Filtrare in modo progressivo con il flag «Selezionato»

In quasi tutte le tabelle di ASA HOTEL è presente la colonna «Selezionato» (un flag). I normali filtri di colonna vengono sempre combinati con una E: applicando più filtri in successione, si vedono solo le registrazioni che soddisfano contemporaneamente tutte le condizioni. Per una combinazione con O su più colonne diverse esistono due strade:

• Direttamente nella finestra del filtro: in alto è possibile impostare la combinazione da «E» a «O». Per una semplice combinazione con O di più condizioni è di solito la via più rapida.
• Tramite il contrassegno «Selezionato»: la scelta migliore quando la logica non può essere espressa in un unico filtro – ad esempio quando si costruisce un insieme passo dopo passo o si vogliono togliere in modo mirato delle eccezioni (vedi secondo esempio).

Principio: si filtra un sottoinsieme, lo si contrassegna con «Selezionare tutti», si rimuove di nuovo il filtro e si ripete l’operazione per la condizione successiva. Il contrassegno rimane quando si cambia il filtro e si accumula così. Alla fine si filtra su tutte le registrazioni contrassegnate.

⚠️ Importante: il contrassegno «Selezionato» non è specifico per utente – tutti gli utenti vedono la stessa selezione. Se più persone lavorano contemporaneamente nella stessa tabella, si sovrascrivono a vicenda la selezione, e «Azzerare selezione» cancella anche la loro. Per questo i passaggi andrebbero eseguiti rapidamente in un’unica sessione e, possibilmente, quando nessun altro sta lavorando con il contrassegno nella stessa tabella.

Primo esempio: due condizioni con O (A oppure B)

Obiettivo: visualizzare tutti gli indirizzi che provengono o da Milano (colonna «Luogo») oppure dai Paesi Bassi (colonna «Paese» = NL).

1. Azzerare la selezione – clic destro sull’intestazione della colonna «Selezionato» → «Azzerare selezione…» e avviare la richiesta. Così si parte senza vecchi contrassegni.

   

2. Filtrare la prima condizione – filtrare la colonna «Luogo» su Milano (clic destro sul luogo).
   

3. Contrassegnare – clic destro su «Selezionato» → «Selezionare tutti…» e avviare la richiesta. Tutte le registrazioni attualmente visualizzate (= filtrate) ricevono il contrassegno.

   

4. Rimuovere il filtro – togliere di nuovo il filtro «Luogo».

   

5. Filtrare la seconda condizione – filtrare la colonna «Paese» su NL (clic destro sul paese).
6. Contrassegnare – clic destro su «Selezionato» → «Selezionare tutti…» e avviare la richiesta (come al passaggio 3).
7. Rimuovere il filtro.
8. Filtrare sul contrassegno – filtrare la colonna «Selezionato» con l’opzione «Contiene valore» sul valore impostato.

Risultato: la tabella mostra ora tutte le registrazioni di Milano oppure dei Paesi Bassi.

Più di due condizioni? Basta ripetere i passaggi 5–7 per ogni ulteriore condizione, prima di filtrare sul contrassegno al passaggio 8.

Perché funziona?

Il contrassegno «Selezionato» è un valore memorizzato per ogni registrazione. Rimane anche quando si cambia il filtro. Ogni passaggio con «Selezionare tutti» imposta il contrassegno in aggiunta. Una registrazione che soddisfa entrambe le condizioni resta semplicemente contrassegnata (nessun duplicato). Alla fine si ottiene così un elenco con O.

Secondo esempio: un insieme con un’eccezione (A, ma non B)

Il filtraggio tramite «Selezionato» dà il meglio quando si forma un insieme e se ne vogliono togliere delle eccezioni – qualcosa che un singolo filtro spesso non consente.

Obiettivo: bloccare tutti gli ospiti (colonna «Stato» da «Controllato» a «Bloccato») il cui ultimo soggiorno risale a più di 10 anni fa (Ultimo soggiorno minore di 01.10.2016) – con l’eccezione di quelli che hanno già una prenotazione futura.

