Gerade in der Hotellerie stellen Gutscheine eine interessante Möglichkeit der Wertschöpfung dar. ASA HOTEL bietet eine umfassende Verwaltungsmöglichkeit für Gutscheine, welche in den betrieblichen Workflow eingebunden sind.
ASA Gutscheinverwaltung im Überblick
Mehrzweck-Gutscheine sind eine alternative Form von Bargeld
Ein Mehrzweck-Gutschein (Wertgutschein) stellt im Prinzip eine Art Bargeld dar. Fiskalisch wird er ähnlich wie Angeld/Reugeld (caparra) verwaltet, d.h. der Mehrzweck-Gutschein wird erst im Augenblick des Einlösens MwSt.- und umsatzrelevant.
Einzweck-Gutscheine repräsentieren etwas Konkretes
Ein Einzweck-Gutschein (Sachgutschein, Leistungsgutschein) wird zwar um einen bestimmten Preis verkauft, er steht aber für eine konkrete Leistung, z.B. ein Wellness-Wochenende. Fiskalisch wird er ähnlich wie eine Anzahlung verwaltet, d.h. der Einzweck-Gutschein ist bereits beim Verkauf MwSt.-relevant.
Externe Gutscheinsysteme ideal für komplexe Gutschein-Szenarien
Im Bereich Gutscheine gibt es Spezialanbieter, die sehr umfassende Dienstleistungen anbieten (z.B. INCERT, Getavo, Gurado etc.). ASA HOTEL beschränkt sich daher im Wesentlichen auf die innerbetriebliche Abwicklung von Gutscheinen im Rahmen des Rechnungswesens. Das bedeutet, dass in der Regel der Verkauf der Gutscheine über ein externes System erfolgt (kann aber auch direkt über ASA erfolgen). Mittels Schnittstelle werden die verkauften Gutscheine in die Hotelsoftware übertragen und im Moment des Einlösens entwertet.
„Inhouse Voucher“ sind einfache Alternative
Es ist auch möglich, Gutscheine ohne die Unterstützung eines externen Gutschein-Dienstleisters zu verwalten. Diese „Inhouse Voucher“ werden dann ausschließlich innerhalb der Hotelsoftware verwaltet, das Erstellen des Gutscheins erfolgt über die angebundene ASA Webmail.
Transaktionen als Motor
Vorab eine Definition zum besseren Verständnis der Gutschein-Funktionalität: Wenn in ASA HOTEL von „Gutscheinen“ die Rede ist, sind meistens deren Transaktionen gemeint: kaufen, einlösen, teileinlösen, stornieren. Der „Gutschein“ als solcher bildet den Container für die einzelnen Transaktionen.
Was benötige ich?
Die Gutscheinverwaltung ist ein eigenes ASA-Modul, dessen Lizenz beim jeweiligen ASA-Vertriebspartner erworben werden muss.
Folgende Bereiche sind für die Gutscheinverwaltung relevant:
Gutscheinsysteme: Für die Einrichtung von externen und internen Gutscheinsystemen
Gutscheintypen: Zur Unterscheidung von Mehrzweck- und Einzweck-Gutscheinen
Gutscheine: Gutscheinbetrag, Gutscheintransaktionen, Gutscheinkodes