Housekeeping-Manager via Tablet

Wann soll das Housekeeping-Personal welche Arbeiten in den Zimmern ausführen? Welche Gäste reisen an? Welcher Gast möchte ein weiteres Kissen? Der mobile Housekeeping-Manager ist ein interaktives Housekeeping-System für mobile Geräte, das die Arbeit des Housekeeping-Personals erleichtert. Das Tool ist sehr leicht zu bedienen und enthält dennoch alle wichtigen Informationen. Die bisher ausgedruckten Listen entfallen und die Kommunikation zwischen Housekeeping und Rezeption funktioniert in Echtzeit. Dadurch weiß das Rezeptions-Team welche Zimmer für den Check-in bereit sind und kann die Reinigung von bestimmten Zimmern priorisieren. Die anfallenden Arbeitsschritte werden verlässlich abgearbeitet und das Housekeeping effizient und strukturiert gestaltet.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Übersicht aller Arbeitsschritte pro Zimmer, Etage und Haus
• Kein Druck der Listen
• Präsenzinformationen (Gast/Mitarbeiter im Zimmer?)
• Zimmerstatus in Echtzeit (Sauber, Schmutzig)
• Wichtige Kennzahlen (Summe An- & Abreisen etc.)
• Priorisierung der Zimmer
• Nachrichten an die Rezeption
• Gastdaten & -wünsche
• Aufgabenrhythmus definieren
• Verwaltung der Minibar
• Aufgabenbeschreibung

Was wird benötigt?

• Modul „Mobiles Housekeeping“
• Hinterlegung der Vorgaben
• Ein aktuelles Tablet mit Internet-Zugang
• Zugriffsrechte so managen, dass das Housekeeping-Personal nur das sieht, was es auch sehen darf. (Es gibt dazu verschiedene Möglichkeiten, welche mit dem ASA-Vertriebspartner gemeinsam zu erörtern sind.)

Kachel- oder Tabellenansicht

Beim Starten des Housekeeping-Mangers im Browser erscheint zunächst eine Kachelansicht, wobei jede Kachel - sortiert nach Haus und Housekeeping-Gruppe - ein Zimmer repräsentiert und folgende Informationen enthält:

• Status
• Dringend
• Zimmernummer/-name
• Erledigt
• Kategorie
• Präsenz
• Anzahl der Aufgaben
• Abreise oder Anreise

In der Kachelansicht werden außerdem die Summen der schmutzigen, sauberen und dringenden Zimmer, die Summen der erledigten und noch zu erledigende Aufgaben und die Summen der Anreisen und Abreisen pro Haus angezeigt.

Die Kachelansicht bietet eine intuitive Übersicht.

Falls erwünscht, kann auch in die Tabellenansicht gewechselt werden. Diese Ansicht kann individuell zusammengestellt werden. Mit Klick auf das Zahnrad-Symbol können verschiedene Spalten angefügt bzw. ausgeblendet werden.

Der Filter

Ein Filter schränkt die Ansicht auf die gewünschten Einträge ein (z.B. Etage). Es sind folgende Filter möglich:

Filtermöglichkeiten im Housekeeping-Manager

• Mit der Option „Alle Zimmer“ werden auch solche ohne Zimmerreservierung an diesem Tag angezeigt. Die Filterwerte werden im Browser gespeichert und bleiben so für die nächste Sitzung erhalten.
• Gesperrte Zimmer oder Zimmer ohne externer Nummer werden nie angezeigt.
• Die Liste wird bei Änderung des Filters, Verlassen eines Zimmers und Betätigen des Refresh-Buttons neu geladen.

Detailansicht

Wenn wir sowohl in der Kachelansicht als auch in der Tabellenansicht auf ein einzelnes Zimmer tippen, öffnet sich eine neue Seite mit Detailinformationen (Aufgaben, Aufenthalt und Gästeinformationen, Minibar, Nachricht). Neben Schaltflächen zum Arbeitsablauf (Status, Erledigt) oder zur Präsenz gibt es auch Eingabefelder für Mitteilungen an die Rezeption Die zwei Pfeile (links und rechts) in der Detailansicht führen jeweils zur Detailansicht des vorherigen bzw. nächsten Zimmers.

In diesem Reiter werden die Informationen aus der Liste übersichtlich aufbereitet angezeigt.

„Erledigt“ und „Turndown“

Durch Buttons „Erledigt“ und „Turndown erledigt“ können häufig benötigte Änderungen mit einem Klick durchgeführt werden (Stauts Sauber gesetzt). 

Dabei wird auch automatisch die Präsenz des Servicepersonals in den Zimmern aktualisiert, welche für die Rezeption im Zimmerplan sichtbar ist.

Bei doppelter Kontrolle eines Zimmer, stellt das Housekeeping das Zimmer auf den Status "Sauber", die Governante setzt das Zimmer nach Kontrolle auf "Erledigt".

Allgemeine Informationen und Status

Folgende Felder können im Web Client geändert werden:

• Status
• Housekeeping-Notiz

Notiz und Bemerkung

• Befindet sich im Feld „Housekeeping-Notiz“ ein Text, so kann dieser mit dem „X“ neben der Notiz gelöscht werden.
• Die Bemerkungen zum Gast werden zwar angezeigt, sie können aber vom Servicepersonal nicht geändert werden.

Reiter „Minibar“

• Nur verfügbar, falls Zimmerreservierung eingecheckt ist und Extras vom Typ "Minibar" eingetragen sind.
• Für jedes Extra kann die Anzahl durch Tastatur oder +/- eingegeben werden.
• OK verbucht die Extras und kehrt zu den Zimmerdetails zurück.
• In den gebuchten Extras links unten werden die bereits aufgebuchten Extras aufgelistet.

Die Verwaltung der Minibar.

Reiter „Nachricht an Rezeption“

In diesen Bereich kann über den ASA-internen Nachrichtendienst eine Mitteilung gesendet werden.

Nachricht an die Rezeption.

Der Info-Button

Die diversen Symbole der Kachel-und Tabellenansicht werden im Info-Butto rechts oben erklärt. Hier befindet sich auch der "Housekeeping-Info-URL"-Button, welcher die Möglichkeit bietet eine speziell für Housekeeping-Zwecke eingerichtet Website direkt zu öffnen, wo etwa Musterfotos deponiert werden können, wie das Zimmer auszusehen hat, in welcher Anordnung Präsente auf einem Tischchen platziert werden sollen usw.