Funzionamento dei registratori di cassa in Italia

Le direttive

Con l’art. 17 DL 119/2018, la trasmissione telematica del registro dei corrispettivi giornalieri è diventata obbligatoria a partire dal 1° luglio 2019 per le imprese con un fatturato dell'anno precedente superiore a 400.000 €. Per tutte le altre imprese (ad eccezione di alcuni casi particolari), questo obbligo si applica a partire dal 1° gennaio 2020. I corrispettivi giornalieri vengono trasmessi telematicamente all’Agenzia delle Entrate tramite i cosiddetti “Registratori Telematici”. Di conseguenza, non è più possibile emettere le ricevute fiscali. L’articolo prevede anche la futura introduzione di una cosiddetta “Lotteria degli scontrini”. Possono partecipare alla lotteria tutte le persone fisiche maggiorenni che effettuano acquisti presso esercizi commerciali che trasmettono telematicamente alle autorità i corrispettivi giornalieri. In questo caso il cliente deve comunicare all'esercente il proprio codice fiscale, che verrà inoltrato all'Agenzia delle Entrate.

Per soddisfare questi requisiti, l'hotel necessita di un registratore di cassa idoneo, in grado di trasmettere telematicamente i corrispettivi giornalieri nel rispetto della normativa e di stampare gli scontrini di cassa.

Con il modulo software sviluppato appositamente a questo scopo vengono supportati i relativi processi e i trasferimenti di dati da e verso i “Registratori Telematici”. In questo modo possiamo continuare a lavorare nel consueto ambiente ASA e avere a disposizione tutte le informazioni necessarie. Creiamo il “Conto di fatturazione” come di consueto e trasmettiamo i dati al registratore di cassa con la semplice pressione di un pulsante. I dati dello scontrino vengono rapidamente restituiti al programma alberghiero (la quantità di informazioni disponibili dipende dal tipo di cassa). 

Le informazioni relative alla configurazione sono disponibili per l’esperto ASA QUI. 

Funzionamento

Viene creato un nuovo conto. Se si seleziona il tipo di documento “Ricevuta” e si attiva l’opzione “Definitivo”, i dati del documento vengono trasmessi al registratore di cassa e viene stampato lo scontrino. Con il pulsante “Stampa documento” (oppure tramite l’anteprima), il conto viene immediatamente impostato come “Definitivo”, i dati vengono trasmessi al registratore di cassa e vengono stampati sia lo scontrino, sia il documento. In questo modo, i dati del registratore di cassa ricevuti o confermati possono essere riportati nella stampa interna della fattura o visualizzati nell'anteprima. ATTENZIONE: Anche quando si apre la finestra di dialogo di stampa (tre punti accanto a “Stampa documento”) il documento viene impostato come “Definitivo” e i dati vengono trasmessi (viene visualizzato un avviso).

Non appena il conto di fatturazione viene impostato come "definitivo", i dati vengono trasmessi al registratore di cassa.

Con questa operazione il conto viene bloccato e non è più possibile apportare modifiche. Da questo momento è possibile emettere solo storni e note di credito (vedi suggerimenti) che fanno riferimento al rispettivo scontrino.

I dettagli dello scontrino vengono salvati in Hotel » Movimenti » Scontrini di cassa.
 

Se per l'ospite è stato registrato un codice fiscale, questo viene trasmesso anche al registratore di cassa. Se non si desidera trasmettere il codice fiscale, questo comportamento può essere disattivato tramite l’apposita opzione presente nei conti di fatturazione nella scheda "Altro".

È possibile disattivare la trasmissione del codice fiscale per ogni singolo scontrino.

La casella di controllo “Scontrino di cassa disponibile” indica se per il conto di fatturazione è già presente uno scontrino di cassa.

Nella tabella dei conti di fatturazione, la casella di controllo “Scontrino di cassa disponibile” viene ora visualizzata per impostazione predefinita.

Chiusura giornaliera

Alla fine della giornata, la chiusura giornaliera deve essere eseguita in Hotel » Preimpostazioni » Registratori di cassa. (Il registratore di cassa Epson può essere configurato dal tecnico specializzato in modo che la chiusura giornaliera venga eseguita automaticamente). Il comando "Rapporto giornaliero" può essere utilizzato per stampare un rapporto provvisorio, un cosiddetto Report X (in questo caso non vengono trasmessi dati).

