ASA Webmail | Auto-Mails: funzionamento

Prerequisiti: incluso a partire dal pacchetto Webmail Premium e versione 26.00

Per la prima configurazione e messa in funzione, il vostro consulente ASA è a vostra disposizione.

Definizione delle Auto-Comunicazioni

Le Auto-Comunicazioni regolano quando, in quali condizioni e con quale contenuto le e-mail vengono inviate automaticamente.
Costituiscono la base logica per una comunicazione con l’ospite temporizzata e basata su eventi in ASA Webmail.

Creazione di un’Auto-Comunicazione

Le Auto-Comunicazioni vengono create in:

Webmail → Dati di base → Auto-Comunicazioni

Durante la creazione viene definito lo scopo dell’e-mail automatica (ad es. offerta, conferma, Pre-Stay, Post-Stay).

Impostazioni generali

Per ogni Auto-Comunicazione devono essere definiti i seguenti parametri di base:

Descrizione

Nome interno dell’Auto-Comunicazione (visibile solo internamente).

Attiva

Solo le Auto-Comunicazioni attive vengono elaborate dal servizio.
Nota: alla creazione iniziale, questo flag è volutamente disattivato per evitare l’invio involontario di e-mail durante la fase di configurazione.

Cronologia

Se attivato, le e-mail inviate vengono salvate nella corrispondenza della relativa prenotazione o del profilo ospite.

Test

Mostra quante e-mail verrebbero inviate con le impostazioni attualmente configurate.

Valida da / Valida fino a

Periodo opzionale in cui l’Auto-Comunicazione deve essere attiva.

Tipi

Il tipo determina il trigger dell’Auto-Comunicazione ed è strettamente collegato allo stato di comunicazione.

Offerta da inviare

In caso di una richiesta in entrata (ad es. tramite il widget di richiesta sul sito web o tramite portali), viene automaticamente creata e inviata un’offerta in base alla disponibilità.
Nei portali internet può essere attivata l’opzione “Inviare automaticamente l’offerta” per definire in modo mirato per quali channel manager deve valere l’invio automatico.
L’invio avviene allo scoccare della successiva ora piena.

Offerta in attesa (Reminder)

Invia automaticamente un’e-mail di promemoria x giorni dopo l’invio dell’offerta (valore del campo “Ultima modifica dello stato di comunicazione” nella scheda Auto-Comunicazione della corrispondenza della prenotazione), se non è ancora pervenuta una risposta da parte dell’ospite.
L’invio di questo reminder può essere impedito attivando “Rifiutata in fase di offerta”.

Prenotazione con opzione (Reminder)

Ricorda all’ospite una prenotazione con opzione in scadenza o scaduta.
I campi “Invio x giorni prima” e “Invio x giorni dopo” si riferiscono alla data “Opzione fino a”:

• nessun valore: invio esattamente alla data “Opzione fino a”
• ad es. “x giorni dopo = 1”: invio il giorno successivo alla scadenza dell’opzione

Conferma da inviare

In caso di una prenotazione in entrata (ad es. tramite il widget di prenotazione o portali), viene inviata automaticamente una conferma di prenotazione.
Nei portali internet può essere attivata l’impostazione “Inviare automaticamente la conferma”.
L’invio avviene allo scoccare della successiva ora piena.

Pre-Stay

Questo tipo viene utilizzato principalmente per inviare automaticamente all’ospite informazioni prima dell’arrivo, al fine di garantire un soggiorno senza intoppi (ad es. informazioni di arrivo, house info, meteo, link al pre check-in).

La gestione temporale avviene tramite il campo “Invio x giorni prima”, riferito alla data di arrivo.

Utilizzo alternativo:
Il tipo Pre-Stay può essere utilizzato anche per un’e-mail Post-Arrival, nella quale l’ospite viene contattato dopo l’arrivo (ad es. un giorno dopo l’arrivo per una breve richiesta di soddisfazione).
In questo caso si utilizza il campo “Invio x giorni dopo”, riferito alla data di arrivo.

Post-Stay

Questo tipo viene utilizzato principalmente per contattare automaticamente l’ospite dopo la partenza, ad esempio per ringraziarlo del soggiorno, richiedere un feedback o incentivare la pubblicazione di una recensione.

La gestione temporale avviene tramite il campo “Invio x giorni dopo”, riferito alla data di partenza.

