Kassenbuch

Mit dem ASA HOTEL Kassenbuch können Bargeldbewegungen mühelos verwaltet werden. Dank vorgeschlagener Kassenbuchkonten lassen sich alle Vorgänge schnell erfassen. Bei Barzahlung von Abrechnungskonten werden Kassenbucheinträge, als Tageseinnahmen, automatisch angelegt. Mit Hilfe spezieller Auswertungen und Berichte behalten Sie den Überblick über Ihre Eingänge, Ausgänge und Saldo-Stand.

Funktionen im Überblick

• Auflistung aller Bargeldbewegungen
• Automatisches Anlegen von Kassenbucheinträgen bei Barzahlungen der Abrechnungskonten
• Automatische Belegnummernvergabe
• Vorlagen für die schnelle Erfassung aller Geschäftsvorfälle
• Vorgeschlagene Kassenbuchkonten
• Einfache Stornierung von Belegen
• Führen von mehreren Kassenbüchern
• Ausdruck von Kassenbuchbelegen
• Auswertungen und Berichte
• DATEV-Export
• Automatische Erstellung von Registrierkassenbelege [für Deutschland]
• u.a.

Inbetriebnahme

• Voraussetzung: ASA HOTEL Lizenz für Modul "Kassenbuch".
• Unter Hotel » Vorgaben » Kassenbücher ein neues Kassenbuch anlegen. Dabei werden für alle Geschäftsvorfälle Standard-Kassenbuchkonten eingetragen, diese könnten ggf. umbenannt (z.B. in Bankkonto Raiffeisen) oder ausgetauscht werden. Kontonummer, Mandantennummer und Beraternummer werden für den DATEV-Export benötigt.
  Es ist auch möglich für einen Geschäftsvorfall mehrere Kassenbuchkonten anzulegen. Statt des Kontos „Auszahlung“ könnten spezifischere Konten angelegt werden wie beispielsweise „Kauf von Zeitungen“, „Bürobedarf“, „Dekorationsmaterial“ etc.
  Beim Neuanlegen des Kontos muss hinterlegt werden, ob das Konten einen Geldfluss im Eingang und/oder Ausgang abbildet.Beim DATEV-Export wird die Kontonr. oder (falls vorhanden) der externe Kode exportiert. Es wäre auch möglich, jedem Kassenbuchkonto ein entsprechendes FiBu-Konto zuzuweisen. In diesem Fall wird die FiBu-Kontonr. oder (falls vorhanden) der externe Kode des FiBu-Kontos exportiert
  
• Unter Betrieb -> Betrieb -> DATEV  findet sich die Einstellung "Kassenbücher exportieren". Als Gegenkonto wird die Kontonummer des Kassenbuchs eingesetzt. 
• Im Fall von detaillierten Konten für einen Geschäftsfall könnte auch kein Standard-Kassenbuchkonto (z.B. Konto Auszahlung im Screenshot) eingetragen werden, in diesem Fall muss das entsprechende Konto explizit ausgewählt werden.
• Somit ist die Einrichtung abgeschlossen und das Kassenbuch startbereit. Für den Eintrag eines Anfangsbestandes ist die Schaltfläche „Anfangsbestand erfassen“ vorgesehen
  

• Weitere Kassenbucheinträge können über Kommandos im jeweiligen Kassenbuch (unter Hotel » Vorgaben » Kassenbücher) manuell erfasst werden und ggf. ein Beleg gedruckt werden.
• Es stehen eigene Kassenbuch-Berichte unter den Auswertungen Analysegruppe >> S80 Buchhaltung zur Verfügung.
• Ein- und Ausgänge der Kassenbücher werden in den Saldendaten pro TV-Betrieb abgebildet bzw. zusammengefasst.

Technische Zusatzinformationen

• Mit dem Feld „Kassenbuch“ bei den Zahlungsarten kann bestimmt werden, ob automatisch ein Kassenbucheintrag angelegt wird (beim Datenbank-Update automatisch für Bar und Scheck).
• Im Falle von mehreren Kassenbüchern kann in der Verkaufsstelle das jeweilige Kassenbuch hinterlegt werden. Nachdem die Verkaufsstelle bei den Benutzereinstellungen vorgegeben werden kann, werden so unterschiedliche Kassenbücher pro Arbeitsplatz unterstützt.
• Mit dem Kommando "Geldtransfer" können Umbuchungen von Geldbeträgen zwischen den Kassenbüchern durchgeführt werden.
• Kassenbuch-Service: der Geldtransfer zwischen Kassenbüchern wird transaktionssicher verwaltet. Die entsprechende Erstellung von Registrierkassenbelegen (in Deutschland) kann nicht zu 100 Prozent garantiert werden, weil hier externe Systeme involviert sind. Im Fehlerfall werden die Kassenbucheinträge wieder gelöscht oder storniert, sodass beide Bereiche (Kassenbücher und Registrierkassen) immer synchron sind. Es gibt nur sehr außergewöhnliche Fälle, wo das unter Umständen nicht mehr möglich ist. In diesen Fällen wird eine entsprechende Service-Nachricht ausgegeben.
• Bei den Saldendaten werden nun in erster Linie jene Kassenbücher, die dem TV-Betrieb direkt zugeordnet sind, berücksichtigt. 
• Die Einstellung "FiBu-Konto Kassenbuch" unter Betrieb/DATEV wurde ausgebaut und durch die Einstellung "Kassenbücher exportieren" ersetzt. Als Gegenkonto wird jetzt die Kontonummer des Kassenbuchs eingesetzt. Beim Update, wird in allen Kassenbüchern der ext. Code / Code des bisher gesetzten "FiBu-Konto Kassenbuch" als Kontonummer gesetzt.
• Sollten die Konten des Kassenbuchs vierstellig sein, muss für die Kassenbuchkonten folgende Umstellung vorgenommen werden (nur als Support-User möglich):
  Unter Einrichtung » System » Systemkonfiguration » Global » Kontotypen das Sachkonto als vierstellig (0000) definieren.
• In Deutschland werden automatisch Registrierkassenbelege für Kassenbucheinträge angelegt.
• Raten mit einer Referenz auf einen Kassenbucheintrag können nur mehr sehr eingeschränkt geändert und nicht mehr gelöscht werden.
• Die Aktualisierung der Raten ist nicht mehr möglich, wenn Zahlungen im Kassenbuch eingetragen sind.
• Das Flag "Kassenbuch-Zahlungen" im Abrechnungskonto zeigt an, ob Raten/Zahlungen mit einer Referenz auf einen Kassenbucheintrag vorhanden sind.
• Bei der Löschung von Abrechnungskonten wird ein Hinweis ausgegeben, falls Zahlungen im Kassenbuch eingetragen sind.