Controllo/chiusura giornaliero

Con il controllo giornaliero alla voce Hotel/Attività periodiche, è possibile effettuare automaticamente un controllo di vari dati ed elaborare direttamente i punti che non sono stati completati. Inoltre, vengono visualizzati i punti aperti che impediscono la chiusura.

Dopo il controllo giornaliero, la chiusura giornaliera può essere effettuata con "Alla chiusura". A seconda delle configurazioni del sistema attivate (Impostazioni »/ Sistema » Configurazione di sistema » Azienda » Statistiche » Chiusura giornaliera), tramite la chiusura giornaliera è possibile avviare diverse operazioni:

Operazioni che vengono completate con la data di controllo giornaliera:

• Esportazione DATEV
• Aggiornamento dei contingenti
• Accesso di tutti gli ospiti
• Trasmissione delle denunce degli ospiti
• Denunce giornaliere

Operazioni che vengono completate con la situazione/tempo attuale:

• Chiusura dei registratori di cassa
• Chiusura dei terminali di pagamento
• Trasmetti benchmark (come memorizzato in Albergo APT)

Bloccare/Riassumere: nelle configurazioni di sistema possono essere salvati due periodi, con i quali da un lato "i dati vengono bloccati" (i dati vengono chiusi) e dall'altro "i dati vengono riassunti" (chiusura statistica anticipata). Le informazioni sulle rispettive operazioni sono disponibili tramite il bottone "Info".

Spiegazione dei termini

Concludere: a seconda delle impostazioni di sistema memorizzate, i dati vengono trasferiti con la data memorizzata nei controlli giornalieri alla fine della giornata. I registratori di cassa e i sistemi di pagamento sono finalizzati alla situazione attuale, cioè ora/immediatamente. La trasmissione del benchmark si basa sui periodi di tempo memorizzati in Albergo APT.

Bloccare i dati: tutti i servizi, gli extra ecc. verranno bloccati e non saranno più modificabili o cancellabili fino alla data di chiusura. I dati vengono regolarmente bloccati in DE e AT (importante anche per il calcolo dei dati di saldo). La data può essere memorizzata nelle impostazioni del sistema. Prima della versione 21.09, questa operazione veniva chiamata "Chiusura giornaliera".

Riassumere dati: il riassunti dei dati aumenta le prestazioni e velocizza le analisi statistiche. Tutti i servizi, gli extra e le telefonate dei conti fatturazione stampati definitivamente fino alla data inserita vengono trasferiti nelle statistiche di vendita e poi eliminati. Attenzione: le analisi dettagliate a livello di singoli extra non sono più possibili. Le posizioni dei conti vengono trasferite nelle statistiche delle fatture e rimangono disponibili per la visualizzazione nelle fatture stampate. I conti possono quindi essere consultati in modalità di sola lettura. La data può essere memorizzata nelle impostazioni del sistema. Si raccomanda di non riassumere i dati vicini non più di 3 anni, piuttosto fino a 5 anni fa. Prima della versione 21.09, questa operazione veniva chiamata "Chiusura delle statistiche".

ATTENZIONE! Se nella configurazione del sistema vengono memorizzati dati riassunti fino a 1 anno fa, i dati dell'anno precedente fino al 31/12 verranno riassunti con la chiusura giornaliera del 01/01/2025, ad esempio. In questo caso, si tratta del 31/12/2024. Se desideri riassumere i dati esattamente un anno fa, devi inserire 12 mesi o 365 giorni.

Un altro esempio con settembre 2022:
Riassumi i dati fino a [4 anni fa].
In questo esempio, i dati sono riassunti fino al 31 dicembre 2018.

Informazioni dettagliate

In Hotel » Attività periodiche, ci sono due voci di menu per il controllo/la chiusura giornaliera: "Controllo/chiusura giornaliera" e "Cronologia chiusura giornaliera" (la cronologia può essere richiamata direttamente alla chiusura giornaliera).

Un controllo con il giorno precedente viene inizializzato automaticamente alla voce di menu Controllo/chiusura giornaliera. Vengono controllate le seguenti aree:

Controllo giornaliero

Le quattro colonne seguenti illustrano i punti aperti o che devono essere affrontati:

• Numero: totale di tutti i punti da controllare fino al periodo controllato.
• Verde: nessun punto da controllare, arancione: attenzione, punti aperti da controllare
• Numero per "Chiusura": questo mostra il totale di tutti i punti aperti che impediscono una chiusura giornaliera in cui i dati devono essere bloccati o riepilogati. Questi punti devono quindi essere trattati prima di poter effettuare la chiusura.
• Impedisce "Chiusura": mostra usando un colore se i singoli punti impediscono la chiusura.

