ASA Pay & Zahlungssysteme | Arbeitsweise für den User – ASA Hilfe Center

Zahlungsoperationen_ASA PAY_RGB.jpg Eine Zusammenfassung zu den einzelnen Operationen, welche im folgenden Artikel im Detail beschrieben werden:

Zahlung mit Karte am Terminal

Damit nicht mehr der Betrag händisch im Zahlungsterminal eingetippt werden muss, kann der zu zahlende Betrag von ASA HOTEL an das Terminal übertragen werden.

Wie funktioniert's?

Die elektronische Zahlung erfolgt immer über ein Abrechnungskonto. Es können einzelne Raten im Reiter "Zahlung" oder der Gesamtbetrag über die Schaltfläche "Elektronisch bezahlen" im Abrechnungskonto bezahlt werden. Dabei öffnet sich der Dialog "Zahlung". Der zu bezahlende Saldo ist dort bereits automatisch hinterlegt. Außerdem wird die Sprache des Terminals abhängig von der Sprache des Gastes und das in den Benutzereinstellungen hinterlegte Terminal vorgeschlagen. Mit "OK" wird am Terminal der zu bezahlende Gesamtbetrag angezeigt. Anschließend muss die Kredit- oder Debitkarte an das Terminal gehalten und den Anweisungen des Terminals gefolgt werden.

Die technischen Daten der Zahlung werden in ASA HOTEL gespeichert (Zahlungsbeleg) und je nach Einstellung auf dem "Kontoauszug" oder der "Rechnung/Quittung" gedruckt. Die Unterschrift des Karteninhabers kann elektronisch über ein Tablet (Gästestation) eingeholt werden. Der Vorteil: Der Zahlungsbeleg muss nur einmal für den Gast ausgedruckt werden, der unterschriebene Zahlungsbeleg, der vom Hotel aufzubewahren ist, wird in ASA HOTEL gespeichert und kann bei Bedarf jederzeit neu ausgedruckt werden.

Hinweis für Schnittstelle zu hobex: Nur bei den beiden Ausnahmen „DCC-Planet“ bei Währungskonvertierung und „ELV-Zahlung“ bei EC-Karten wird der Beleg direkt vom POS-Gerät gedruckt und muss angesichts der Gesetzestexte am Beleg original unterschrieben und als Original aufbewahrt werden.

Ähnlich wie Zahlungen mit der Karte am Terminal können auch Vorautorisierungen am Terminal vorgenommen werden (siehe "Vorautorisierungen durchführen, erweitern, stornieren").

N.B: Falls im Zuge der Buchung oder Anzahlung bereits eine Kreditkarte hinterlegt bzw. eine Vorautorisierung durchgeführt wurde, muss nicht noch einmal nach der Karte gefragt werden, diese wird beim Zahlungsprozess von ASA HOTEL automatisch vorgeschlagen. Mit der "x"-Schaltfläche im Zahlungsformular können vorgeschlagene Kreditkarten und Vorautorisierungen bzw. weitere Felder einfach zurückgesetzt werden und somit schnell auch eine normale Transaktion am Terminal durchgeführt werden.

Die Tokenisierung

Laut PCI DSS dürfen keine reinen Kreditkartendaten im Hotel gespeichert werden. Es ist aber zulässig, eine Ersatznummer, einen sogenannten Token, der Kreditkarte zu speichern. Mit der Schnittstelle zwischen ASA HOTEL und den Zahlungssystemen können Sie Kreditkartendaten in ASA HOTEL sofort tokenisieren. Alle weiteren Operationen, von der Vorautorisierung bis zur Zahlung, werden in ASA HOTEL mit diesem Token durchgeführt. Damit müssen die Kreditkartendaten nur einmal vom Gast abgefragt werden, außerdem können mehrere Kreditkarten pro Gast in ASA hinterlegt werden.

Eine neue Kreditkarte kann beim Gast, externen Gast, Firma, Reservierung und im Abrechnungskonto (unter Zahlung) hinzugefügt werden.