Perché non tutto in un unico filtro? «Ha una prenotazione futura» si può filtrare (Prenotazioni/Arrivo maggiore di oggi). La negazione di ciò – «non ha alcuna prenotazione futura» – invece non in modo affidabile, perché un ospite può avere più prenotazioni. Proprio questa eccezione si risolve con «Escludere tutti».

1. Azzerare la selezione – clic destro su «Selezionato» → «Azzerare selezione…» e avviare la richiesta.

2. Filtrare la condizione A – personalizzare la tabella e inserire la colonna «Ultimo soggiorno», quindi filtrarla con la condizione minore su (-10 anni), ad es. 01.10.2016 (clic destro sul campo → Filtro → Per valore) e applicare con OK.

   

    

3. Contrassegnare – clic destro su «Selezionato» → «Selezionare tutti…» e avviare la richiesta. Ora l’intero insieme desiderato è contrassegnato.
4. Rimuovere il filtro.

5. Filtrare l’eccezione B – aprire il filtro standard degli ospiti, impostare «Prenotazioni/Arrivo» con la condizione maggiore sulla data odierna (= ospiti con almeno una prenotazione futura) e applicare con OK.

   

   

6. Togliere l’eccezione – clic destro su «Selezionato» → «Escludere tutti…» e avviare la richiesta. In questo modo proprio gli ospiti con una prenotazione futura perdono di nuovo il loro contrassegno.
7. Rimuovere il filtro.
8. Filtrare sul contrassegno – filtrare la colonna «Selezionato» con «Contiene valore» sul valore impostato. Vengono ora visualizzati tutti gli ospiti di A senza le eccezioni B.
9. Bloccare – clic destro sull’intestazione della colonna «Stato» (eventualmente personalizzare la tabella e inserire la colonna) → «Riempire colonna…» e impostare come valore «Bloccato». Lo stato viene impostato per tutte le registrazioni attualmente visualizzate.

Risultato: vengono bloccati tutti gli ospiti con ultimo soggiorno precedente al 01.10.2016 – tranne quelli con una prenotazione futura.

💡 Da ricordare: «Selezionare tutti» costruisce un insieme (primo esempio, O). «Escludere tutti» ne sottrae un sottoinsieme (questo esempio, eccezione). I due si possono combinare liberamente.

⚠️ Prima di bloccare: «Riempire colonna» sovrascrive lo stato di tutte le registrazioni attualmente visualizzate in una sola volta. Verificare quindi prima il numero delle registrazioni visualizzate (Somma (Ctrl+U)) e, se necessario, stampare o esportare prima l’elenco.

Nota: gli ospiti senza alcun soggiorno non vengono considerati dalla condizione «Ultimo soggiorno minore di …». Se si vogliono includere anche tali anagrafiche, è necessaria una condizione apposita.

I quattro comandi di selezione in sintesi

Tutti e quattro si raggiungono con un clic destro sull’intestazione della colonna «Selezionato». Ogni comando apre una breve richiesta, che si avvia, e agisce poi sul contrassegno «Selezionato» – non sul filtro stesso.

• Azzerare selezione – rimuove l’intero contrassegno (tutta la tabella, indipendentemente dal filtro attuale) e riporta a uno stato pulito. Ideale come punto di partenza (passaggio 1) e per fare ordine alla fine.
• Invertire selezione – inverte il contrassegno sulle registrazioni attualmente visualizzate (filtrate): quelle contrassegnate diventano non contrassegnate e viceversa. Utile per «tutti tranne …»: prima contrassegnare le eccezioni, poi invertire.
• Selezionare tutti – imposta il contrassegno su tutte le registrazioni attualmente visualizzate (filtrate). È l’elemento base per la combinazione con O qui sopra.
• Escludere tutti – rimuove il contrassegno da tutte le registrazioni attualmente visualizzate (filtrate) (l’inverso di «Selezionare tutti»). Utile per togliere di nuovo in modo mirato un sottoinsieme filtrato da una selezione.

Per finire, fare ordine

Al termine, azzerare di nuovo il contrassegno con clic destro su «Selezionato» → «Azzerare selezione». Questo non solo evita di falsare i filtri successivi, ma fa ordine anche per i colleghi – dato che il contrassegno è condiviso, i contrassegni rimasti attivi comparirebbero altrimenti anche a loro.