Die Firmenkartei

Einleitung

Die Firmenkartei ist ein zentrales Modul in ASA HOTEL, das speziell für die Verwaltung von Firmenkundenbeziehungen entwickelt wurde. Sie ermöglicht eine effiziente Organisation und Pflege von Unternehmensdaten, Ansprechpartnern und spezifischen Abrechnungsmodalitäten. Ideal für Geschäftsreisende, Firmenbuchungen oder regelmäßige Geschäftspartner.

Reiter "Rechtssitz"

Im ersten Reiter „Rechtssitz" der Firmenkartei werden die grundlegenden Firmendaten (die Adresse) und die Ansprechperson (Primäre Kontaktperson für Buchungen und Kommunikation) erfasst:

• Firmenname: Vollständiger Name des Unternehmens

• Adresse: Straße, PLZ, Ort, Land

• Steuernummer / UID: Für steuerliche Zwecke

• Geburtsdaten: Optionale Felder zur Kategorisierung

• Kommunikation: Erfassung zentraler Kommunikationsdaten wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Faxnummer, Webseite sowie die bevorzugte Anrede

Reiter "Allgemein"

Im Reiter „Allgemein“ lassen sich vielfältige Zusatzinformationen zur Firma hinterlegen, die für Auswertungen, Marketing und automatische Abläufe genutzt werden können. Hier können beispielsweise der Buchungskanal oder ein Werbemedium fix eingesetzt werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, eine eigene Preisliste zu hinterlegen, die bei jeder Reservierung automatisch zur Anwendung kommt, oder einen fixen Rabatt zu definieren, den die Firma standardmäßig erhält. Auch die Bankdaten und Zahlungsbedingungen einer Firma können eingetragen werden. So unterstützt der Reiter „Allgemein“ eine individuelle und automatisierte Betreuung von Geschäftskunden.

Reiter "Buchungsvorgaben"

Im Reiter „Buchungsvorgaben“ wird festgelegt, welche Mehrwertsteuergruppe für die Firma gilt. Diese Einstellung ist besonders wichtig für die korrekte steuerliche Behandlung bei Rechnungen – etwa wenn es sich um eine ausländische Firma oder einen steuerbefreiten Betrieb handelt. Die hier hinterlegte MwSt.-Gruppe wird bei jeder Reservierung automatisch übernommen und sorgt für eine fehlerfreie Abrechnung.

Ansprechperson

Bei einer Firma können mehrere Ansprechpersonen hinterlegt und mit einer jeweiligen Funktion versehen werden. Wird bei einer Reservierung eine dieser Personen als Gast ausgewählt, wird automatisch auch die zugehörige Firma zugeordnet. So ist sichergestellt, dass Buchungen und Kommunikation immer korrekt verknüpft sind.

Ansprechpartner für Korrespondenz und Fakturierung (ab Version 25.11)

Mit dieser Erweiterung ist es möglich, in einer Firma getrennte Ansprechpartner für die Korrespondenz sowie für die Fakturierung zu hinterlegen. Dadurch lassen sich Kommunikations- und Rechnungswege klarer definieren und automatisiert verarbeiten.

Damit Ansprechpartner automatisch erkannt und korrekt zugeordnet werden können, müssen zunächst die jeweiligen Funktionen für die beiden Beziehungsarten festgelegt werden. Hierfür navigiert man zu:

Betrieb → Betrieb → Weitere Daten

Dort werden folgende Einstellungen hinterlegt:

• Funktion für Beziehungsart für Korrespondenz
• Funktion für Beziehungsart für Fakturierung

Im Abrechnungskonto steht ein neues Textfeld „Zu Händen“ zur Verfügung. Dieses Feld dient dazu, eine bestimmte Ansprechperson für die Rechnungszustellung zu definieren.

Wird im Abrechnungskonto eine Firma hinterlegt, passiert Folgendes:

Der Name der ersten Ansprechperson, die der in „Beziehungsart für Fakturierung“ definierten Funktion entspricht, wird automatisch in das Feld „Zu Händen“ übernommen.

Unabhängig von der hinterlegten Firma kann das Feld „Zu Händen“ jederzeit angepasst werden. Dadurch ist es möglich, abweichende oder temporäre Ansprechpartner zu definieren.

Auch wenn ein Abrechnungskonto bereits definitiv ist, kann das Feld „Zu Händen“ weiterhin über das Kommando „Rechnungsempfänger ändern“ angepasst werden.

Die in der Firma bzw. im Abrechnungskonto hinterlegte Abteilung sowie Ansprechpartner werden im Rechnungsempfänger ausgegeben.

Der Ansprechpartner für Korrespondenz sowie auch jener für Fakturierung kann als MergeTag in ASA Webmail abgerufen werden.

Weitere Optionen

Zusätzlich bietet eine aufklappbare Liste die Möglichkeit, weitere Optionen und Details der Firma einzusehen. So behalten Sie alle wichtigen Informationen jederzeit übersichtlich im Blick.