alta stagione). Queste condizioni di booking influenzano quindi anche la disponibilità di camere e offerte nell'assistente. Se si vogliono visualizzare tutte le camere e le offerte, comprese quelle che non dovrebbero essere effettivamente disponibili per il periodo selezionato (ad esempio, soggiorni brevi in alta stagione), la casella di controllo corrispondente deve essere disattivata.

Le condizioni di booking memorizzate nelle categorie o nelle offerte direttamente non sono influenzate da questa opzione, si applicano in ogni caso! Questa casella di controllo influisce solo sull'applicabilità delle condizioni di booking elencate nell'omonima area.

Overbooking consentito. Possono essere prenotate più camere di quelle disponibili.

Scelta manuale camere. Se questo campo è attivo, prima della prenotazione di una camera si apre una finestra di dialogo in cui è possibile selezionare le camere tra quelle disponibili, che verranno poi utilizzate nelle prenotazioni delle camere.

Passo 3: selezione della categoria e dell'offerta

Per continuare l'esempio che abbiamo iniziato: Scegliamo la categoria DZ e offriamo "4 a 3". Una camera doppia con questa offerta viene immediatamente creata nella tabella "Camere prenotate".

Dopo aver inserito i criteri, vengono visualizzate le categorie e le offerte disponibili nel periodo desiderato. Il numero piccolo accanto alla categoria riflette l'occupazione standard di questa categoria.
A seconda della colorazione, l'offerta e la categoria è perfettamente adatta (blu), a causa dell'occupazione massima, per esempio, adatta ma non ottimale (grigio, per esempio, una camera singola per due adulti con un'occupazione massima di due). Se la categoria è già prenotabile, il prezzo viene colorato di rosso.

L'icona Info nasconde informazioni dettagliate sull'offerta.

Clicca sulla rispettiva fiche per aggiungere la camera alla tabella "Camere prenotate". È inoltre possibile prenotare diverse camere e varie offerte cliccando sulle rispettive fiches. ASA assegna automaticamente la camera che si adatta a qualsiasi spazio. Questo per evitare il più possibile i buchi nel Quadro prenotazioni.

Passo 4: Prenotare una camera

Le camere indicate nella tabella "Camere prenotate" corrispondono già a quelle che avremo nel modulo di prenotazione, se è necessaria un'ulteriore elaborazione. La tabella può quindi contenere anche diverse categorie di camere e/o diversi periodi di soggiorno.

In questa tabella, possiamo ora inserire informazioni più precise per ogni camera, come il numero di adulti e bambini, il trattamento, ecc. A questo punto è anche possibile inserire delle varianti di offerta. La gestione è la stessa della prenotazione classica.

Opzionale: Crea varianti di offerta. Offriamo una camera doppia per due adulti e un bambino e, in alternativa, due camere singole. Innanzitutto, prenotiamo una camera doppia e due camere singole. Nella camera doppia, attiviamo la casella di controllo "A1" e aggiungiamo quanto segue nella colonna "2-6" (ad es. bambino) uno una. Attiviamo "A2" per ciascuna delle due camere singole e poi aggiungiamo il bambino a una di esse. Con "Salva", entrambe le offerte vengono inserite nella maschera di prenotazione come variante offerta.

Passo 5: Chiusura

Ora abbiamo due opzioni:

1. Clicca su "OK" per chiudere la procedura guidata e trasferire i dati al modulo di prenotazione, dove potremo inserire i dettagli rimanenti, se necessario.
2. Clicca su "Annulla" per chiudere la procedura guidata e scartare tutte le immissioni.