Gestione degli eventi | Impostazioni

Il Quadro eventi è lo strumento definitivo per organizzare gli eventi in modo chiaro ed efficiente. Simile al Quadro prenotazioni per le prenotazioni delle camere, il Quadro eventi è stato sviluppato per gestire facilmente le attività associate agli eventi.

Pianificazione degli eventi semplificata: con il Meeting Manager, puoi archiviare tutte le informazioni importanti per i tuoi eventi in modo centralizzato.

Affinché il Quadro eventi sia visibile nell'installazione, il partner commerciale deve attivare il numero di sale eventi desiderate nell'ambiente della licenza.

Inoltre, un conto fattura per i pagamenti degli eventi deve essere memorizzato sotto Azienda » Hotel.

Tipo sale meeting

Analogamente al Quadro prenotazioni, la base della gestione delle sale per seminari è la categorizzazione delle sale. In Menu » Hotel » Preimpostazioni » Tipo sale meeting viene creata una nuova categoria con "+".

• Come codice devi inserire un nome univoco, che verrà visualizzato nel Quadro eventi.

I prezzi memorizzati qui si applicano anche a tutte le sale meeting assegnate a questa categoria. Si raccomanda pertanto di raggruppare in un'unica categoria le sale identiche per prezzo, dimensioni e arredamento. Se hai diverse sale che differiscono per questi aspetti, devi creare una categoria separata per ogni sala. Quando imposti il prezzo, puoi inserire un prezzo per persona o un prezzo per abitazione (in questo caso per sala meeting). Inoltre, è possibile memorizzare fino a tre prezzi diversi: Prezzo al minuto, prezzo all'ora, prezzo per mezza giornata (nelle configurazioni del sistema puoi definire quante ore sono mezza giornata) e un prezzo al giorno. Si deve quindi definire un extra con cui compensare l'affitto della sala. Fondamentalmente, un extra (ad esempio, il noleggio di una sala) è più che sufficiente. Se desideri analizzare separatamente le statistiche sul fatturato (ad esempio, per vedere la frequenza con cui una sala viene affittata a ore, a mezza giornata o a giornata intera) o avere diverse denominazioni sull'offerta o sulla fattura, vale la pena di scegliere più extra. L'extra deve essere del tipo "Affitto sala". Un conto separato per la fatturazione e le vendite ha senso.

• In Posizione puoi determinare l'ordinamento delle categorie nel Quadro eventi.
• Quando inserisci un'occupazione minima e massima, appare un messaggio se il numero di partecipanti inserito per una prenotazione sala meeting è superiore o inferiore a questo limite. Se lavori spesso senza un numero minimo di partecipanti, ti consigliamo di non inserire un'occupazione minima, altrimenti il messaggio apparirà ogni volta.
• Il colore selezionato è il colore di riempimento della visualizzazione della categoria nel Quadro eventi.
• Il bottone "Postazioni" ti porta direttamente alla configurazione dei tipi di postazioni possibili in questa categoria di sala meeting.

Le descrizioni multilingue per la categoria della sala possono essere memorizzate nella scheda "Descrizione". Queste vengono visualizzate come un tooltip nel Quadro e nella Webmail ASA per le offerte e le conferme.

Ulteriori informazioni interne possono essere memorizzate nella scheda "Annotazioni", anch'essa visualizzata come tooltip quando si passa il mouse sulla categoria nel Quadro eventi.

Nella galleria d'immagini puoi caricare fino a due immagini del tipo di sala, che saranno mostrate nella Webmail ASA con la descrizione della sala. Il prerequisito è che sia stata creata una galleria d'immagini per le sale sotto Azienda » Azienda.

Sale meeting

Per aggiungere una sala, clicca sul "+" sotto Menu » Hotel » Preimpostazioni » Sale. Si apre la seguente schermata:

• Ogni sala deve essere assegnata a una categoria le cui impostazioni di base (prezzi, occupazione minima/massima, posti a sedere) sono adottate per questa sala.
• È anche possibile impostare che una sala possa essere affittata solo in determinati giorni della settimana e in determinati orari.
• Da qui puoi passare direttamente alla segmentazione della sala.

