Prenotazioni senza assegnazione della camera

Per impostazione predefinita, a ogni prenotazione di camera viene assegnata non solo una categoria di camera, ma anche un numero di camera specifico. Per alcuni tipi di struttura – ad esempio hotel cittadini con un elevato turnover degli ospiti e frequenti modifiche a breve termine – può però essere utile assegnare il numero di camera non al momento della prenotazione, bensì poco prima dell’arrivo o direttamente durante il check-in.

In questo modo la pianificazione delle camere rimane flessibile e può essere adattata meglio allo stato reale delle pulizie e ai processi operativi.

Vantaggi di questo metodo di lavoro

• Maggiore flessibilità nella pianificazione delle camere in caso di modifiche dell’ultimo minuto (prolungamenti, cambi camera, …)

• Assegnazione ottimizzata delle camere in base allo stato di pulizia: al check-in possono essere assegnate preferibilmente camere già pulite

• Migliore collocazione dei gruppi, poiché le camere possono essere assegnate in blocco e in base alla posizione (piano, ala, dotazioni)

• Meno spostamenti manuali nel piano camere in caso di riorganizzazioni improvvise

Possibili svantaggi

• Il piano camere è meno dettagliato in anticipo, poiché le prenotazioni senza numero di camera non vi sono visibili

• Passaggio di lavoro aggiuntivo prima o al momento dell’arrivo, poiché le camere devono essere assegnate attivamente

• Dipendenza da dati correttamente mantenuti sullo stato delle camere per ottenere suggerimenti ottimali

Attivazione di questo metodo di lavoro

Affinché le prenotazioni possano essere create inizialmente senza numero di camera, è necessario disattivare la seguente impostazione di sistema:

Azienda→ Prenotazioni → Prenotazioni hotel → “Camera necessaria”

Se questa impostazione è disattivata, le nuove prenotazioni create tramite l’assistente di prenotazione e il quadro categorie ricevono solo una categoria di camera, ma nessun numero di camera. Anche le prenotazioni esterne provenienti dai portali online possono essere importate senza numero di camera.

Nota importante sul piano camere

Nel piano camere vengono visualizzate esclusivamente le prenotazioni di camere alle quali è già stato assegnato un numero di camera. Le prenotazioni senza numero di camera compaiono solo dopo che l’assegnazione è stata effettuata.

Modalità di assegnazione e di ripristino delle camere

1. Globalmente nel piano camere (per un’intera giornata)

Dal menu contestuale (clic destro) su un giorno nel piano camere è possibile eseguire le seguenti azioni:

• Assegna camere
  Apre l’assistente per l’assegnazione delle camere.

• Reimposta camere assegnate
  Reimposta il numero di camera per tutte le prenotazioni in arrivo del giorno selezionato.

Inoltre, nelle Quick Info degli arrivi è disponibile il comando “Assegna tutte le camere”, che apre anch’esso l’assistente.

2. All’interno di una singola prenotazione

a) Tramite “>> Comandi importanti”

• Reimposta camere assegnate (per l’intera prenotazione)

• Assegna tutte le camere (per l’intera prenotazione)

→ scelta tra:

• assegnazione automatica (logica Best Match)

• assegnazione manuale

In entrambi i casi si apre l’assistente per l’assegnazione delle camere.

b) Nella vista a riquadri o tabellare per la singola prenotazione di camera

• A sinistra vengono visualizzati la struttura e la categoria di camera

• Il numero di camera viene mostrato solo dopo l’assegnazione

Clic sulla categoria di camera:

• Senza camera assegnata: l’assistente si apre direttamente

• Con camera assegnata: si apre una finestra di selezione per

  • reimpostare l’assegnazione oppure

  • assegnare un altro numero di camera

c) Spostamento delle prenotazioni

Le prenotazioni di camere senza numero di camera possono essere spostate tramite il comando “Sposta” solo in altre categorie, ma non in camere specifiche.

3. Assegnazione della camera al check-in

Se fino all’arrivo non è stata ancora assegnata alcuna camera, l’assegnazione avviene automaticamente o manualmente durante il processo di check-in. Facendo clic su Check-in, si apre l’assistente per l’assegnazione delle camere, che consente un’assegnazione automatica o manuale di singole o di tutte le prenotazioni di camera. In questo caso vengono proposte o assegnate preferibilmente camere già pulite.

L’assistente per l’assegnazione delle camere

L’assistente è suddiviso in tre aree:

Area superiore – Selezione delle prenotazioni

Possibilità di filtro per:

• data di arrivo

• categoria di camera

Le prenotazioni di camera corrispondenti vengono elencate e possono essere:

• selezionate singolarmente oppure

• selezionate in gruppo tramite comandi di massa

Area centrale – Camere disponibili

Qui vengono visualizzate tutte le camere che possono essere assegnate alle prenotazioni selezionate:

• stessa categoria

• disponibili nel periodo considerato

Filtri aggiuntivi:

• struttura

• piano

• caratteristiche dell’equipaggiamento

Esempio:
Una prenotazione di gruppo con 10 camere singole deve essere sistemata sullo stesso piano, nella stessa ala, con balcone e doccia.

Assegnazione tra categorie diverse

Se non sono disponibili camere sufficienti della stessa categoria o se si desidera un upgrade, è possibile attivare l’opzione “Considera tutte le categorie di camere”. In questo modo sono selezionabili tutte le camere disponibili, anche di altre categorie.

Assegnazione

L’assegnazione avviene tramite:

• comando “Assegna”

• doppio clic su una camera

• comando di massa “Assegna tutte le selezionate”

Area inferiore – Camere già assegnate

Qui vengono visualizzate tutte le camere assegnate correttamente con il relativo numero di camera. Assegnazioni errate o indesiderate possono essere annullate singolarmente o in gruppo.

Nota

• Durante il check-in globale di una prenotazione viene verificato se tutte le camere sono assegnate. Se manca un’assegnazione, l’operazione può essere interrotta.

• Il comando “Camera fissa” non è disponibile finché non è stata assegnata una camera.

• I comandi che richiedono una camera specifica (ad es. interfacce con sistemi di camere o di chiavi) non sono accessibili o mostrano un messaggio se non tutte le camere sono assegnate.

Nuova impostazione nel portale Internet: “Assegna automaticamente la camera”

Questa impostazione ha effetto solo se sono disattivate entrambe le seguenti opzioni:

• “Camera obbligatoria”

• “Acquisisci automaticamente la prenotazione”