Con l'opzione "Mostra i punti da controllare per "Chiusura"" (attiva solo se i dati sono bloccati), si possono filtrare tutti i dati essenziali che impediscono una chiusura:

Dati ancora da verificare che impediscono la chiusura giornaliera.

Se il controllo giornaliero e le relative chiusure vengono effettuate in un giorno diverso, la data può essere modificata qui. Per impostazione predefinita, all'apertura viene suggerito il giorno precedente.

Selezione della data di controllo giornaliero

Una volta che tutti i punti da controllare sono stati cancellati, il processo può essere completato. Il bottone "Alla chiusura" ti porta all'area "Chiusura" di ASA HOTEL.

Alla chiusura

A seconda delle configurazioni di sistema memorizzate (vedere il paragrafo successivo), vengono suggerite e visualizzate varie operazioni di chiusura.

In Bloccare/Riassumere viene visualizzato se e fino a quale data i dati saranno bloccati e/o riassunti per la prossima chiusura o fino a quando i dati sono stati bloccati e/o riassunti per l'ultima chiusura.

Sotto il bottone "Cronologia", si apre una tabella con le ultime transazioni completate. I colori sono utilizzati per illustrare quali aree di chiusura sono state completate con successo (verde), quali non sono state completate/completate in modo errato (rosso) e quali sono state disattivate durante l'ultima chiusura (bianco).

Configurazione del sistema chiusura giornaliera

Nella configurazione del sistema, alla voce Azienda » Statistiche » Chiusura giornaliera, puoi definire individualmente quali chiusure devono essere effettuate. Ad esempio, l'esportazione DATEV è rilevante solo per le aziende di Germania e Austria e può essere disattivata per le aziende italiane. I rapporti sugli ospiti, gli aggiornamenti dei contingenti e le chiusure dei registratori di cassa possono essere d'interesse per tutte le aziende. Se queste operazioni sono attivate, vengono suggerite di default al completamento (ma possono anche essere disattivate prima del completamento).

Configurazioni del sistema per la chiusura giornaliera in Azienda » Chiusura statistica

Gruppo analisi: se i rapporti di un gruppo analisi devono essere sempre stampati dopo il completamento, il rispettivo gruppo analisi può essere memorizzato qui.

Data proposta per controllo giornaliero: qui puoi specificare se il controllo giornaliero viene effettuato nel giorno corrente o in quello precedente per impostazione predefinita. Poiché la data del controllo giornaliero viene utilizzata anche per alcune operazioni di chiusura, si deve impostare qui "giorno precedente" se le chiusure vengono effettuate il giorno successivo per il giorno precedente o "giorno corrente" se le chiusure vengono completate alla fine della giornata.

Bloccare i dati fino al. Esempio nell'immagine: se una chiusura dovesse essere effettuata il 06/09/2022, i dati sarebbero bloccati fino al 31/12/2020. Se viene specificato 0, i dati non vengono bloccati.

Di norma, soprattutto in Germania, il mese precedente viene bloccato dopo alcuni giorni quando si seleziona "Blocca dati". Con le seguenti impostazioni, il mese precedente sarà bloccato a partire dal 15 del mese successivo, vale a dire che dal 15/09/2022 i dati saranno bloccati fino al 31/08/2022.

IMPORTANTE! Riassumere i dati fino a: Poiché il riassunto dei dati aumenta significativamente le prestazioni di ASA HOTEL e velocizza le analisi statistiche, si consiglia di memorizzare diversi anni (ad esempio 5 anni). Attenzione: le analisi dettagliate a livello di singoli extra non sono più possibili. Le posizioni dei conti vengono trasferite nelle statistiche delle fatture e rimangono disponibili per la visualizzazione nelle fatture stampate. I conti possono quindi essere consultati in modalità di sola lettura. In questo caso, se la chiusura venisse effettuata il 6 settembre 2022, i dati verrebbero aggregati fino al 31 dicembre 2017.

Attività di controllo/chiusura giornaliera:

• "Hotel: controllo/chiusura giornaliera": con questa opzione è possibile includere o escludere il controllo e la chiusura giornaliera completi.
• "Hotel: chiusura giornaliera": tramite questa attività, la chiusura giornaliera non è accessibile.