GDPR - Regolamento Europeo 2016/679

Nonostante negli ultimi mesi ci siamo ampiamente occupati della GDPR, ci teniamo a rimarcare che non siamo in nessun modo avvocati e non offriamo consulenza legale. I contenuti, le descrizioni, i documenti, le raccomandazioni e tutte le informazioni messe a disposizione servono come supporto e non sostituiscono in nessun modo la consulenza legale.

Scheda “Protezione dati”

Una doverosa premessa: in base alla GDPR, affinché i dati siano elaborati, devono sussistere un interesse giustificato, un consenso scritto, un obbligo contrattuale, precontrattuale o legale. A tal fine è stata generata una nuova scheda denominata “Protezione dati” all’interno del profilo ospite. Di seguito, verranno illustrati i singoli campi e verranno fornite raccomandazioni per la gestione degli stessi.

Ultimo consenso [online] e Stampa Dichiarazione di consenso

Con la Versione 17.05 i campi “Privacy“ e “Stampa privacy“ sono stati rinominati rispettivamente in “Ultimo consenso“ e “Stampa dichiarazione di consenso“. La stampa della dichiarazione di consenso aggiornata secondo i termini della GDPR può avvenire direttamente da qui o dall‘interno della maschera degli ospiti in camera. A seconda della lingua dell'ospite, il documento verrà stampato in tedesco, italiano, inglese o francese. Durante la stampa del consenso, la data viene automaticamente inserita nel campo "Ultimo consenso" e il campo "Consenso conservazione dati" viene proposto. La data "Ultimo consenso" è inclusa, tra le altre cose, in ulteriori calcoli inerenti i periodi di conservazione dei dati (vedere la Configurazione del sistema). Già prima della GDPR era necessario ottenere il consenso dell'ospite per il trattamento dei dati personali, ma con l’avvento della GDPR l’argomento ha acquisito nuovi significati.

I moduli di testo "Informazioni sanitarie", "Allergie/intolleranze alimentari" e "Altre preferenze" possono essere attivati o disattivati. È anche possibile stampare le date di nascita dell’ospite, l’indirizzo e-mail (versione 17.05a) e una individuale nota privacy sulla dichiarazione di consenso. Questa nota privacy può essere anche inserita sotto Impostazioni » Azienda » Azienda » Altri Dati » Dichiarazione Privacy.

Immagine 2: Moduli di testo della dichiarazione di consenso

Tutti i campi di consenso sono direttamente collegati alla dichiarazione di consenso. Ad esempio, se l'ospite non acconsente al trattamento e alla conservazione dei propri dati al fine di facilitare l'elaborazione di soggiorni futuri, è necessario disabilitare la casella di controllo corrispondente.

 

Scheda ospite

Qualora l'ospite desideri esercitare il suo diritto all'informazione, la scheda ospite completa di tutti i dati potrà essere stampata rapidamente e semplicemente direttamente dalla scheda protezione dati e consegnata all'ospite o inviata come file.pdf.

Consenso valida fino al e Consenso scaduto

Secondo molti esperti in tema di Protezione dati, una dichiarazione di consenso legalmente conforme è valida fino a eventuale revoca, ma su questo punto vi sono opinioni discordanti. A tal proposito, comunque, la ASA HOTEL permette anche una gestione del consenso temporanea. Il campo data "Consenso valido fino al" si evince dalla data inserita in "Ultimo consenso" oltre che dal periodo di conservazione memorizzato nelle impostazioni di sistema. Se il consenso dovesse essere scaduto, si attiverà automaticamente la casella di controllo "Consenso scaduta".

Immagine 4: Campi di consenso

Campi di consenso

La prima sezione della finestra sulla Protezione dati illustra i singoli paragrafi del modulo di consenso.

1. Il “Consenso conservazione dati” deve essere attivato se l'ospite accetta il trattamento e la conservazione dei propri dati per i soggiorni futuri (primo paragrafo nel modulo di consenso) e verrà attivato automaticamente se è stato impostato il flag su Consenso pubblicità. Al fine di facilitare l'aggiornamento manuale del Consenso, quando viene attivato il consenso alla conservazione dei dati, la data corrente viene inserita come data dell'Ultimo consenso.
   Se l'ospite non acconsente alla conservazione dei dati, verrà utilizzato il periodo di conservazione salvato nella Configurazione del sistema alla voce "Con Rifiuto della conservazione dati".
2. “Consenso pubblicità”: l'attivazione di questo campo viene interpretata come consenso per la pubblicità e la conservazione dei dati. I campi collegati vengono aggiornati conseguentemente.
   Il consenso contiene le indicazioni come da paragrafo seguente:
   „Io accetto che i miei dati personali vengano utilizzati per l'invio di informazioni su promozioni della struttura ricettiva, i suoi dintorni e gli eventi locali”.
   Gli ospiti devono sempre essere selezionati per le campagne di pubblicità in anticipo ed elaborati successivamente (filtro "Pubblicità" o "Protezione dati").
   Sotto Configurazione del sistema » Azienda » Ospiti » Proposte si può impostare che il "Consenso pubblicità" venga attivato automaticamente con la stampa della "Dichiarazione di consenso".
3. Tramite la funzione “Consenso dati nutrizionali" verrà barrato un segno di spunta se il sottoscritto si dichiara d'accordo affinché vengano elaborati ulteriori dati relativi alle allergie/intolleranze alimentari e a esigenze dietetiche particolari.
4. Se l'hotel raccoglie e memorizza i dati sanitari, ad esempio, per trattamenti termali, è necessario il consenso dell'ospite. Se l'ospite accorda il suo permesso, la casella di controllo “Consenso dati sanitari” verrà attivata.
5. Se l'ospite seleziona anche l'ultimo punto del modulo di consenso, il campo “Consenso altre preferenze (profiling…)” verrà attivato.

