Versione 26.08

Gestione contingenti 2.0

La gestione dei contingenti è stata completamente riprogettata.
La differenza principale: un contingente non è più una prenotazione con un tipo o uno stato particolare, ma un oggetto autonomo con categorie, quantità e disponibilità giornaliera. Per questo non viene più creato come prenotazione, ma direttamente nel Quadro prenotazioni, nel Quadro categorie o nella tabella «Contingenti».

Questo porta diversi miglioramenti:

• Le prenotazioni registrate da un contingente mantengono il collegamento con esso. Se vengono stornate, le camere tornano nel contingente; se vengono spostate all’interno del periodo del contingente, le disponibilità vengono ricalcolate.
• Per ogni giorno è visibile cosa è prenotato e cosa è ancora disponibile, anche nel Quadro categorie.
• Per ogni categoria contingente è possibile inserire un’offerta e un prezzo giornaliero concordato.
• Per ogni contingente si può stabilire tramite l’impostazione «Bloccante» se riduce la disponibilità.

La precedente gestione dei contingenti rimarrà attiva in parallelo presumibilmente fino alla versione 27.00. Successivamente i contingenti esistenti verranno migrati automaticamente e il tipo prenotazione e lo stato prenotazione «Contingente» verranno eliminati. Chi desidera passare prima al nuovo sistema può avviare autonomamente la migrazione con il comando «Migra contingenti» nella tabella «Prenotazioni».

→ Tutti i dettagli nell’articolo "Gestione contingenti 2.0"

Assegnare determinate camere per ultime

Per le camere è disponibile il nuovo flag «Occupare subordinatamente». Consente di stabilire che determinate camere vengano assegnate solo per ultime nell’assegnazione delle camere. Quali camere siano lo decide ogni azienda (ad es. camere più piccole rispetto alle altre della stessa categoria). Le camere contrassegnate in questo modo vengono ordinate in fondo all’elenco delle camere libere e delle camere assegnabili.
Questo vale:

• nell’Assistente di prenotazione
• nell’Assistente assegnazione camere
• per le prenotazioni esterne

Info individuali sugli extra ora visibili su offerte e fatture

Se in una prenotazione manuale veniva inserita un’informazione aggiuntiva su un extra, finora questa era visibile solo internamente nel sistema, ma non sull’offerta o sulla fattura per l’ospite.

Ora è possibile stabilire per ogni extra se questa informazione debba essere riportata su offerte e fatture come testo di prenotazione a sé o come integrazione al testo esistente. In questo modo le indicazioni individuali possono essere inserite direttamente nella prenotazione, quando si aggiunge l’extra, senza dover creare offerte apposite.

Extra: il nuovo campo «Emissione info prenotazione» stabilisce se e come l’informazione viene riportata:

• «----» (standard, nessuna emissione)
• «Come testo di prenotazione»
• «Integra testo di prenotazione»

Anche il testo informativo dei carichi elettronici passa ora attraverso questo campo; le relative impostazioni precedenti vengono eliminate. Affinché il comportamento abituale non cambi, con l’aggiornamento gli extra di carico elettronico e gli extra Spa (solo TAC) ricevono automaticamente l’opzione «Integra testo di prenotazione».

Panoramica sull’evento: più opzioni di visualizzazione

La Panoramica sull’evento può ora essere adattata meglio allo scopo, ad esempio se si desidera stampare solo una panoramica compatta senza note.

• Intestazione evento: è possibile scegliere tra «Intestazione evento», «Intestazione evento ridotta» e «Nessuna intestazione evento». La variante ridotta mostra solo i dati principali, come data e numero dell’evento, nome e tipo, ditta e contatto.
• Panoramica complessiva risorse: la panoramica complessiva delle risorse può ora essere mostrata o nascosta.

ASA Webmail: conferma Spa direttamente dall’appuntamento Spa

Nel modulo dell’appuntamento Spa sono ora disponibili, nella finestra di dialogo «Info prenotazione», anche i comandi ASA Webmail e Webmail della prenotazione collegata (Swing e Web).
Il vantaggio: per inviare la conferma Spa per tutti gli appuntamenti Spa dell’intera prenotazione non è più necessario aprire la prenotazione.

E-fattura Germania: invio automatico via e-mail

Le fatture possono ora essere inviate insieme alla relativa e-fattura in un’unica e-mail. In Configurazione del sistema → Azienda → Fatturazione attivare la nuova impostazione «Invio e-mail del documento tramite il pulsante @ con fattura elettronica».

Se un documento viene inviato via e-mail tramite il pulsante @, l’e-fattura viene allegata automaticamente. L’ospite riceve quindi entrambi: il documento e l’e-fattura.

Eccezione: con Factur-X viene allegata solo l’e-fattura. Il motivo: una fattura Factur-X è già un normale PDF in cui sono incorporati i dati della fattura elettronica (file XML). Un documento aggiuntivo sarebbe quindi un doppione.

Gestore comunicazioni: e-mail di compleanno mirata per azienda

In presenza di più aziende con la stessa banca dati ospiti, l’e-mail di compleanno dell’Auto-Comunicazione può ora essere limitata in modo che venga inviata solo dalle aziende in cui l’ospite ha effettivamente soggiornato:

• Nuova impostazione «E-mail di compleanno solo con soggiorno precedente»: se è attivata per un’azienda, quest’ultima invia l’e-mail di compleanno solo se per l’ospite il campo specifico per azienda «Ultimo soggiorno azienda» è compilato proprio per questa azienda. Se è disattivata (standard), il comportamento resta invariato: l’e-mail viene inviata indipendentemente dal soggiorno.
• Nuova impostazione «Anni max. dall’ultimo soggiorno» (rilevante solo se l’impostazione precedente è attiva): stabilisce quanti anni al massimo possono essere trascorsi dall’ultimo soggiorno nell’azienda perché l’e-mail di compleanno venga ancora inviata. Se non è inserito alcun valore, non c’è alcuna limitazione temporale.

Nota importante: le impostazioni valgono sempre solo per la singola azienda. Affinché, con la stessa banca dati ospiti, un ospite non riceva comunque un’e-mail di compleanno da altre aziende in cui non ha mai soggiornato, l’impostazione «E-mail di compleanno solo con soggiorno precedente» deve essere attivata in tutte le aziende in cui è attiva l’Auto-Comunicazione per i compleanni. Nelle aziende con Auto-Comunicazione per i compleanni attiva, ma senza questa nuova impostazione, l’e-mail continua a essere inviata da una qualsiasi di queste aziende, a seconda di quale sia la prima in ordine di elaborazione.

Festività 2027–2032 per D, I, CH e A disponibili per l’importazione

Le festività per gli anni dal 2027 al 2032 sono ora disponibili per l’importazione per Germania, Italia, Svizzera e Austria. Il file può essere scaricato dall’ASA Help Center e importato tramite la tabella «Appuntamenti» (Generale → Movimenti) con il comando di lista «Importare dati...».
Successivamente le festività sono visibili nei vari quadri, ad es. nel Quadro prenotazioni.

Istruzioni passo passo con download nell’ASA Help Center: Importare festività