Wie bei einer Zahlung mit Kreditkarten fällt in der Regel für die Tokenisierung von Seiten der Kreditkartenorganisationen eine Transaktionsgebühr laut Vertrag an, da im Zuge der Tokenisierung Abfragen bezüglich Gültigkeit etc. bei den Kreditkartenorganisationen gestellt werden. Mit ASA Pay fallen für die Tokenisierung keine Gebühren an.

Eine Kreditkarte kann mit den beiden Kommandos Erfassen oder Einlesen tokenisiert werden.

Mit dem Kommando Einlesen wird das POS-Terminal angesteuert und der Prozess wird dort durchgeführt. (bei hobex wird die Funktion Einlesen nicht unterstützt). Damit das Kommando aktiv ist, muss in den Benutzereinstellungen ein Terminal hinterlegt sein.

Mit dem Kommando Erfassen wird mit ASA Pay ein Link zum Erfassen der Kreditkartendaten für die Tokenisierung erstellt und geöffnet.

Sobald die Kreditkartendaten auf der Webseite erfasst wurden, werden diese tokenisiert und im ASA eingelesen.

Vorautorisierungen durchführen, erweitern, stornieren

Bei der Vorautorisierung handelt es sich um eine vorübergehende Reservierung/Blockierung eines Betrages von der Kreditkarte des Gastes. Die Vorautorisierung gewährleistet, dass die Kreditkarte gültig und der benötigte Betrag verfügbar ist. Es handelt sich dabei nicht um eine Zahlung, sondern bietet dem Hotelier die Sicherheit, dass eine spätere Zahlung problemlos durchgeführt werden kann. Vorautorisierungen sind für einen vordefinierten Zeitraum gültig, die Dauer dieser Frist wird vom Zahlungsprovider definiert. Vorautorisierungen können erweitert, innerhalb der Frist in eine Zahlung umgewandelt und jederzeit storniert werden. Diese Operationen können folgendermaßen in ASA HOTEL durchgeführt werden.

Vorautorisierung einer Kreditkarte

Im Normalfall erfolgt eine Vorautorisierung in der jeweiligen Reservierungsmaske im Bereich "E-Zahlungen". Dabei wird die bei der Reservierung oder die beim Gast hinterlegte Kreditkarte vorgeschlagen.

Erweiterung einer Vorautorisierung

Der Betrag einer bereits erfolgten Vorautorisierung kann unter den E-Zahlungen mit einem Klick erweitert/erhöht werden. Erweiterungen können auch unter Hotel/Vorgaben/Zahlungssysteme durchgeführt werden.

Stornieren einer Vorautorisierung

Erfolgte Vorautorisierungen können jederzeit storniert werden. Der gesperrte Betrag wird somit wieder freigegeben.

Zahlungsmöglichkeiten im Detail

Bei der Abwicklung von Kartenzahlungen passt sich ASA HOTEL durch verschiedene Möglichkeiten und Automatismen im Programm an die Arbeitsweise des jeweiligen Hotels an.

Die elektronische Zahlung erfolgt immer über ein Abrechnungskonto. Es können einzelne Raten im Reiter "Zahlung" oder der Gesamtbetrag über die Schaltfläche "Elektronisch bezahlen" im Abrechnungskonto bezahlt werden.

Dabei öffnet sich der Dialog "Zahlung". Um den User trotz der unterschiedlichen Optionen nicht zu verwirren, schlägt ASA HOTEL automatisch hinterlegten Daten (vorhandene Kreditkarten, Vorautorisierungen) vor:

Zahlung mit hinterlegter Vorautorisierung

Werden Vorautorisierungen durchgeführt – wie im vorhergehenden Kapitel erklärt – können diese in eine Zahlung umgewandelt werden. Dadurch wird die Kreditkarte des Gastes nicht unnötig lange blockiert bzw. die Blockierung wird aufgehoben.

