In diesem Abschnitt sehen wir uns die Statusdaten zur Reservierung genauer an:
Die Statusdaten zur Reservierung
Datum, Nummer und Externe ID
Datum und Nummer ermöglichen eine eindeutige Identifizierung der jeweiligen Reservierung. Manche Betriebe verwenden diese Informationen deshalb auch in der Kommunikation mit dem Gast (Reservierung Nummer ... vom ...)
Die Vergabe der Nummern erfolgt standardmäßig automatisch fortlaufend innerhalb eines Kalenderjahres. Eine abweichende Nummerierung kann bei Bedarf unter Allgemein » Weitere Vorgaben » Nummerierungen eingestellt werden.
Eine "Externe ID" wird - sofern im Datenstrom übermittelt - automatisch aus einer 'externen' Reservierung oder Anfrage herausgelesen. Eine "externe Reservierung" wird immer dann angelegt, wenn eine Online-Buchung / Anfrage / Newsletteranmeldung über ein Internet-Portal erfolgt. Weitere zur externen Reservierung werden in folgendem Artikel beschrieben: 'Externe' Reservierung
Reservierungsarten
Beim Buchen wird in der Regel "Reservierung" als Standard-Reservierungsart vorgeschlagen. Es kann aber unter Einrichtung » System » System » Betrieb » Reservierungen eine andere Standard-Reservierungsart festgelegt werden.
Die aufgeklappte Dropdown-Liste zur Reservierungsart
| Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
| Anfrage | Eine Anfrage ist nicht verbindlich, weshalb es auch möglich ist, mehrere Anfragen zur selben Zeit auf das selbe Zimmer zu buchen. Erst in dem Moment, an dem eine dieser Anfragen in eine Reservierung umgewandelt werden soll, erfolgt ein Warnhinweis auf die Überlappung. |
| Warteliste | Es besteht die Möglichkeit, auf bereits reservierte Zimmer einen Wartelisten-Eintrag zu buchen. (Wenn Ihr Betrieb mit Wartelisten arbeitet, empfiehlt es sich, im Zimmerplan-Filter die Reservierungsart "Warteliste" fix anzeigen zu lassen.) |
| Option | Eine Optionsreservierung erhält ein Ablaufdatum, bis zu dem sie in eine Reservierung umgewandelt werden sollte. Nach Ablauf der Optionsfrist wird die Reservierung im Zimmerplan durchgestrichen, zugleich wird sie in den Auswertungen unter "Abgelaufene Optionsreservierungen" gelistet. Von dort (oder auch von der Reservierung selbst aus) kann sie dann - je nach Situation - doch noch in eine Reservierung umgewandelt oder aber storniert werden. |
| Reservierung | Verbindlich. |
| Kontingent | Siehe Kontingent! |
| Storniert | Wird eine Stornierung vorgenommen, so ist verpflichtend ein Datum anzugeben. Ein Stornogrund ist dann verpflichtend zu hinterlegen, wenn unter Einrichtung » System » System » Betrieb » Reservierungen die entsprechende Option gewählt wurde. Falls bereits Gästemeldungen durchgeführt wurden, kann eine Reservierung nicht mehr storniert werden. |
Reserviert am
Datum der (verbindlichen) Reservierung. Wird automatisch eingefügt, sobald die Art "Reservierung" oder "Option" gebucht wurde.
Storniert am
Stornierungsdatum.
Option bis
Die Angabe dieses Datums ist bei der Reservierungsart "Option" verpflichtend, optional kann dieses Feld aber auch bei anderen (z.B. Anfrage oder Warteliste) verwendet werden.
Auf Wunsch kann standardmäßig ein Vorschlag für ein Datum errechnet werden. Die entsprechenden Einstellungen werden unter Einrichtung » System » System » Betrieb » Reservierungen getroffen.
Bestätigt am
Dieses Feld wird zwar primär bei Anfragen und Optionsreservierungen verwendet, es kann aber bei jeder Reservierungsart genutzt werden. Bei Bedarf kann der Zimmerplan auch so eingestellt werden, dass zwischen bestätigten und unbestätigten Einträgen farblich unterschieden wird (siehe dazu Zimmerplan-Voreinstellung "Bestätigte Reservierungen unterscheiden").
Verfallstage
Hinweis ZP
Textfeld zum Hinterlegen eines Hinweises im Zimmerplan. Mittels nebenstehendem Farbfeld kann der entsprechende Hinweis auch farblich hervorgehoben werden.