Utilizzo alternativo:
Il tipo Post-Stay può essere utilizzato anche per un’e-mail Pre-Departure, nella quale l’ospite viene contattato prima della partenza (ad es. un giorno prima con informazioni sul check-out, late check-out o servizi aggiuntivi).
In questo caso si utilizza il campo “Invio x giorni prima”, riferito alla data di partenza.

Compleanno

Invia automaticamente gli auguri di compleanno all’ospite.
Di norma i campi Invio x giorni prima / Invio x giorni dopo rimangono vuoti, in modo che l’invio avvenga esattamente il giorno del compleanno.

Ambito (con modulo eventi attivo)

Se il modulo “Evento” è attivo, è necessario definire anche l’ambito di validità dell’Auto-Comunicazione:

• solo prenotazioni camere
• solo eventi
• eventi con prenotazioni camere

Collegamento con template HTML

A ogni Auto-Comunicazione viene assegnato un template HTML precedentemente creato.
Il template definisce contenuto e layout dell’e-mail. I placeholder vengono automaticamente sostituiti con i dati della prenotazione o del profilo ospite al momento dell’invio.

Gestione temporale

Invio x giorni prima / Invio x giorni dopo

Indica quanti giorni prima o dopo la data rilevante per il trigger (ad es. arrivo, partenza, opzione fino a, invio dell’offerta, compleanno) deve essere inviata l’e-mail.
Se non viene inserito alcun valore, l’invio avviene esattamente alla data del trigger.

Orario di invio

Orario in cui l’Auto-Comunicazione deve essere inviata.
Importante: il servizio di Auto-Comunicazione deve essere in esecuzione a quell’orario affinché l’invio avvenga correttamente.
Vengono considerate esclusivamente Auto-Comunicazioni attive e correttamente configurate.

Filtri

I filtri permettono di definire in modo preciso in quali casi un’Auto-Comunicazione deve essere inviata o esclusa.
L’editor dei filtri si apre tramite l’icona della matita in alto a destra nel campo filtro.

Esempi

E-mail Pre-Stay diverse per nuovi ospiti e clienti abituali
Campo filtro: Cliente abituale

• nuovi ospiti: “uguale a no”
• clienti abituali: “uguale a sì”

Conferma automatica solo per prenotazioni dirette
Campo filtro: Canale di prenotazione
Le piattaforme di prenotazione esterne vengono escluse; le conferme vengono inviate solo per prenotazioni effettuate tramite il sito web della struttura.

Auto-Comunicazione nella prenotazione

All’interno di ogni prenotazione, tramite il comando “Corrispondenza” nella scheda “Auto-Comunicazione”, sono disponibili informazioni dettagliate sullo stato e sulla cronologia dell’invio automatico delle e-mail.

Informazioni visualizzate

Nella parte superiore vengono mostrati i seguenti dati:

• Stato di comunicazione attuale della prenotazione
  Indica lo stato attualmente valido, che costituisce la base per ulteriori Auto-Comunicazioni.
• Ultima modifica dello stato di comunicazione
  Data dell’ultima variazione di stato. Questa data funge anche da data di trigger per comunicazioni di follow-up temporizzate (ad es. reminder dell’offerta / offerta in attesa).
• Ultimo tipo di Auto-Comunicazione
  Indica quale tipo di Auto-Comunicazione è stato utilizzato per ultimo per la prenotazione.
• Ultima Auto-Comunicazione
  Data e ora dell’ultima e-mail automatica inviata.

Controllo o blocco mirato dell’invio

L’invio automatico può essere gestito in modo mirato a livello di singola prenotazione:

Rifiutata in fase di offerta

Se attivata, non verranno più inviate Auto-Comunicazioni del tipo “Offerta in attesa (Reminder)”.
Utile, ad esempio, se l’ospite ha già comunicato di non voler accettare l’offerta.

Auto-Comunicazione disattivata

Se attivata, non verrà inviata alcuna Auto-Comunicazione per questa prenotazione, incluse le e-mail Pre-Stay e Post-Stay.

Storico degli invii

Nella parte inferiore della scheda “Auto-Comunicazione” è visualizzato l’elenco di tutte le Auto-Comunicazioni già inviate per la prenotazione.
In questo modo è sempre possibile verificare quale e-mail è stata inviata, quando e con quale tipo di Auto-Comunicazione.