Conti fatturazione

ASA HOTEL gestisce un numero qualsiasi di "conti" per ogni prenotazione. Solo in questo modo è possibile organizzare la fatturazione in modo flessibile per l'ospite in qualsiasi momento.

Nel quotidiano, il modulo di prenotazione viene utilizzato per accedere ai conti prenotazione.

Creando diversi conti, è possibile, ad esempio, decidere direttamente al momento del check-out se il pagamento deve essere effettuato per camera, se gli extra devono essere pagati separatamente o se tutto deve essere prenotato in un'unica fattura. Separando completamente i servizi prenotati, gli extra prenotati e le telefonate dai conti (di fatturazione), hai tutta la massima flessibilità nella fatturazione senza rinunciare a una struttura solida.

Per inciso, un anticipo (Acconto, caparra) viene anche registrato come un conto fattura separato. Questo conto di anticipo viene poi compensato con uno degli altri conti nella chiusura conti.

Registra acconto

Se non esiste ancora un conto prenotazione nella tabella, è possibile generare automaticamente uno o più conti con il bottone: Crea/aggiorna conti.

Procedura guidata per la generazione di conti

Finché non è stata effettuata una stampa definitiva (tramite "Stampa documento" o l'impostazione del "flag definitivo") di una fattura o di una ricevuta (in Italia), anche i conti creati possono essere eliminati e ricreati in qualsiasi momento.

Poiché ogni consumazione (servizi, extra, telefonate) può essere assegnato a qualsiasi conto in qualsiasi momento, anche la suddivisione e la fusione delle fatture non sono un problema.

Una volta che i conti sono stati generati, è possibile stampare una ricevuta/fattura fiscalizzata e definitiva direttamente con il bottone "Stampa documento".

Composizione del documento stampato

Stampa estratto

Con "Stampa estratto" è possibile stampare in anticipo una semplice lista a scopo di controllo. Nella configurazione del sistema, il partner commerciale può selezionare quale rapporto deve essere visualizzato con questo comando (è anche possibile, ad esempio, che venga visualizzato lo stesso rapporto di "Stampa documento", in modo che le aliquote fiscali vengano visualizzate anche con la prestampa, ad esempio).

La lista combinata mostra informazioni dettagliate sui singoli consumi (di solito sono riassunti nell'estratto conto come nella fattura).

Se il modulo "Anteprima Tablet" è attivato, l'anteprima della fattura può essere presentata all'ospite tramite tablet alla Stazione ospiti durante il check-out.

Anteprima della fattura via tablet per il controllo da parte dell'ospite.

Esempio per il trasferimento di extra

Una coppia ha prenotato due camere per sé e per i propri genitori o suoceri. Al momento della fatturazione, viene selezionata l'opzione "Conti separati per camera". Successivamente, però, alcuni extra devono essere trasferiti nell'altra camera.

Questa opzione crea due conti separati.

Gli extra sono stati prenotati in questa camera durante il soggiorno.

Gli extra selezionati devono essere trasferiti da questo conto all'altro conto. Per farlo, è necessario concentrarsi sul conto di destinazione.

Diversi extra devono essere trasferiti su questo conto.

Ora clicchiamo sul bottone "Assumere extra" nel settore "Trasferire/Importare" e selezioniamo gli extra desiderati. Il comando "Assumi altri extra" può essere utilizzato per aggiungere gli extra di altre prenotazioni nel conto fatturazione.

Le quantità parziali possono essere inserite anche nella colonna delle quantità.

Non appena questo dialogo viene confermato, i conti vengono aggiornati e gli extra vengono assegnati al conto desiderato, come specificato.

Gli extra si trovano ora sotto l'account desiderato.

Esempio per il trasferimento di servizi

Un uomo d'affari ha effettuato una prenotazione per sei giorni, di cui vorrebbe pagare gli ultimi due privatamente.

Affinché il soggiorno venga fatturato separatamente, è necessario effettuare una fase preparatoria al momento dei servizi addebitati. Per farlo, dobbiamo effettuare una suddivisione nella sezione "Servizi" della prenotazione nel giorno desiderato (vedere Movimenti » Servizi addebitati » Suddivisione!).

Ecco come appaiono i benefici dopo la suddivisione

Poi pubblichiamo tutto sul conto della ditta.

I servizi suddivisi in background vengono uniti per l'emissione della fattura.

Ora creiamo un nuovo conto per l'ospite con Inserisci (+) e trasferiamo i servizi nell'area "Trasferire / Trasferimento".

Sullo sfondo abbiamo la vista divisa. Ora è possibile selezionare i servizi desiderati.

I servizi selezionati vengono ora trasferiti dall'account aziendale all'account privato dell'ospite.

I servizi da pagare privatamente sono stati trasferiti sul conto desiderato.

Crea ospite nel conto fatturazione

Se un ospite non è già memorizzato nel conto fatturazione (ad esempio a causa di conti creati automaticamente), l'ospite può essere creato rapidamente con il seguente comando. Ora questo comando può essere eseguito anche se il conto è definitivo. L'ospite viene quindi creato ma non registrato nel conto fatturazione.

Il modo in cui i destinatari della fatturazione possono essere successivamente modificati nel conto fatturazione definitivo è spiegato nei Suggerimenti.

Altri argomenti di contabilità sono trattati nell'area Contabilità.

Elenco a riquadri standard nella gestione conti

Nella gestione dei conti è stata introdotta la visualizzazione con l’elenco a riquadri standard, ora disponibile per tutti gli utenti. Questa modalità è stata sviluppata per ottimizzare la chiarezza operativa e offre vantaggi significativi, in particolare nella gestione di gruppi di prenotazione numerosi. I singoli conti vengono presentati in modo strutturato tramite riquadri posizionati lungo il margine sinistro, ognuno dei quali fornisce immediatamente tutte le informazioni rilevanti, quali il codice, il saldo attuale, il nome dell’ospite o della ditta e il numero di camera. Inoltre, è facilmente consultabile lo stato del pagamento, con una distinzione chiara tra non pagato, parzialmente pagato e interamente pagato. Tramite appositi chip vengono visualizzati il tipo di documento e lo stato definitivo, nonché l'eventuale storno di un conto di addebito. Nel caso di acconti, il riquadro consente un collegamento diretto: cliccando sul codice all'interno della tile, è possibile selezionare il relativo conto di compensazione. L'attivazione di questa nuova visualizzazione avviene tramite le impostazioni predefinite. Per stabilire l'elenco a riquadri come standard permanente, è possibile salvare l'impostazione attraverso la funzione "Salva visualizzazione".