Prenotare da un contingente

Un contingente con assegnazione di camere può essere aperto nel quadro prenotazioni con un doppio clic sulla barra (vedere «Contingenti nel quadro prenotazioni e nel quadro categorie»). Un contingente senza assegnazione di camere può essere aperto tramite la tabella Contingenti oppure, nel quadro prenotazioni, impostando le linee di riferimento per il periodo desiderato e poi con il clic destro → Contingente → Contingenti...

Nel contingente aperto è disponibile l'azione Prenota.... Apre il consueto assistente di prenotazione, in cui sono già riportati ospite, ditta, listino e altri dati del contingente. Nei contingenti per camere l'elenco delle camere mostra le singole camere assegnate al contingente. Una camera viene prelevata con un doppio clic oppure con Aggiungi / Aggiungere tutti e passa nell'area Camere prenotate. Un clic su Salva crea automaticamente una nuova prenotazione.

In un contingente senza assegnazione di camere, Prenota... mostra, al posto delle singole camere, le categorie contingente ancora disponibili nel periodo selezionato.

L'assistente di prenotazione riprende automaticamente arrivo/partenza dal periodo del contingente, ma solo se questo comprende al massimo 14 giorni. Con una durata di 15 giorni o più, arrivo/partenza restano vuoti e devono essere inseriti manualmente.

In ogni prenotazione il pulsante Contingente nell'area Azioni mostra con un segno di spunta se la prenotazione è stata effettuata da un contingente. Un clic apre una finestra con il contingente di riferimento e la possibilità, con Prenota da contingente..., di aggiungere altre camere dallo stesso contingente alla prenotazione esistente; si riapre così lo stesso assistente di prenotazione. Qui è possibile anche indicare un altro contingente, ma in tal caso si perde il riferimento al contingente originario delle camere già prenotate; in pratica, prenotare da più contingenti in un'unica prenotazione dovrebbe essere un'eccezione. Se si prenota di nuovo direttamente dal contingente con Prenota..., nasce sempre una nuova prenotazione separata.

Se una prenotazione effettuata da un contingente viene stornata, la camera viene riaccreditata al contingente. È possibile anche spostare una prenotazione all'interno del periodo del contingente; le disponibilità del contingente vengono ricalcolate.

Collegare una prenotazione esistente a un contingente

Una prenotazione camera già esistente può essere assegnata successivamente a un contingente, ad esempio se un ospite ha prenotato autonomamente una camera che dovrebbe appartenere a un contingente per un matrimonio. A tal fine, nella prenotazione camera si seleziona il contingente desiderato nel campo Contingente. Nel quadro prenotazioni è anche più semplice: se si sposta la prenotazione su una camera che appartiene a un contingente, ASA chiede se la prenotazione debba essere collegata a quel contingente.

Nella selezione vengono mostrati per impostazione predefinita solo i contingenti che corrispondono a periodo, casa, categoria camere e camera della prenotazione. Per i contingenti con camere assegnate la prenotazione deve quindi essere spostata prima sulla camera desiderata, affinché il contingente compaia nell'elenco. In alternativa si può disattivare il Prefiltro: allora vengono mostrati tutti i contingenti.

Con questa modalità viene stabilito il riferimento al contingente, ma la prenotazione non viene conteggiata come camera prenotata del contingente. Se la prenotazione viene poi spostata su una camera del contingente, viene detratta automaticamente dalla disponibilità del contingente.