Ospiti in camera

Questa parte del programma fornisce una panoramica degli "ospiti in stanza" che devono essere gestiti per motivi di registrazione. Ma cosa sono gli "ospiti in camera" e cosa li distingue dagli "ospiti"?

• L'ospite è il "cliente" dell'hotel, può prenotare, consumare e fatturare. Per un ospite possono essere svolte attività di marketing. I dati degli ospiti vengono salvati come schede nella tabella "Ospiti".
• L'ospite in camera viene utilizzato principalmente per la registrazione. Pertanto, è necessario conservare solo i dati necessari. L'ospite in camera non ha alcuna rilevanza in termini di fatturazione, a meno che non gli venga assegnato un conto fatturazione specifico. Gli ospiti in camera non vengono salvati come "ospiti".

Un esempio classico è la famiglia con un capofamiglia, al cui nome viene fatta la prenotazione e fatturazione ("ospite"), e gli altri membri della famiglia, che devono essere inseriti solo ai fini della registrazione ("ospiti in camera").

Modulo ospiti in camera

Tutte le azioni e le operazioni relative agli ospiti in camera possono essere controllate in quest'area. Includono:

• Inserire i dati dell'ospite
• Creare un account ospite
• Emettere carte ospiti
• Memorizzare commenti a livello di ospiti in camera (ad esempio, intolleranze alimentari).
• Implementare denunce
• Stampa dei moduli di registrazione o visualizzazione sul tablet degli ospiti (Stazione ospiti).
• Spedire pacchi (solo per installazioni in Italia)

Registra ospiti in camera

Se non è stato ancora inserito alcun ospite nella tabella "Ospiti in camera", l'"Ospite/Prenotante" della prenotazione viene inserito facendo doppio clic sulla prima riga.

Clicca due volte per aggiungere il prenotante/ospite agli ospiti in camera.

Se è già stato inserito un ospite, fai doppio clic per aggiungere un altro ospite della camera. Il cognome, lo stato, il paese, la regione ecc. dell'ospite già creato vengono trasferiti automaticamente.

Ci sono altre possibilità per registrare gli ospiti in camera:

• Carica documenti: richiede la licenza "Check-in Manager Pro". Clicca sul comando per aprire la fotocamera del PC o la ASA ScanBox collegata. La carta può quindi essere scansionata.

Scannerizza rapidamente le carte d'identità con ScanBox

• Web check-in gruppo: i sistemi esterni possono richiedere un pre check-in degli ospiti tramite un'interfaccia corrispondente e trasferire i dati degli ospiti completati ad ASA. L'elenco di questi dati può essere aperto qui e inserito come ospiti in camera.
• Comitiva:
  Qui puoi scaricare i modelli per il file comitiva, che può essere inviato alla guida turistica/capogruppo per essere completato. Questo file può poi essere caricato (converti il file .xls in .csv prima d'importarlo) cliccando su "Comitiva".
• Membri ultimo soggiorno: gli ospiti che sono stati inseriti durante l'ultimo soggiorno dell'ospite possono essere selezionati nuovamente con questo comando (utile per gli ospiti/famiglie che ritornano).
• Familiari: quando lavori con le relazioni, devi attivare l'impostazione "Aggiorna automaticamente i familiari" (Configurazione del sistema » Azienda » Prenotazioni). Gli attuali ospiti della camera vengono inseriti con la relazione "Familiare" e i vecchi membri della famiglia con "Ex-familiare" al momento del check-out. Al prossimo arrivo, "Inserisci familiari" visualizzerà tutti i familiari precedenti e suggerirà quelli dell'ultimo soggiorno. I familiari vengono ricercati e suggeriti anche tramite i riferimenti.

Ospiti come ospiti in camera

Gli ospiti in camera vengono spesso creati come ospiti a tutti gli effetti, al fine di memorizzare più informazioni per le prenotazioni ripetute o per le analisi statistiche. Ad esempio, quando si crea un ospite in camera, si può selezionare un ospite salvato, in modo che i dati debbano essere inseriti una sola volta (quando si crea l'ospite).

Tuttavia, se hai un ospite in camera memorizzato come ospite e desideri visualizzarlo come ospite, puoi utilizzare il bottone "Ospite". È anche possibile creare una voce di ospite per l'ospite selezionato all'interno di una prenotazione di camera, utilizzando il bottone "Crea ospite".

Con il comando "Crea ospite" viene creato una scheda ospite a partire dall'ospite in camera "Rossi Matilde".

Nella tabella degli ospiti in camera e nel loro modulo, ovviamente, vengono visualizzati solo i dati necessari per gli ospiti in camera.

Targhe

Ora tramite Ospiti in camera si possono registrate le targhe. La lista delle targhe può essere visualizzata anche nel rapporto dei Movimenti giornalieri. La targa inserita in Ospiti in camera viene trasferita a Ospiti al momento del check-out. La targa può essere trasmessa anche attraverso l'interfaccia Web Check-in.