Einleitung
Die Firmenkartei ist ein zentrales Modul in ASA HOTEL, das speziell für die Verwaltung von Firmenkundenbeziehungen entwickelt wurde. Sie ermöglicht eine effiziente Organisation und Pflege von Unternehmensdaten, Ansprechpartnern und spezifischen Abrechnungsmodalitäten. Ideal für Geschäftsreisende, Firmenbuchungen oder regelmäßige Geschäftspartner.
Reiter "Rechtssitz"
Im ersten Reiter „Rechtssitz" der Firmenkartei werden die grundlegenden Firmendaten (die Adresse) und die Ansprechperson (Primäre Kontaktperson für Buchungen und Kommunikation) erfasst:
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Firmenname: Vollständiger Name des Unternehmens
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Adresse: Straße, PLZ, Ort, Land
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Steuernummer / UID: Für steuerliche Zwecke
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Geburtsdaten: Optionale Felder zur Kategorisierung
- Kommunikation: Erfassung zentraler Kommunikationsdaten wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Faxnummer, Webseite sowie die bevorzugte Anrede
Reiter "Allgemein"
Im Reiter „Allgemein“ lassen sich vielfältige Zusatzinformationen zur Firma hinterlegen, die für Auswertungen, Marketing und automatische Abläufe genutzt werden können. Hier können beispielsweise der Buchungskanal oder ein Werbemedium fix eingesetzt werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, eine eigene Preisliste zu hinterlegen, die bei jeder Reservierung automatisch zur Anwendung kommt, oder einen fixen Rabatt zu definieren, den die Firma standardmäßig erhält. Auch die Bankdaten und Zahlungsbedingungen einer Firma können eingetragen werden. So unterstützt der Reiter „Allgemein“ eine individuelle und automatisierte Betreuung von Geschäftskunden.
Reiter "Buchungsvorgaben"
Im Reiter „Buchungsvorgaben“ wird festgelegt, welche Mehrwertsteuergruppe für die Firma gilt. Diese Einstellung ist besonders wichtig für die korrekte steuerliche Behandlung bei Rechnungen – etwa wenn es sich um eine ausländische Firma oder einen steuerbefreiten Betrieb handelt. Die hier hinterlegte MwSt.-Gruppe wird bei jeder Reservierung automatisch übernommen und sorgt für eine fehlerfreie Abrechnung.
Reiter "Postadresse"
Im Reiter „Postadresse“ kann eine alternative Anschrift zur Hauptadresse der Firma hinterlegt werden – etwa für den Versand von Rechnungen, Angeboten oder sonstiger Korrespondenz. Diese wird bei Bedarf automatisch verwendet, ohne die Hauptadresse zu überschreiben.
Ansprechperson
Bei einer Firma können mehrere Ansprechpersonen hinterlegt und mit einer jeweiligen Funktion versehen werden. Wird bei einer Reservierung eine dieser Personen als Gast ausgewählt, wird automatisch auch die zugehörige Firma zugeordnet. So ist sichergestellt, dass Buchungen und Kommunikation immer korrekt verknüpft sind.
Weitere Optionen
Zusätzlich bietet eine aufklappbare Liste die Möglichkeit, weitere Optionen und Details der Firma einzusehen. So behalten Sie alle wichtigen Informationen jederzeit übersichtlich im Blick.