Der Veranstaltungsplan ist das ultimative Tool für die übersichtliche und effiziente Organisation von Veranstaltungen. Ähnlich wie der bewährte Zimmerplan für die Zimmerreservierung wurde der Veranstaltungsplan entwickelt, um die Aufgaben rund um Veranstaltungen im Hotel nahtlos zu verwalten.
Veranstaltungsplanung leicht gemacht: Mit dem Meeting-Manager können Sie alle wichtigen Informationen für Ihre Veranstaltungen zentral hinterlegen.
Veranstaltungsplan-Voreinstellungen
Über die drei Punkte oberhalb des Veranstaltungsplans gelangt man zu verschiedenen Einstellungen zur Spaltenbreite (vergrößern und verkleinern), zur Zeilenhöhe (klein, mittel, groß sowie füllen), zur Info (Legende mit allen wissenswerten Icons und Zeichen) sowie zu den Voreinstellungen.
Hier kann eingestellt werden, wie viele Tage links vom heutigen Tag (in die Vergangenheit) im Plan angezeigt werden sollen.
Das Aktualisierungsintervall gibt an, in welchem Intervall der Plan (bei Inaktivität) aktualisiert werden soll.
Bei Aktivitätsbeginn und Aktivitätsende kann angegeben werden, welche Periode in der Stundenansicht (x2 oder x3) im Plan angezeigt werden soll. Findet der Großteil der Veranstaltungen z.B. weder vor 8.00 Uhr noch nach 20.00 Uhr statt, können diese Zeiten hier hinterlegt werden. In der Stundenansicht ist somit nur noch die Periode von 8.00 Uhr bis 20.00 Uhr sichtbar. Diese Einstellung wirkt sich auch auf den Beginn und das Ende einer Veranstaltung aus, die über die Tagesansicht (x1) gebucht wird. Im genannten Beispiel würde die der Beginn der Veranstaltung auf 8.00 Uhr und das Ende auf 20.00 Uhr gesetzt. Innerhalb der Reservierung können beide Zeiten mit dem Kommando "Verschieben" abgeändert werden (auch außerhalb des eingestellten Aktivitätsbeginn/Ende.
4. Hier wird die Standardansicht eingestellt, die beim Öffnen des Veranstaltungsplans angezeigt werden soll. Es wird empfohlen, die Tagesansicht (x1) als Standard zu hinterlegen, da diese die Navigation zu anderen Tagen/Zeiträumen erleichtert.
5. Der Veranstaltungsplan bietet drei verschiedene Ansichten:
Ansicht x1: Dies ist eine Tagesansicht und eignet sich vor allem, um einen Gesamtüberblick zu erhalten sowie mehrtägige Veranstaltungen einzubuchen.
Ansicht x2 und Ansicht x3: Diese Ansichten können unter den Veranstaltungsplan-Voreinstellungen definiert werden können.
Erstellen einer Veranstaltung
Der Veranstaltungsplan wird über Hotel » Bewegungen » Veranstaltungsplan geöffnet. Er präsentiert sich so wie auch der Zimmerplan: Links sind alle angelegten Räume aufgelistet, welche auch nach Raumkategorien gefiltert werden können.
Eine Raumreservierung wird durch das Ziehen mit gedrückter linker Maustaste vom gewünschten Beginn bis zum gewünschten Ende generiert. Bei eintägigen Veranstaltungen genügt ein Doppelklick in den jeweiligen Tag. Dieser Vorgang kann mit der Taste Esc oder einem Klick auf den Papierkorb abgebrochen werden oder aber das Reservierungsformular öffnet sich durch einen (weiteren) Doppelklick oder mit Klick auf "+".
Um eine Veranstaltung von einigen Stunden einzubuchen, klickt man in der Tagesansicht auf den gewünschten Tag und wechselt anschließend die Ansicht. Der Fokus ist jetzt direkt auf den richtigen Tag gesetzt:
Das Veranstaltungs-Formular
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Allgemeine Informationen zur Veranstaltung:
Veranstaltungsname
Veranstaltungsart
Veranstaltungs-Konto / Abrechnungskonto
Gast / Bucher (hier am besten den Ansprechpartner hinterlegen)
Firma
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Informationen zu
Erstellungsdatum der Veranstaltung
Status (Anfrage, Option, Reservierung, Warteliste, Storniert)
Datum, wann die Veranstaltung auf den Status Reserviert bzw. Bestätigt gesetzt wurde
Bei Status Option kann ein Datum/Uhrzeit hinterlegt werden, bis wann die Option gültig ist. In den Systemkonfigurationen kann ein Vorschlag (z.B. 7 Tage ab Erstellung ) hinterlegt werden. Sobald die Option abgelaufen ist, wird die Veranstaltung als durchgestrichen im Veranstaltungsplan angezeigt.
