Pacchetti eventi | Modalità di funzionamento

I pacchetti predefiniti possono essere prenotati in vari modi:

• Direttamente alla prenotazione di una sala meeting

• A un orario programmato

• tramite un comando come costi puri negli extra (questi pacchetti non vengono visualizzati nella panoramica dell'evento né nella prenotazione della sala meeting).

I pacchetti che includono articoli con il flag "per persona" sono calcolati in base al numero di partecipanti. A seconda che il pacchetto sia prenotato in un funzione di una sala meeting o un orario, il numero di partecipanti deve essere inserito nel punto appropriato.

Se dai un'occhiata al pacchetto, vedrai gli extra, le risorse e le impostazioni associate.

Split pacchetto

A partire dalla versione 25.05 (rilascio previsto luglio/agosto 2025) è disponibile una nuova funzionalità nel software alberghiero ASA HOTEL:
I pacchetti aggiuntivi, spa ed eventi che sono stati addebitati con una quantità superiore a 1 possono ora:

• essere suddivisi (splittati) in più posizioni
• essere assegnati agli ospiti della camera già registrati

Questa funzione consente di elaborare in modo flessibile scenari di prenotazione complessi, in particolare per prenotazioni di gruppi o eventi.

Accesso alla funzione

1. Aprire la prenotazione dell'hotel
2. Accedere all'area "Addebiti"
3. Selezionare la scheda "Pacchetti"

Visualizzazione nella scheda "Pacchetti"

Nella scheda "Pacchetti", tutti i pacchetti aggiuntivi, spa ed eventi addebitati vengono visualizzati in forma tabellare con le informazioni più importanti.

A seconda del pacchetto selezionato, nella parte inferiore della finestra vengono visualizzate le seguenti prenotazioni collegate:

• Appuntamenti spa
• Addebiti extra
• Prenotazioni risorse

Sotto l’elenco dei pacchetti sono disponibili due nuove funzioni:

1. Suddividi quantità

• Apre una finestra di dialogo per selezionare la quantità da suddividere
• Esempio:
  Un evento con 70 persone è stato prenotato con un pacchetto.
  L'azienda A copre i costi per 40 persone, l'azienda B per 30 persone.
  → Tramite la funzione “Suddividi quantità” è possibile selezionare la quantità desiderata (ad es. 40).
  → Dopo la suddivisione vengono create due righe di pacchetto distinte:
  • Una riga con la quantità 40 (ad es. per l'azienda A)
  • Una riga con la quantità 37 (ad es. per l'azienda B)

Nota: Dopo la suddivisione, entrambe le righe di pacchetto possono essere elaborate indipendentemente l'una dall'altra, ad esempio per la compensazione con diversi pagatori o per l'assegnazione individuale.

Tutte le prenotazioni extra ora appaiono anche nella scheda Extra con la quantità suddivisa:

2. Assegnazione agli ospiti della camera

Se i pacchetti devono essere distribuiti direttamente agli ospiti della camera già registrati, è disponibile il comando "Assegna agli ospiti della camera".

• Cliccando sul comando si apre una finestra con tutti gli ospiti attualmente registrati nella prenotazione.
• La selezione desiderata può essere effettuata come segue:
  • per singoli ospiti attivando il flag "Selezionato"
  • oppure per tutti gli ospiti cliccando su "Seleziona tutti"

Dopo la conferma:

• Per un pacchetto con la quantità 70 e 70 ospiti registrati, vengono create 70 posizioni singole con quantità 1.
• Queste posizioni sono ora assegnate ai rispettivi ospiti della camera.

• Quando vengono creati i conti fatturazione tramite l’opzione “Separati per ospite”, la suddivisione e la visualizzazione vengono effettuate correttamente.

Casi particolari:

• Numero di ospiti selezionati inferiore rispetto alla quantità del pacchetto:
  → Vengono create posizioni singole per gli ospiti selezionati (quantità 1 per ciascuna posizione)
  → Inoltre, viene creata una posizione residua con la quantità rimanente, che non viene assegnata a nessun ospite

→ Esempio: la quantità 40 è assegnata a 10 ospiti

• Numero di ospiti selezionati superiore rispetto alla quantità del pacchetto:
  → Viene visualizzato un avviso che indica che non è stato possibile assegnare tutti gli ospiti selezionati
  → Viene creato solo il numero di posizioni corrispondente alla quantità del pacchetto. Le posizioni create vengono assegnate ai primi ospiti dell’elenco, secondo l’ordine della tabella.

Note aggiuntive

• La funzione è disponibile solo se la quantità originale del pacchetto è superiore a 1
• Dopo lo split o l’assegnazione, è ancora possibile modificare gli addebiti
• La chiarezza e la tracciabilità delle prenotazioni di gruppo sono migliorate in modo significativo

Obiettivo della funzione:
Gestione efficiente e assegnazione trasparente di servizi aggiuntivi per prenotazioni di gruppi o ripartizione mista di costi all'interno di una prenotazione.