Segmenti sala

Ogni sala può essere suddivisa in più segmenti se può essere utilizzata per più eventi contemporaneamente. Questi possono essere creati in Menu » Hotel » Preimpostazioni » Segmenti sala e collegati direttamente alla sala corrispondente nel modulo del segmento.

Il grande vantaggio dei segmenti è che quando un segmento viene prenotato, anche i segmenti collegati sono evidenziati a colori nel Quadro eventi, in modo da mostrare immediatamente che una parte di questa sala o l'intera sala è già prenotata.

Dopo aver effettuato il login, l'aspetto sarà il seguente:

La configurazione è la seguente:

• Deve esserci una sala separata per ogni segmento, ad esempio la Sala da ballo 1, la Sala da ballo 2.
• È necessaria anche una sala per l'intero locale, ad esempio l'intera sala da ballo.
• Per la sala "Sala da ballo intera", tutti i segmenti associati devono essere collegati sotto "Assegnazione sala/segmento". Per i segmenti singoli, deve essere collegata solo la singola sala.

Postazioni

I tipi di postazioni con immagini possono essere assegnati per ogni categoria di sala. I diversi tipi sono creati sotto Menu » Hotel » Preimpostazioni » Tipi di postazioni.

Ora inserisci la categoria di sala desiderata, clicca su "Postazione" e poi su "+" per aggiungere uno o più tipi di postazioni in questa categoria di sala. Analogamente alle categorie delle singole camere, qui possono essere memorizzati anche i prezzi per le prestazioni e si può decidere se questo prezzo sostituisce quello memorizzato nelle categorie, se viene aumentato, se viene addebitato un supplemento separato o se non viene addebitato alcun supplemento.

Ora puoi selezionare uno dei tipi di postazione memorizzati per questa categoria al momento della prenotazione della sala meeeting. Una di queste postazioni può ora essere selezionata al momento della prenotazione del locale.

Utilizzi sala

Sotto Menu » Hotel » Preferenze » Utilizzi sala, è possibile definire diversi tipi di utilizzo delle sale, che possono poi essere ripresi nelle posizioni dell'orario.

Tipi di evento

Vari tipi di eventi possono essere memorizzati in Menu » Hotel » Preimpostazioni » Tipi di eventi. Ogni voce deve essere assegnata a un tipo. I tipi sono preimpostati e vengono utilizzati per le analisi e le statistiche.

Modelli orario

I modelli orario consentono di preparare sequenze di eventi fissi come modelli, in modo da poterli inserire rapidamente e facilmente in una prenotazione. È anche possibile memorizzare un pacchetto eventi per ogni posizione della pianificazione. Inoltre, qualsiasi elemento che non deve essere mostrato nella panoramica sull'evento o nella Webmail ASA può essere contrassegnato come "interno".

Blocchi di testo

Per creare un'offerta, una conferma o una panoramica di un evento nel minor tempo possibile, puoi lavorare con blocchi di testo o annotazioni. Questi possono essere suddivisi in diversi gruppi di blocchi di testo (ad esempio, per reparto, come la cucina o il servizio, o per tipo di evento, come matrimonio, conferenza, ecc.). Questi gruppi di blocchi di testo e le annotazioni corrispondenti vengono creati in Menu » Hotel » Preimpostazioni » Gruppi di blocchi di testo .

Risorse

Poiché il Quadro risorse è uno strumento separato e si applica anche al Quadro prenotazioni, forniamo già una documentazione separata per questo strumento. Puoi trovarla qui.

ASA Webmail

Non appena viene creato un evento, è possibile inviare tutta la corrispondenza tramite ASA WEBMAIL. Questa include offerte, conferme prenotazioni / contratti per eventi, richieste di versamento, prenotazioni di opzioni, ecc.

Forniamo la nostra documentazione per la creazione di template adatti.

Aggiunta per il Quadro eventi, che non è elencato nella documentazione della Webmail:

Una firma elettronica può essere incorporata nel modello di contratto per eventi per una conclusione vincolante del contratto. Non appena l'ospite/cliente firma, viene inviata automaticamente un'e-mail all'hotel con l'informazione che il contratto è stato firmato. L'indirizzo e-mail desiderato deve essere memorizzato nella configurazione del sistema.