ASA Webmail | Gestione dei template

Generale

Per offrire una prima panoramica rapida di ciò che è possibile fare con ASA Webmail, vengono forniti automaticamente diversi template di esempio con design differenti. Questi non sono pensati per l'uso diretto, poiché contengono informazioni non valide per la singola struttura. Oltre a offerta, conferma di prenotazione e conferma di storno, sono inclusi anche template di esempio per offerte Spa, buoni per trattamenti Spa, offerte per eventi (ad es. Business o matrimonio), e-mail Pre-Stay, Post-Stay e Reminder, oltre a e-mail di compleanno. Molti di essi sono disponibili anche in più varianti di design (tra cui BOLD, FAMILY, LIGHT, PASTELL) e in parte sia come E-mail template sia come Landing page template.

In Menu » Webmail » Anagrafiche » Gruppi template HTML si accede ai modelli/template.

Nella finestra di dialogo superiore si vedono ora due gruppi:

• „Template di esempio": qui sono memorizzati i modelli sopra citati.

• „I miei template": questa cartella è inizialmente vuota e può essere popolata con vari template.

Se si desidera utilizzare ASA Webmail con il minimo sforzo, è possibile scegliere il proprio layout preferito tra i template di esempio e duplicarlo con il comando „Duplica in gruppo" in „I miei template" (o in un altro gruppo creato). I template di esempio stessi possono essere personalizzati/modificati solo dopo questa duplicazione.

I template di esempio vengono costantemente mantenuti e ampliati da ASA. Se in template propri creati tempo addietro si verificano errori di visualizzazione (ad es. perché le basi tecniche sono cambiate a seguito di aggiornamenti), è possibile avviare manualmente una correzione tramite il comando „Aggiorna template di esempio". Di norma, tali adeguamenti vengono comunque recepiti automaticamente nei template esistenti nel corso di un aggiornamento.

Con il comando „Duplica" (si apre tramite la freccia accanto al simbolo Duplica in gruppo) un template può essere copiato anche all'interno dello stesso gruppo.

Ora è possibile impostare le configurazioni di base per questo template cliccando sulla matita (Modifica, o tasto F2):

• Codice: per la denominazione interna

• Posizione: determina l'ordine in cui i template vengono elencati all'interno del gruppo – sia nelle anagrafiche sia nella selezione al momento dell'invio.

• Area: in quali messaggi/in quali classi (ospiti, aziende, prenotazioni ecc.) deve essere mostrato questo template?

Sono disponibili tra le altre le seguenti aree:

• Tutti gli indirizzi

• Banche

• Indirizzi „esterni" / Prenotazioni „esterne"

• Ospiti

• Buoni

• Contingenti

• Aziende (clienti)

• Fornitori

• Oggetti smarriti

• Collaboratori

• Prenotazioni Spa

• Prenotazioni

• Prenotazioni / Hotel / Richiesta, Lista d'attesa, Opzione, Prenotazione, Contingente, Annullata

• Prenotazioni / Evento / Richiesta, Lista d'attesa, Opzione, Prenotazione, Annullata

• Prenotazioni / Hotel + Evento / Richiesta, Lista d'attesa, Opzione, Prenotazione, Contingente, Annullata

• Prenotazioni / Hotel, Prenotazioni / Evento

• Ospiti camera

• Conti fatturazione, Rate di fatturazione

• Prenotazioni camera

• Strutture TV

Le aree più importanti nel dettaglio:

• Prenotazioni: questo template viene sempre mostrato quando si clicca su ASA Webmail in una maschera di prenotazione, indipendentemente dallo stato della prenotazione.

• Prenotazioni / Richiesta: il template viene mostrato solo se lo stato della prenotazione è impostato su „Richiesta", ad es. per tutti i template di offerta.

• Prenotazioni / Prenotazione: con questa impostazione il template viene mostrato solo se lo stato è impostato su „Prenotazione".

• Prenotazioni / Annullata: con questa impostazione il template viene mostrato solo se lo stato è impostato su „Annullata", ad es. per le conferme di storno.

• Lo stesso vale anche per le altre possibilità come Contingente, Opzione o Lista d'attesa.

• Se si crea un template che non ha fondamentalmente a che fare con una prenotazione camera ma, ad es., direttamente con un ospite, si sceglie l'area „Ospiti". Questi template si aprono quindi solo quando si clicca su ASA Webmail nell'anagrafica di un ospite. Questa funzione può essere utile, ad es., quando si desidera inviare a un determinato ospite un messaggio non collegato a un'offerta o a una prenotazione (auguri di compleanno, condoglianze…).

• Descrizione: qui è possibile assegnare al template una descrizione/nome.

• Descrizione (alt.): in ASA HOTEL si distingue sempre tra la lingua primaria e la lingua alternativa. Se, ad es., l'inglese è impostato come lingua alternativa, questo campo è previsto per la descrizione in inglese del template. Questa appare quando un utente utilizza ASA HOTEL in lingua inglese.

• Destinatario e-mail: questa funzione può essere utilizzata quando un template deve essere sempre inviato allo stesso destinatario (necessario solo in casi molto rari) oppure quando ogni e-mail deve essere inviata, ad es. in CC o CCN, all'indirizzo dell'hotel stesso. Si tratta di un campo formula. Con doppio clic su "toStr" appare nella riga della formula il valore "toStr(xValore)". Qui va inserito nel contenuto della parentesi „E-mail Adresse" (indirizzo e-mail), ad es. "info@asahotel.com".

Anche il gruppo HTML-Template ha un proprio campo Codice e un campo Posizione (visibili nell'elenco dei gruppi). Il codice di un gruppo è un campo obbligatorio e deve essere univoco per licenza. Duplicando un gruppo, non viene ripreso il codice dell'originale, ma viene assegnato automaticamente un nuovo codice univoco. La posizione stabilisce qui l'ordine in cui vengono elencati i gruppi stessi – sia nelle anagrafiche sia durante l'invio di un'e-mail tramite ASA Webmail i gruppi vengono ordinati per posizione (a parità di posizione, per nome).

Ai fini del conteggio delle licenze di ASA Webmail vengono considerati esclusivamente gli E-mail template; i Landing page template non vengono conteggiati in aggiunta su questo contingente.

In Anteprima varianti è già visibile un'anteprima del contenuto del template. Il pulsante „Varianti linguistiche HTML-Template" viene approfondito nell'articolo „ASA Webmail | Landing page" alla voce „Altre lingue". Maggiori informazioni su „Condizioni template" nell'articolo „ASA Webmail | Condizioni HTML-Template".

Cliccando su „Bozza" si apre la vista di modifica.

Più strutture TV

Se si lavora con più strutture TV (ad es. più hotel oppure Hotel+Residence) è possibile creare "Gruppi template HTML" separati per ciascuna struttura. Affinché i gruppi corretti vengano mostrati nella struttura corretta, questi devono essere assegnati in Menu » Hotel » Impostazioni » Strutture TV nella scheda Impostazioni. Se qui non viene selezionato alcun gruppo, tutti i gruppi di template sono disponibili per tutte le strutture TV.

Questa impostazione è adatta anche per escludere in modo mirato dall'invio singoli gruppi di template – ad es. un gruppo di test interno, in cui sono in lavorazione nuovi template, oppure gli stessi „Template di esempio". In questo modo si evita che vengano inviati per errore a un ospite.