Panoramica dell'evento

La panoramica dell'evento, nota anche come Function Sheet, è uno strumento centrale del Manager Eventi del nostro software alberghiero. Fornisce a tutti i dipendenti coinvolti nella pianificazione, realizzazione o follow-up degli eventi una panoramica strutturata e facilmente accessibile di tutte le informazioni rilevanti. Tra queste rientrano dettagli relativi alle sale e alla programmazione oraria, requisiti tecnici, richieste di catering e accordi specifici con il cliente.

L'obiettivo di questo documento è garantire che tutte le persone coinvolte siano sempre informate sullo stato attuale e che l'evento si svolga senza intoppi, indipendentemente dal fatto che operino alla reception, nei servizi, in cucina o nel reparto vendita eventi.

In questo articolo viene illustrato come accedere, interpretare e utilizzare in modo efficace la panoramica dell'evento.

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La panoramica dell'evento di ogni singolo evento può essere visualizzata direttamente tramite la relativa prenotazione:

La panoramica dell'evento inizia con i dati principali dell'evento, tra cui la data di prenotazione, il periodo dell'evento, il referente responsabile e l'azienda con i relativi dati di contatto, nonché note generali e indicazioni per i reparti reception, prenotazioni, ufficio eventi, housekeeping, ristorante e cucina.

All’apertura del dialogo sono disponibili diverse opzioni che consentono di definire in modo personalizzato quali informazioni devono essere visualizzate o stampate nella panoramica dell'evento. Di seguito vengono descritte nel dettaglio le singole impostazioni.

Nell’opzione del tipo di carattere è anche possibile modificare la dimensione del carattere per questo rapporto.

• Stampa attività: se questa impostazione è attiva, vengono visualizzate le attività registrate per questo evento.

• Stampa panoramica completa prenotazioni sala meeting: un elenco di tutte le prenotazioni della sala meeting con i dettagli dei posti a sedere, orario di inizio e fine, durata, stato, numero di persone/partecipanti e pacchetto prenotato.

• Stampa panoramica completa della programmazione oraria (in combinazione con "Stampa voci interne della programmazione oraria")

• Stampa panoramica completa prenotazioni camere

• Stampa dettagli prenotazioni sale meeting: tutte le informazioni rilevanti sono elencate per ogni prenotazione sala meeting.

• Stampa layout allestimento: questa impostazione attiva la visualizzazione della grafica dell'allestimento memorizzata nei dettagli della prenotazione della sala meeting.

• Stampa riepilogo costi hotel

• Stampa riepilogo costi evento

• Stampa voci interne della programmazione oraria: se questa impostazione è attiva, le voci del programma contrassegnate come interne vengono stampate anche nella panoramica dell'evento.

• Stampa blocchi di testo (Note)

IMPORTANTE: Tutte le note associate a una prenotazione della sala meeting vengono stampate nei dettagli della relativa prenotazione della sala. Quelle che non sono associate a una prenotazione sala meeting vengono invece stampate in calce alla panoramica dell'evento, poiché valide a livello globale per l’intero evento e indipendenti da una sala meeting o da un giorno specifico.

• Stampa blocchi di testo interni (Note)

• Gruppi di blocchi di testo: determina quali note/gruppi di blocchi di testo devono essere stampati. Ad esempio, per una panoramica dell'evento destinata al reparto tecnico potrebbero essere sufficienti le note del gruppo di testo "Tecnico", mentre quelle per cucina e servizi non sono necessarie. Se si desidera visualizzare tutti i gruppi di blocchi di testo, il campo può essere lasciato vuoto.

• Stampa pacchetto: vengono stampati i dati anagrafici di tutti i pacchetti prenotati. 

• Stampa pacchetto in dettaglio: oltre ai dati anagrafici, con questa impostazione viene stampata anche la descrizione del pacchetto.

• Stampa partecipanti all'evento

• Stampa dati aziendali e logo