Prenotazioni "esterne" – Centro Assistenza ASA

Cosa sono le prenotazioni esterne?

Una "prenotazione esterna" viene sempre creata quando si effettua una prenotazione online/una richiesta/una registrazione alla newsletter/un pagamento tramite un portale internet. Tutte le informazioni rilevanti fornite dal portale vengono trasferite alla prenotazione esterna. A seconda delle impostazioni del portale internet, la prenotazione esterna è collegata a una prenotazione interna creata automaticamente. La prenotazione appare nel Quadro prenotazioni e viene contrassegnata come "Controllare".

Se una prenotazione è collegata a una prenotazione esterna, l'ID esterno viene visualizzato nel modulo di prenotazione. Il bottone "Prenotazione esterna" apre il modulo con i dati della prenotazione esterna. Se la persona che prenota non viene creata automaticamente, il bottone "Inserisci ospite esterno" può essere utilizzato per sincronizzarsi con il database degli ospiti.

Contenuto di una prenotazione esterna

La prenotazione esterna contiene dati relativi alla prenotazione, agli ospiti e al marketing, nonché varie informazioni e note che vengono trasmessi dal portale Internet. Inoltre, viene assegnata automaticamente la migliore camera possibile (area inferiore). Di norma, l'ospite "esterno" viene creato automaticamente come "ospite" e aggiunto alla prenotazione come prenotante.

Caso speciale: l'ospite non viene inserito automaticamente

In alcuni casi, il sistema non è sicuro che l'ospite esista già. In questi casi, invece di creare erroneamente un doppione, l'ospite esterno non viene assegnato direttamente, ma il nome dell'ospite e l'indirizzo e-mail vengono memorizzati come commento nella prenotazione. Questo accade spesso quando ci sono delle somiglianze con i profili degli ospiti esistenti, ma non c'è una corrispondenza completa.

Procedura per gli ospiti non registrati

Se l'ospite non viene assegnato automaticamente, è necessaria un'assegnazione manuale. Ecco i passaggi:

Registrazione ospite esterno: clicca sul pulsante "Registra ospite esterno" direttamente nella schermata di prenotazione. In alternativa, puoi passare alla prenotazione esterna e cliccare su "Registra" nell'angolo in alto a destra.
Sincronizzazione ospite: la sincronizzazione ospite viene visualizzata dopo l'inserimento. Qui l'utente può verificare se l'ospite esiste già nel sistema e, se necessario, selezionare il record appropriato o salvare l'ospite come nuova registrazione.

Indicazioni e note

Indicazioni: le prenotazioni esterne spesso mostrano dettagli specifici forniti dalla piattaforma di prenotazione, come i servizi inclusi, le date di arrivo e di partenza, le informazioni sul prezzo della commissione.
I commenti dell'ospite sono spesso riportati nelle note.

Prenotazioni, richieste d'informazioni e anticipi non assegnati non inseriti automaticamente

In caso di richieste d'informazioni o anticipi non assegnati, la prenotazione "esterna" viene visualizzata sul lato destro del Quadro prenotazioni e deve essere elaborata.

Visualizzazione nel Quadro prenotazioni delle prenotazioni esterne che devono essere elaborate.

Se la prenotazione esterna non è collegata a una prenotazione interna, questo campo nella prenotazione esterna è vuoto.

Prenotazione di prenotazioni esterne

A seconda del caso d'uso, puoi selezionare una camera o un'offerta diversa da quella suggerita dal sistema, che corrisponde meglio alla richiesta o alle esigenze dell'ospite. Una volta completata la selezione, la richiesta può essere finalizzata cliccando sul bottone "Acquisisci". Questo crea una prenotazione "interna" che appare nel Quadro prenotazioni. Dopo la prenotazione, la prenotazione esterna viene automaticamente impostata su completata e vengono inserite la data e l'ora attuali.

Gestire gli acconti

Se un acconto è stato letto tramite il portale internet ma non è stato possibile assegnarlo automaticamente (ad esempio, a causa di un ID prenotazione mancante), viene attivato il bottone "Assegna acconto". Cliccando su questo bottone, l'acconto può essere assegnato manualmente alla prenotazione corrispondente. Questo assicura che tutti i pagamenti effettuati siano registrati correttamente e assegnati alle rispettive prenotazioni.