Bevor Gutscheine angelegt werden, ist die Einrichtung eines Gutscheinsystems und Gutscheintypen Voraussetzung.
Der "Gutschein" bildet einen Container, in welchem Transaktionen stattfinden (Kauf, Einlösung, Stornierung). Für uns bedeutet dies, dass wir es im Wesentlichen mit Transaktionen zu tun haben.
Gutschein-Transaktionen werden vom Gutschein-System aus gestartet (Verkauf) und in der Reservierung beendet (Einlösung). In diesem Programmteilen stehen auch Tools zum Verfügung, die die Handhabung erleichtern. Ein "manuelles" Anlegen von Transaktionen sollte nicht notwendig sein.
Gutschein erstellen im Gutschein-System
Das Anlegen eines Gutscheins erfolgt entweder automatisch über ein externes Gutscheinsystem oder intern über die Gutscheinsysteme. Dort gibt es eine eigene Schaltfläche „Gutschein anlegen“, mit deren Hilfe der Gutschein komfortabel erstellt werden kann. Dabei wird auch automatisch ein Kode vergeben (Zeitstempel mit Jahr, Monat, Tag – Stunde, Minute, Sekunde, z.B. 20151203-112154).
Gutschein anlegen unter Hotel >> Vorgaben >> Gutscheinsysteme
Exkurs: Inhouse-Gutschein ausdrucken
Das Ausdrucken oder Versenden eines (internen) Gutscheins erfolgt über ASA Webmail über die entsprechende Schaltfläche . Diese startet das standardmäßig hinterlegte Template (bzw. jenes, welches unter den HTML-Template Gruppen als Bereich "Gutschein" hinterlegt ist.)
Über ASA Webmail kann dieser Gutschein direkt versendet oder gedruckt werden.
Der Gutschein
Gutscheine sind der "Container" für Transaktionen. Das bedeutet, dass in diesem Programmteil die Gutscheine eingesehen werden können, Gutschein-Transaktionen (Verkauf, Einlösung) aber an anderer Stelle stattfinden.
| Feld | Beschreibung |
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Kode |
Der Kode dient zur eindeutigen Identifizierung eines Gutscheins innerhalb eines Systems. |
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Gutscheinsystem- und typ |
Diese Einstellungen steuern die Verwaltung des Gutscheins – siehe entsprechende Abschnitte Gutscheinsystem und Gutscheintyp! |
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Datum, Wert, aktueller Wert |
Diese nur-Lesen-Felder werden über die entsprechenden Transaktionen (Kauf, Aufladung, Einlösung, Storno) verwaltet. |
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Gültig bis |
Angabe des Datums, bis wann der Gutschein gültig ist. (Wertgutscheine repräsentieren Bargeld und sind somit eigentlich unbegrenzt gültig.) |
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Sprache |
In diesem Feld stehen alle in ASA HOTEL aktivierten Dokumentsprachen zur Verfügung. Dieses Feld steuert beim Aufrufen von Word, welche Sprachversion der Vorlage angesteuert werden soll. |
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Empfänger |
Diejenige Person, für die der Gutschein erstellt wurde und die in der Regel den Gutschein auch einlöst. |
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Bemerkung / Bemerkungen |
Bei externen Gutscheinsystemen können Zusatzinformationen in diese Felder übernommen werden. Beim Inhouse Voucher stehen diese beiden Felder als Word-Seriendruckfelder zur Verfügung, sie können dann z.B. für individuelle Anrede und Begleittext verwendet werden. |
Gutscheine einlösen in Reservierung bzw. Abrechnungskonto
Eingelöst wird ein Gutschein in einer konkreten Reservierungs- bzw. Abrechnungssituation, wobei bei anwesenden Gästen beide Alternativen möglich sind, bei Passanten (z.B. Spa-Anwendung) nur das entsprechende Abrechnungskonto.
Das Einlösen bzw. teilweise Einlösen eines Gutscheins erfolgt im Rahmen der Reservierung über die Schaltflächen „Gutscheine“ und „Gutschein einlösen“.
Auch wenn ein Gutschein erst bei der Abrechnung zum Tragen kommt, kann er bereits beim Einchecken des Gastes oder während des Aufenthaltes eingelöst (oder die Einlösung storniert) werden. Die Verbuchnung erfolgt dann automatisch beim Abrechnen mit dem Gast.
Das Feld „Kode“ wurde so konzipiert, dass es genügt, den Anfang des Kodes einzugeben, woraufhin eine Auswahl aller in Frage kommender Gutscheine angezeigt wird. Falls die Gutscheine nicht über einen Dienst (siehe weiter unten) automatisch eingelesen werden, muss der vollständige Kode angegeben werden, damit der entsprechende Gutschein vom Online-System „abgeholt“ werden kann. Gutscheine, die erst beim Einlösen eingelesen werden, werden so eingetragen, als wären sie gerade um den aktuellen Restwert verkauft worden. Diese Verwaltung ist für Systeme konzipiert, deren Gutscheine auf einem gemeinsamen Portal einer Hotelgruppe verkauft werden. Solche Gutscheine können in allen beteiligten Hotels eingelöst werden.
Gutschein stornieren
Bei der Stornierung von Gutschein-Transaktionen gilt es zu unterscheiden:
- Der Verkauf kann nur direkt beim Gutschein storniert werden. Dadurch verliert der Gutschein seine Gültigkeit.
- Eine Gutschein-Einlösung kann nur in Reservierung bzw. Abrechnungskonto erfolgen, der Gutschein gewinnt dadurch den stornierten Wert zurück.
Konten anlegen
Beim Anlegen von Konten gibt es eine eigene Option „Gutscheine verrechnen“ (standardmäßig aktiv).
Damit werden die Gutschein-Transaktionen mit dem Gesamtbetrag verrechnet und getrennt ausgewiesen.
Analyse "Ein-/Ausgänge Gutscheine"
Im Programmteil „Auswertung“ steht ein entsprechender Druck zur Verfügung, Dieser ist entweder über die Analysegruppe „Buchhaltung“ oder im Reiter „Daten“ über die Tabelle „Gutschein-Transaktionen“ verfügbar.