Il Gestore comunicazioni è lo strumento centrale della reception per la gestione e la prioritizzazione di tutte le attività di comunicazione relative a richieste, offerte, da confermare, prenotazioni e conferme.
Supporta nel mantenere una visione d’insieme, nell’elaborare in modo mirato le attività aperte e nel garantire che gli ospiti ricevano tempestivamente un’offerta o una conferma.
Grazie alla vista grafica a board è sempre visibile in quale fase del processo di comunicazione si trova una prenotazione e da quanto tempo vi permane.
Struttura e principio di funzionamento
Il Gestore comunicazioni è strutturato come una board con più colonne.
Ogni colonna rappresenta una fase di comunicazione che corrisponde a uno specifico stato.
Nelle colonne vengono visualizzate delle schede che rappresentano ciascuna una richiesta o una prenotazione.
Nel corso dell’elaborazione le schede si spostano tra le diverse fasi.
Nell’intestazione di ogni colonna viene visualizzato il numero delle operazioni aperte.
Inoltre è visibile da quanto tempo un’operazione si trova nella fase attuale, consentendo una chiara prioritizzazione.
Schede, prioritizzazione e panoramica
Ogni scheda contiene le informazioni principali a colpo d’occhio:
Tipo di operazione (richiesta, prenotazione, da confermare, prenotazione esterna)
Numero e data
Periodo di soggiorno e durata del soggiorno
Nome dell’ospite o dell’azienda
Stato dell’ospite (es. Nuovo ospite, Ospite abituale)
Indicazione temporale della durata di apertura
L’ordinamento all’interno di una fase avviene di default in base all’ultima modifica di stato.
Le prenotazioni con una lunga durata di apertura vengono quindi automaticamente priorizzate ed elaborate per prime.
Colori, icone e diverse tipologie supportano un rapido orientamento visivo.
Workflow del Gestore comunicazioni
Il Gestore comunicazioni funziona in modo basato su eventi e stati, ovvero viene generalmente aggiornato automaticamente in base alle azioni eseguite in ASA.
Principio di base
Viene creata o modificata una richiesta o una prenotazione
Il Gestore comunicazioni assegna automaticamente l’operazione a una fase di comunicazione
Le azioni di sistema (es. modifiche di stato, invio tramite Webmail) attivano automaticamente un cambio di stato
L’operazione viene spostata nella fase successiva appropriata e nuovamente priorizzata
Attivatori tipici per modifiche di stato
Lo Stato della comunicazione cambia automaticamente tramite:
Modifica dello stato della prenotazione (lista d’attesa, richiesta, da confermare, prenotazione, storno)
Invio di e-mail tramite ASA Webmail o Webmail esterno
Ricezione e modifica di prenotazioni esterne
Esecuzione e verifica del Pre Check-in
Azioni automatiche tramite la Auto-Comunicazione
Risultato
In genere il receptionist non deve gestire manualmente lo Stato della comunicazione.
Il Gestore comunicazioni mostra in ogni momento:
dove è necessario intervenire
cosa è già stato completato
da quanto tempo un’operazione è aperta
In questo modo rappresenta in modo affidabile lo stato attuale della comunicazione e supporta una comunicazione con l’ospite strutturata, efficiente e, se desiderato, anche automatizzata.
Integrazione nel lavoro quotidiano
Il Gestore comunicazioni è integrato nel lavoro quotidiano della reception come segue.
Può:
essere richiamato direttamente dal piano camere:
essere aperto tramite il menu: Hotel --> Movimenti --> Gestore comunicazioni
Nel modulo di prenotazione sotto Corrispondenza --> Auto-Comunicazione si trovano i campi rilevanti del Gestore comunicazioni nonché una panoramica tabellare dell’Auto-Comunicazione effettuata.
Vantaggi per la reception
Il Gestore comunicazioni supporta la reception sia nella gestione manuale sia nell’elaborazione automatizzata dei processi di comunicazione.
Nell’operatività quotidiana il Gestore comunicazioni consente:
una panoramica completa di tutte le operazioni di comunicazione aperte
una chiara prioritizzazione temporale di richieste e prenotazioni
l’elaborazione mirata delle operazioni in base allo Stato della comunicazione
reazioni rapide a offerte aperte, da confermare e riscontri
una migliore tracciabilità dello Stato della comunicazione di ogni prenotazione
Grazie alla vista grafica a board, il receptionist riconosce a colpo d’occhio:
dove è necessario intervenire
da quanto tempo un’operazione è aperta
in quale Stato della comunicazione si trova l’ospite
Utilizzo in combinazione con l’automatizzazione (Auto-Comunicazione)
In combinazione con l’ASA Auto-Comunicazione, il Gestore comunicazioni può essere utilizzato anche per l’automatizzazione di passaggi di comunicazione ricorrenti.
A seconda dello Stato della comunicazione, possono essere inviate automaticamente e-mail all’ospite senza che sia necessario un intervento manuale.
Tra i possibili processi automatizzati rientrano, ad esempio:
invio automatico di offerte
promemoria automatici (Reminder) per offerte in attesa o anche prenotazioni da confermare
conferme di prenotazione automatiche
L’automatizzazione si orienta allo Stato della comunicazione. Il Gestore comunicazioni funge quindi da centrale logica di controllo che stabilisce quando e quale comunicazione viene attivata.
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