Gestione eventi | Collegamento con le prenotazioni camera

La gestione integrata delle sale seminari nel PMS consente una gestione fluida, dalla prima richiesta fino alla fatturazione finale. Tutti i processi – dalla preparazione dell'offerta alla prenotazione fino alla fatturazione – sono collegati tra loro. Ciò significa che non è necessario inviare conferme di prenotazione separate. Inoltre, i pacchetti evento possono essere registrati e contabilizzati comodamente per ospite. Al termine dell'evento, la creazione della fattura diventa un gioco da ragazzi: può essere generata come fatturazione complessiva, come due fatture separate (per l'evento e per la prenotazione hotel) oppure singolarmente per camera/ospite.

Nell'area azioni del modulo evento si trova il pulsante "Prenotazione hotel", che offre diverse opzioni:

1. Visualizza: viene mostrato un elenco di tutte le prenotazioni camera già collegate all'evento.
2. Assunzione: questa funzione consente di trasferire una prenotazione hotel già esistente nell'evento. Durante l'assunzione, la prenotazione hotel originale viene eliminata, tuttavia tutti i dati rilevanti vengono trasferiti nell'evento. È tuttavia importante notare che, ad esempio, il numero di prenotazione, la data di prenotazione ecc. non vengono trasferiti, poiché l'evento dispone già autonomamente di questi dati. Se si desidera che i dati della prenotazione hotel vengano mantenuti, occorre procedere nel senso inverso (clic destro sulla prenotazione hotel → Prenotazione → Assunzione). In questo modo vengono mantenuti i dati di prenotazione della prenotazione hotel e non quelli dell'evento.
3. Prenota da contingente: se un contingente è collegato all'evento (operazione possibile nella scheda "Altro" sopra il nome dell'evento), è possibile prenotare singole camere da tale contingente per l'evento.
4. Assistente di prenotazione: l'Assistente di prenotazione consente di aggiungere in modo rapido e semplice nuove prenotazioni camera.
5. + camera fittizia per addebiti: questa funzione permette di aggiungere una camera del tipo "Altro", operazione non possibile tramite l'Assistente di prenotazione. Tali camere possono essere utilizzate, ad esempio, come camere PayMaster. Per attivare questa funzione, è necessario aggiungere un'apposita categoria camere sotto "Categoria camere fittizia per addebiti" nella configurazione del sistema (in Prenotazione → Evento). Questa categoria viene poi utilizzata per prenotare automaticamente le camere per gli addebiti nella prenotazione.

Non appena le prenotazioni camera sono collegate all'evento, ciò viene indicato dal flag attivo accanto al pulsante Prenotazione hotel. Allo stesso modo, nella prenotazione hotel si trova un flag attivo accanto al pulsante Evento quando le prenotazioni sala sono collegate alla prenotazione.