ASA Webmail | Template documento e creazione PDF

dalla versione 26.04

Contesto e finalità

Finora, durante l'invio di e-mail, i clienti potevano solo inserire un link a una landing page o inviare contenuti HTML classici. Nella pratica, però, molti clienti desiderano poter allegare invece offerte, conferme di prenotazione, disdette o altri contratti direttamente come allegato PDF. I motivi sono, tra gli altri:

• blocchi dei link sui PC aziendali, che impediscono l'apertura delle landing page
• i PDF sono più facili da stampare e firmare (ad es. per i contratti)

La nuova funzione "Template documento e creazione PDF" colma questa lacuna: consente di creare template personalizzati, da inviare come allegato PDF anziché come link.

Nuovo tipo di template "Template per documenti"

Durante la creazione di un nuovo template HTML, sotto "Utilizzare template come" è ora disponibile l'opzione aggiuntiva "Template per documenti", accanto ai tipi già esistenti E-mail template, Landing page template e Popup template.

Nota importante: i landing page template esistenti non possono semplicemente essere duplicati e convertiti al tipo "Template per documenti". Il motivo: gli elementi/strumenti disponibili variano a seconda del tipo — ad esempio, in un template per documenti non è ovviamente disponibile un elemento video, trattandosi di un documento PDF stampabile. I landing page esistenti che si desidera inviare come PDF devono quindi essere ricostruiti come nuovo template.

Titolo dell'allegato PDF

Il nome del file/titolo dell'allegato PDF corrisponde automaticamente al soggetto del template per documenti. Ad esempio, se il template ha come soggetto "Contratto di alloggio", l'allegato verrà visualizzato al destinatario come "Contratto di alloggio.pdf". Il soggetto va quindi scelto in modo significativo, poiché sarà visibile direttamente come nome del file dal destinatario.

Associare in modo fisso un template documento a un e-mail template

Se si desidera che un determinato documento venga inviato automaticamente ad ogni invio di un e-mail template, è possibile associarlo nella scheda "Template documento" del rispettivo e-mail template. Il documento verrà quindi automaticamente selezionato come allegato ad ogni invio.

Selezione dei documenti durante l'invio dell'e-mail

Al momento dell'invio effettivo all'ospite, nell'area allegati sono disponibili per la selezione tutti i template documento, indipendentemente dal fatto che appartengano al template e-mail attualmente selezionato o provengano da un altro gruppo di template. Qui è possibile mostrarli o nasconderli manualmente.

Se a un template è già associato in modo fisso un documento, questo viene contrassegnato per maggiore chiarezza con un'icona dedicata — una "busta con graffetta" — e l'allegato PDF risulta già preselezionato.

Modifica e rimozione dell'allegato

Un allegato documento aggiunto automaticamente o selezionato manualmente può essere gestito in modo flessibile:

• Rimozione: tramite la "x" accanto al documento
• Modifica individuale: tramite l'icona a forma di matita si apre una finestra di dialogo a schermo intero con i dati grezzi del template. Le modifiche valgono solo per questo singolo invio individuale — il template originale resta invariato.

Nella finestra di modifica sono disponibili gli elementi consueti, ad esempio:

• Colonne, blocchi, separatori
• Testo, titolo, interruzione di pagina
• Immagini, info offerta, info Spa
• Tabella, griglia di layout
• Firma, altro

La modifica può poi essere salvata oppure esportata come PDF tramite "Scarica" in alto a destra — ad esempio per la stampa.

Uso interno: comando „Crea documento HTML"

dalla Versione 26.07

Gli esempi descritti finora si riferiscono al richiamo dei template documento tramite il comando „ASA Webmail" – quindi nel contesto di un invio e-mail all'ospite. Con questo percorso, nell'editor e-mail è sempre automaticamente impostato l'indirizzo e-mail dell'ospite come destinatario.

Avviso di sicurezza importante: Se i template documento vengono utilizzati impropriamente per scopi interni (ad es. una Panoramica sull'evento o altri report interni), con questo percorso esiste il rischio che si clicchi accidentalmente su „Invia" e che l'ospite riceva così per e-mail informazioni interne non destinate a lui.

Per scopi puramente interni è quindi disponibile, un secondo percorso più sicuro: nella prenotazione è presente tra i comandi la voce „Crea documento HTML".

La differenza decisiva: anche tramite questo percorso sono disponibili tutti i template per documenti, ma l'invio e-mail non è possibile – è possibile esclusivamente scaricare il PDF. Un invio accidentale all'ospite è quindi escluso.

Questo percorso è quindi particolarmente adatto per i report interni: grazie agli strumenti di layout disponibili (in particolare tabella e griglia colonne), i template documento possono essere utilizzati anche per creare proprie elaborazioni interne, che vengono scaricate direttamente come PDF e stampate – indipendentemente dall'effettivo invio e-mail all'ospite. Un esempio pratico è un function sheet personalizzato per gli eventi.

Raccomandazione:

• Documenti destinati all'ospite → continuare a inviare tramite „ASA Webmail"
• Elaborazioni interne, report o altre stampe non destinate all'ospite → richiamare tramite „Crea documento HTML"Contingente per pacchetto Webmail