Im Zahlungsdialog wird die mit dem Gast oder der Reservierung verknüpfte Vorautorisierung bereits automatisch vorgeschlagen (siehe im Bild Feld "Vorautorisierung / Betrag").

Falls der Betrag im Zahlungsdialog und der Betrag der Vorautorisierung übereinstimmen, wird die Vorautorisierung in eine Zahlung umgewandelt.

Falls der Betrag im Zahlungsdialog höher ist als der Betrag der Vorautorisierung, wird die Vorautorisierung in eine Zahlung umgewandelt und ein eventueller Restbetrag wird ebenso von der Kreditkarte abgezogen.

Im oberen Beispiel wird ein Konto mit einem Betrag von €908,00 elektronisch bezahlt. Die zuvor durchgeführte Vorautorisierung von €500,00 wird in eine Zahlung umgewandelt und es wird der Restbetrag von €408,00 von der Kreditkarte abgezogen.

In diesem Beispiel werden im ASA zwei Raten angelegt.

Gespeicherte Kreditkarte auswählen

Sind Kreditkartendaten des Gastes vorhanden, kann über das Feld "Kreditkarte" die jeweilige Karte ausgewählt werden. Auch hier wird die Kreditkarte automatisch vorgeschlagen, sollte eine Karte beim Gast, in der Reservierung oder beim Abrechnungskonto bereits hinterlegt sein.

Manuelle Transaktion durchführen

Sind keine Kreditkartendaten vorhanden, kann direkt im Zahlungsdialog eine Kreditkarte für eine manuelle Transaktion angegeben werden ("Nr. erfassen").

Durchführung einer Zahlung durch vorhergehende Transaktionen (Token)

Eine weitere Möglichkeit ist die Zahlung über eine bereits durchgeführte Transaktion. Dabei muss der jeweilige Token ausgewählt werden. Zur Auswahl stehen alle mit dem Gast verknüpften Transaktionen, die der Reservierung oder des Abrechnungskontos.

Durchführung einer Stornierung / Gutschrift mit Rückzahlung des Betrages

!ACHTUNG! Wenn eine E-Zahlung „storniert“ bzw. ein Abrechnungskonto mit einer verknüpften E-Zahlung storniert wird, kann automatisch beim Zahlungssystem eine Rückübertragung (=Geld geht an den Gast zurück) des Betrages angestoßen werden. Diese Rücküberweisung ist aber begrenzt machbar (hängt vom Zeitpunkt und vom Zahlungsprovider ab z.B. bei Worldline nur bis zum letzten Tagesabschluss möglich, bei Hobex die letzte Transaktion und bei ASA-Pay innerhalb einer halben Stunde nach Transaktion). Falls die Rückzahlung nicht durchläuft, wird im Moment der Operation die Meldung ausgegeben, dass die Stornierung der Zahlungstransaktion nicht durchgeführt werden konnte. In diesem Fall wird dem Benutzer vorgeschlagen, die Raten des Storno-Abrechnungskontos mittels des Kommandos "Elektronisch bezahlen" gutzuschreiben. Dabei wird die korrespondierende (nicht-stornierte) E-Zahlung im Zahlungsdialog vorausgewählt und bei Bestätigung eine Rückzahlung (=refund) angestoßen.

Weitere Informationen zu Stornierungen und Gutschriften und den dazugehörigen Einstellungen werden in folgendem Artikel behandelt: Gutschriften und Stornos

Übersicht aller Transaktionen

Unter Hotel/Bewegungen/Zahlungstransaktionen werden alle Transaktionen aufgelistet.

Die Details jeder Transaktion können hier eingesehen werden.

Tagesabschluss der Terminals

Am Ende des Tages kann auch der Tagesabschluss der Terminals über ASA HOTEL durchgeführt werden. Unter Hotel/Vorgaben/Zahlungssysteme steht das Kommando "Tagesabschluss" zur Verfügung. Damit wird der Tagesabschluss der Terminals initiiert und ein Transaktions-Eintrag "Tagesabschluss" mit der Tagessumme (Betrag) angelegt.