Wenn storniert, wird das Datum und ggf. der Grund der Stornierung angezeigt.
Eine Farbe für die Umrandung im Veranstaltungsplan kann ausgewählt werden.
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Segmentierung
Buchungsgruppe und Buchungskanal (kann in den Systemkonfigurationen als Pflichtfeld eingestellt werden)
Werbemedium, Werbepartner, Werbekampagne, Reisebegleitung, Reisezweck und Verkehrsmittel können auf Wunsch manuell befüllt werden.
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Bemerkungen und Hinweise
Für alle relevanten Bereiche (Rezeption/Reservierung, Housekeeping, Restaurant/Service und Küche) können hier globale Bemerkungen und Informationen hinterlegt werden. Diese sind dann auch im Veranstaltungsüberblick sichtbar. Diese Felder sind auf je 255 Zeichen begrenzt.
Werden längere Bemerkungen benötigt werden, können diese im zweiten Reiter als Hinweise hinterlegt werden. Der User wird über ein "!" auf einen hinterlegten Hinweis aufmerksam gemacht. Auch der Hinweis wird im Veranstaltungsüberblick angezeigt.
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Umsatzinformation
Dieser Bereich gibt Auskunft über die die aktuelle Umsatzsituation der Veranstaltung. Im oberen Bereich sind Kosten wie Raummiete, Ressourcen, Pakete und Extras aufgelistet, im unteren Bereich werden eventuelle Anzahlungen oder hinterlegte Gutscheine abgezogen sowie eventuelle Umsätze für dazugehörige Hotelumsätze addiert.
- Raumreservierungen
In diesem Bereich werden alle Raumreservierungen aufgelistet. Im Unterschied zur Zimmerreservierung, wird hier für jeden Tag eine einzelne Raumreservierung erstellt. Eine dreitägige Veranstaltung besteht somit aus drei Raumreservierungen. Hier kann bei Bedarf die Bestuhlung, Teilnehmeranzahl, ein Veranstaltungspaket sowie die Hauptbemerkung (Rezeption/Reservierung) für die Raumreservierung hinterlegt werden. Mit F2 bzw. dem Stift (Bearbeiten) hat man noch die Möglichkeit, Bemerkungen für Housekeeping, Restaurant und Küche für jede einzelne Raumreservierung zu hinterlegen. Diese Bemerkungen werden im Veranstaltungsüberblick bei der Übersicht der jeweiligen Raumreservierung angezeigt.
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Verschiedene Aktionen stehen sei es global als auch pro Raumreservierung zur Verfügung:
Zeitplan, Textblöcke, Ressourcen, Extras
Bestuhlung
Für jede Raumreservierung, kann die gewünschte Bestuhlung ausgewählt werden.
Hierfür muss man die gewünschte Raumreservierung auswählen und entweder direkt über die Spalte „Bestuhlung“ oder über die Bestuhlungseinstellungen im unteren linken Feld die gewünschte Bestuhlung auswählen.
Anzahl Teilnehmer
Weiters kann die Anzahl der Teilnehmer pro Raumreservierung eingetragen werden. Sollte diese nicht mit der in den Bestuhlungs- oder Kategorie-Einstellungen Mindest- und Maximalbelegung übereinstimmen, erscheint ein Hinweis. Die Teilnehmeranzahl ist einerseits informativ, wird jedoch auch zur Berechnung von Veranstaltungspaketen pro Person verwendet.
Paket
Wissenswertes zum Buchen von Veranstaltungspaketen wird hier beschrieben.
Ressourcen
Ressourcen können bereits in Paketen enthalten sein und werden erst nach dem Aufbuchen der Veranstaltung unter „Ressourcen“ angezeigt und auch erst dann von der Verfügbarkeit abgezogen. Bei sich ändernder Teilnehmeranzahl (im Fall von Paketen welche pro Person/Teilnehmer berechnet werden) müssen die Veranstaltungs-Aufbuchungen gelöscht und nach der Änderung neu aufgebucht werden, damit die Kostenkalkulation wieder stimmt. Alternativ kann das Zeilenkommando "Teilnehmeranzahl aktualisieren" verwendet werden.
Von Paketen unabhängige Ressourcen können über den Button „Ressourcen“ und dann mit „+“ oder besser über „Ressourcenplan öffnen“ eingebucht werden.
Genauere Informationen zum Buchen von Ressourcen gibt es hier.
Zeitplan
Ein Zeitplan erleichtert die Organisation über den Ablauf einer Veranstaltung immens. So wissen immer alle Beteiligten wann, in welchem Raum was stattfindet und was dafür vorzubereiten ist.
Verschieben
Ein neues Listenkommando "Uhrzeit verschieben" in den Raumreservierungen. Dieses Kommando öffnet einen Dialog, in dem die neue Von- und Bis-Zeit eingetragen werden kann.
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