Ultima Iscrizione/Disdetta Newsletter e Newsletter e Post

In caso di attivazione o disattivazione del flag sulla “Newsletter”, la data corrente viene inserita nel campo “Ultima Iscrizione/Disdetta Newsletter”

Il campo "Mail" è stato rinominato in "Post". In pratica, all'interno di una famiglia, viene selezionata una persona a cui verrà inviato, ad es., l'attuale prospetto. Questa casella di controllo indica in sostanza quale ospite è stato designato come destinatario di tali comunicazioni.

Nel momento in cui venga associato un indirizzo e-mail ad un cliente si attiverà in automatico il flag sulla Newsletter. Se non si desidera che questo avvenga in automatico, occorre disattivarlo nelle Impostazioni di Sistema alla voce Azienda » Ospiti » Proposte.

Campi con data

La descrizione dei campi della seconda sezione della scheda protezione dati dovrebbe essere letta attentamente. Sulla base dei dati di questi e di altri campi, viene calcolato il lasso di tempo ("conservare fino al") in base al quale i dati dell'ospite possono essere eventualmente cancellati. Le impostazioni del Sistema di Protezione dati devono essere memorizzate nella Configurazione del sistema » Azienda » Ospiti. La sezione Protezione dati – Configurazione del sistema descrive dettagliatamente la logica di questi campi.

Immagine 5: Campi con data nella scheda “Protezione dati”

Ultimo contatto

Il campo data contenente "Ultimo contatto" tiene traccia dell'ultima volta in cui l'hotel è stato in contatto con l'ospite. Qui viene automaticamente aggiornata la data corrispondente ogni volta che viene inserita o cancellata una richiesta o una prenotazione, al momento del check-in o del check-out e quando si creano conti.

Questo campo può anche essere gestito manualmente. Ad esempio, se l'ospite chiama, la data del giorno richiesto può essere selezionata rapidamente con “+” e la chiamata telefonica può essere contestualmente documentata nei commenti.

Interesse giustificato fino al            

I dati personali possono essere trattati in ottemperanza alla GDPR in caso vi sia un interesse giustificato imperativo della società di elaborazione dei dati. Ciò significa che, nel contesto di una attenta valutazione, possono essere trattati tutti i dati per i quali i pro all'elaborazione superino i contro nei riguardi della persona responsabile.

Ad esempio, l'albergatore potrebbe dover addebitare una penale per una mancata presentazione e emettere una fattura all'ospite. L'albergatore ha quindi un interesse giustificato a conservare i dati degli ospiti.

Il campo "Interesse giustificato fino al" è l'unico dei quattro campi data in questa sezione la cui data potrebbe essere collocata nel futuro. ASA HOTEL calcola questa data in base alla scadenza impostata nelle impostazioni di sistema.

Esempio:

Se l'ospite effettua una richiesta per ottobre 2019, sussiste un interesse giustificato a conservare i dati degli ospiti fino al giorno della partenza richiesta nell'ottobre 2019 (con l’impostazione “A partire dall’ ultima richiesta” è 0). Quindi la data contenente questo giorno di partenza verrebbe inserita nel campo. Nell'ambito di una prenotazione, l'albergatore potrebbe essere interessato a conservare i dati degli ospiti anche dopo la data di partenza prenotata (ad esempio: per le spese di annullamento). Per impostazione predefinita, suggeriamo per un mese dopo la data di partenza prenotata.

Ultimo soggiorno

Il campo "Ultimo soggiorno" include il giorno di arrivo dell'ultimo soggiorno. Questo campo è importante per l’aggiornamento alla Versione 17.05. Di conseguenza, tutti gli ospiti senza un documento (p.e. fattura) o un consenso, che però si trovavano nella struttura, continuano a rientrare nel database degli ospiti fino alla scadenza del periodo di conservazione secondo le impostazioni di sistema.

Ultima data documento

Il campo "Ultima data documento" contiene la data in cui all'ospite è stato emesso un documento fiscale (fattura/ricevuta). In questo caso, devono essere rispettati i requisiti di conservazione previsti dalla legge (ad esempio: in Italia e in Germania 10 anni). Nelle impostazioni di sistema è possibile inserire la rispettiva scadenza in mesi sotto il punto "A partire dall’ultima data documento" (ad esempio 120 mesi).