Il registratore di cassa deve essere chiuso ogni giorno. Questa operazione può essere effettuata anche tramite la chiusura giornaliera.

Documenti di storno e note di credito

I documenti di storno e le note di credito devono fare riferimento al documento di origine (dati dello scontrino di cassa) e sono quindi supportati solo dalle interfacce più recenti. Gli importi non possono superare quelli del documento di origine (per ciascuna aliquota IVA). In caso di errore, il flag “Stampato come definitivo” viene rimosso. Il documento può essere ulteriormente modificato. Per alcuni registratori di cassa, nelle operazioni di storno o nota di credito è necessario inserire in un’apposita finestra di dialogo la data e il numero dello scontrino (due numeri separati da un delimitatore, visibili solo sullo scontrino di cassa).
 

Differenza tra note di credito e documenti di storno

In linea di principio, le note di credito vengono utilizzate ogni volta che viene accreditata una parte di una fattura, in modo che il cliente debba pagare un importo inferiore oppure riceva il rimborso della somma corrispondente (l'importo totale viene accreditato solo in casi eccezionali, come nel caso di clienti insolventi che semplicemente non pagano nulla!. Per le fatture dei passanti possono essere emesse solo note di credito, poiché in questo caso non è possibile fatturare nuovamente gli addebiti (motivo tecnico: non esiste una prenotazione comune sotto la quale gli addebiti possano essere salvati senza assegnazione a un conto).
In caso di storno, viene detratto l’intero importo e il conto originario viene rimosso dagli addebiti, in modo che questi possano essere nuovamente fatturati con un nuovo (terzo) conto, con le eventuali modifiche. Ciò significa che, in caso di storno, tutti gli addebiti possono essere nuovamente fatturati, ma non nel caso di note di credito.
Per le fatture dei passanti possono essere emesse solo note di credito, poiché in questo caso non è possibile fatturare nuovamente gli addebiti (motivo tecnico: non esiste una prenotazione comune sotto la quale gli addebiti possano essere salvati senza assegnazione a un conto).

Nota di credito vs. Storno

Stampare solo lo scontrino di cassa

Se si desidera che, premendo il pulsante “Stampa documento”, venga stampato solo lo scontrino di cassa e nessun altro documento, è necessario attivare la relativa opzione in Impostazioni/Sistema/Configurazione di sistema – Azienda – Fatturazione – Stampa. Inoltre, è possibile impostare se l'indirizzo dell'ospite deve essere stampato sullo scontrino.

Impostazioni per stampare solo lo scontrino e su di esso l'indirizzo dell'ospite.

Opzionale: Mapping dei tipi e delle modalità di pagamento

I tipi di pagamento ASA sono già associati per impostazione predefinita ai rispettivi mezzi di pagamento del registratore di cassa. Per garantire che i tipi di pagamento da noi suggeriti vengano valutati nel rapporto di chiusura giornaliero del registratore di cassa Epson XML, il registratore deve essere configurato nel tool Epson per quanto riguarda il mezzo di pagamento Carte di Credito (codice 2.x), come segue: 1 Carta di debito, 2 Carta di credito, 3 Bonifico, 4 Caparra, 5 Buono

Impostazioni nel tool Epson (wizard)

Se si desidera un’altra associazione, questa può essere definita in ASA tramite il pulsante “Tipi di pagamento predefiniti” nella finestra “Registratore di cassa”.
Se si desidera una suddivisione ancora più dettagliata, ad esempio distinguere il mezzo di pagamento “Carte di credito” in “Visa” e “American Express”, è necessario indicare, alla voce “Modalità di pagamento”, il codice esterno memorizzato nel registratore di cassa.
Allo stato attuale, questi dati non vengono trasmessi all’Agenzia delle Entrate, ma compaiono solo nei rapporti di chiusura del registratore di cassa.  

Aspetti tecnici

Tabella: Mapping standard dei tipi di pagamento ASA con i mezzi di pagamento predefiniti nei registratori di cassa (già implementato nel programma, di norma qui non è necessario inserire nulla):

Mapping standard dalla versione 26.01

Mapping standard dalla versione 26.00