Mentre i conti fattura hanno un valore limitato dal punto di vista commerciale (devono essere basati su chiari requisiti legali) i conti vendita possono essere gestiti in base alle tue esigenze aziendali, per ottenere statistiche di vendita personalizzate in modo ottimale.
Innanzitutto, due distinzioni importanti:
Conti vendita e conti fattura per livello di dettaglio
A fini puramente contabili, è sufficiente raggruppare i servizi o gli extra all'interno di un'aliquota IVA. Questo ha senso, ad esempio, per evitare di sovraccaricare la fattura degli ospiti con pagine e pagine di liste di bevande. Quindi, se sul conto compare "Bevande", o eventualmente anche "Bevande ristorante" e "Bevande bar", va bene.
La situazione è completamente diversa in termini analitici. Naturalmente, l'azienda desidera sapere esattamente quali bevande sono state consumate. E questo viene poi analizzato attraverso i conti vendita.
Conti vendita e conti fattura per valore
Un'altra differenza importante è la diversa valutazione dei due tipi di conto. Mentre un conto vendita viene contabilizzato su base giornaliera (cioè ciò che l'ospite ha consumato), un conto fattura fornisce solo informazioni su quali importi sono stati fatturati in quale data.
La struttura dei conti vendita
I conti vendita sono utilizzati per scopi analitici. Una buona struttura è quindi essenziale. La struttura non solo mette ordine nei numerosi conti individuali, ma permette anche di creare dei totali.
Fondamentalmente, abbiamo bisogno di tre "ingredienti" per una buona strutturazione:
- un numero di conto;
- una tipizzazione del conto, dell'intestazione gruppo o della fine gruppo;
- una denominazione.
Con questi tre elementi, stiamo cercando di creare un piano di vendita ben strutturato.
Definisci l'inizio e la fine
Vorremmo che l'importo totale apparisse in fondo ai conti vendita. Quindi, dobbiamo "contenere" l'intero piano contabile delle vendite tra un'intestazione gruppo e una fine gruppo:
00-000 Fatturato [intestazione gruppo]
99-999 Fatturato, totale [fine gruppo]
Poiché questo è l'inizio e la fine dell'intero piano dei conti vendita, possiamo assegnare con sicurezza il numero di conto più basso e più alto possibile. Alla fine gruppo viene data lo stessa denominazione dell'intestazione gruppo, ma con l'aggiunta "totale" o "somma", in modo che sia immediatamente chiaro che si tratta di un gruppo di conti vendita totalizzabili (o totalizzati).
Raggruppa conti vendita
Una volta che il piano del conto vendite è stato definito come tale, possiamo effettuare il primo raggruppamento. Per questi utilizziamo l'ambito numerico del 10:
00-000 Fatturato [intestazione gruppo]
10-000 Servizi [intestazione gruppo]
10-999 Servizi, totale [fine gruppo]
99-999 Fatturato, totale [fine gruppo]
Ora abbiamo creato un ulteriore raggruppamento "Fatturato" all'interno del raggruppamento "Servizio". ASA HOTEL riconosce la "nidificazione" e quindi subordina i servizi al fatturato.
Espandiamo l'esempio per includere un altro gruppo "Extra" con un intervallo di numeri pari a 20. (Le aziende con un reparto spa potrebbero utilizzare la gamma di numeri 20 per la spa e la gamma di numeri 30 per gli extra).
00-000 Fatturato [intestazione gruppo]
10-000 Servizi [intestazione gruppo]
10-999 Servizi, totale [fine gruppo]
20-000 Extra [intestazione gruppo]
20-999 Extra, totale [fine gruppo]
99-999 Fatturato, totale [fine gruppo]
Assegna conti vendita
Il passo successivo consiste nell'assegnare i conti vendita ai singoli gruppi. È consigliabile non limitarsi a numerare i singoli conti consecutivamente con 001, 002, 003, 004 eccetera, ma procedere per gradi in modo da poter aggiungere un altro conto, se necessario.
00-000 Fatturato [intestazione gruppo]
10-000 Servizi [intestazione gruppo]
10-100 Alloggio [conto]
10-200 Supplementi [conto]
10-300 Detrazioni [conto]
10-400 Servizi aggiuntivi [conto]
10-999 Servizi, totale [fine gruppo]
20-000 Extra [intestazione gruppo]
20-999 Extra, totale [fine gruppo]
99-999 Fatturato, totale [fine gruppo]
Per i raggruppamenti più estesi, può essere utile creare ulteriori sottogruppi.
00-000 Fatturato [intestazione gruppo]
10-000 Servizi [intestazione gruppo]
10-100 Alloggio [conto]
10-200 Supplementi [conto]
10-300 Detrazioni [conto]
10-400 Servizi aggiuntivi [conto]
10-999 Servizi, totale [fine gruppo]
20-000 Extra [intestazione gruppo]
20-100 Cibo e bevande [intestazione gruppo]
20-110 Bevande analcoliche [conto]
20-115 Birra [conto]
20-120 Vini rossi [conto]
20-125 Vini bianchi [conto]
20-130 Bevande calde e caffè [conto]
20-135 Cocktail, long drink [conto]
20-140 Aperitivo [conto]
20-145 Alcolici pregiati [conto]
20-150 Schnapps, liquori [conto]
20-155 Spuntini [conto]
20-190 Ristorante [conto]
20-191 Contanti [conto]
20-199 Alimenti e bevande, totale [fine gruppo]
20-200 Minibar [conto]
20-300 Internet [conto]
20-900 Altri extra [conto]
20-999 Extra, totale [fine gruppo]
40-000 Telefono [conto]
80-000 Varie [Intestazione gruppo]
80-100 Sconto pagamento [conto]
80-200 Detrazione pagamento [conto]
80-300 Imposta di soggiorno [conto]
80-400 Spese [conto]
80-999 Varie, totale [fine gruppo]
99-999 Fatturato, totale [fine gruppo]
Questa è già una struttura abbastanza buona, che naturalmente possiamo ampliare in base alle esigenze.
Per non perdere traccia di questa nidificazione, ci sono i comandi "Struttura completa" e "Struttura gruppi" sotto "Comandi", che leggono il piano contabile di vendita e lo visualizzano in una struttura ad albero a scopo di controllo.
Determinare le statistiche sul fatturato
Di norma, le statistiche sul fatturato vengono create nella sezione "Statistiche" del programma. Tuttavia, è anche possibile ottenere le prime informazioni direttamente nella sezione "Conto vendita" del programma:
Il comando di lista "Calcola somme" può essere utilizzato per calcolare il fatturato per qualsiasi periodo. Le colonne di vendita corrispondenti devono essere aggiunte alla tabella prima del calcolo. Gli importi vengono totalizzati in base alla struttura del gruppo e visualizzati direttamente nella tabella.
Conto di cassa
Un conto di cassa può essere memorizzato nel conto vendite. Per i conti fatturazione che incidono sul fatturato (conti immediati, vendite esterne), le registrazioni corrispondenti del libro cassa vengono ora registrate automaticamente per qualsiasi conto di cassa assegnato ai conti vendita (prelievo di contanti per le mance).
Punti vendita/conti fattura
Lo stesso extra può essere contabilizzato su un conto fattura diverso a seconda del punto vendita. Ad esempio, "bevande ristorante" e "bevande bar" possono essere indicati separatamente sulla fattura. L'assegnazione viene effettuata nella tabella seguente.
Numero reparto esterno
Questo campo è necessario in relazione all'interfaccia del registratore di cassa.
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