Esempio:
All'ospite sarà rilasciato il 29/05/2018 un documento fiscale. Nel campo "Ultima data documento" verrà automaticamente inserita questa data. Nelle impostazioni di sistema viene fornito un periodo di 120 mesi per la memorizzazione di ospiti con documenti. Ciò significa che la fattura e i dati degli ospiti necessari devono essere conservati almeno fino al 29/05/2028.

Aggiornare protezione dati

Tramite il tasto "Aggiorna protezione dati" i dati possono anche essere aggiornati manualmente. Siccome ASA HOTEL calcola i dati in modo dinamico, questo pulsante è necessario solo in casi particolari (ad esempio quando vi sia uno scambio di ospiti in una prenotazione). Con "Aggiornamento protezione dati" i dati vengono ricalcolati in base alla situazione attuale.

Conservare fino al

Nota preliminare: Se nel campo "Conservare fino al" non viene inserita alcuna data (illimitato), l'ospite non verrà cancellato né bloccato. Negli altri casi, questa data è il risultato di diversi calcoli in background relativi alle impostazioni sulla protezione dati specificate nelle impostazioni di sistema.
ASA HOTEL confronta le scadenze calcolate e inserisce la data più lontana nel campo "Conservare fino al".

Esempio 1:

Al 24/05 il Sig. Achmüller ha fatto una richiesta per un soggiorno dal 27/06 al 30/06.
Nel campo "Ultimo contatto" viene inserita automaticamente la data "24/05/2018". Il giorno di partenza richiesto è il 30/06 cioè nel campo "interesse giustificato fino al" viene automaticamente inserita questa data (con l’impostazione “A partire dall’ultima richiesta” è 0).
Poiché nelle impostazioni di sistema è impostato un periodo di conservazione di tre mesi " a partire dall'ultimo contatto", verranno aggiunti tre mesi al 24/05 (ovvero 24/08). ASA HOTEL confronta la data calcolata (24/08) con la data "Interesse giustificato fino al" (30/06) e inserisce la data più lontana nel campo "Conservare fino al". L'ospite verrà cancellato in questo caso dal 24/08.

Esempio 2:

Se lo stesso ospite avesse richiesto il periodo dal 12/09 fino al 15/09, nel campo "Interesse giustificato fino al" sarebbe quindi stato inserito il 15/09. La data più lontana sarebbe quindi il 15/09 ("interesse giustificato") rispetto alla data calcolata (24/08). Nel campo "Conservare fino al" in questo caso verrebbe inserito il 15/09.

Immagine 6: Esempio 1 e 2 rappresentati graficamente

 

Nessuna eliminazione automatica

Se l'ospite per qualsiasi motivo non deve essere cancellato, deve essere attivata la casella "Nessuna eliminazione automatica". Il campo "Conservare fino al" rimane vuoto a prescindere dalle scadenze memorizzate.

Bloccato

"Bloccato" significa che l'indirizzo non può più essere utilizzato a livello operativo, ma non viene eliminato. I dati degli ospiti bloccati tuttavia non appaiono più nelle tabelle.

Elimina Ospite

Siccome ogni richiesta di cancellazione da parte di un ospite deve essere adempiuta immediatamente per legge, è stato inserito nella scheda protezione dati la casella "Elimina ospite". Qui viene mostrato un tentativo di eliminare il maggior numero possibile di dati dell'ospite. Se l'ospite deve ancora essere memorizzato per ragioni legali, verranno cancellati solo i dati non necessari (campi), i collegamenti ad altre tabelle e tutti i flag nella scheda protezione dati verranno reimpostati e l’ospite verrà bloccato. Altrimenti, sarà completamente cancellato dal database.

Attraverso la cancellazione degli ospiti verranno mostrate informazioni sull'operazione. Tra le quali esiste la possibilità di eseguire solo un blocco dell’ospite anziché una cancellazione. Se nella configurazione di sistema viene attivato "bloccare al posto di cancellare", gli ospiti vengono solo bloccati (senza opzione di cancellazione). I dati collegati rimangono inalterati.

In sintesi, queste sono le azioni eseguite con i dati collegati:

• I dati scaduti e statisticamente chiusi saranno cancellati.
• I dati scaduti ma non statisticamente completati saranno resi anonimi e il collegamento con l'ospite verrà eliminato.
• I dati non scaduti rimangono inalterati e impediscono l´eliminazione dell´ospite.

Ultima sincronizzazione con DPMS, Sincronizza con [Zerberus], Apri [Zerberus] – dalla versione 17.06

Questi campi vengono visualizzati quando il modulo “Data protection management systems” è attivo.

Annotazioni protezione dati

Il campo “annotazioni” viene utilizzato per documentare le informazioni relative alla Protezione dati dell'ospite. Ad esempio, se l'ospite chiama, la data può essere modificata manualmente nel campo "Ultimo contatto". Questo processo può essere annotato nel campo dei commenti.