Ospiti "esterni"

Gli "ospiti esterni" sono un pool collettivo in background, che inizialmente contiene tutti gli ospiti che prenotano tramite sistemi esterni (vedere l'articolo "Prenotazione "esterna""). Nel lavoro quotidiano, di solito si accede indirettamente a questa tabella tramite le prenotazioni esterne o varie procedure guidate. L'ospite esterno può essere assegnato correttamente a un ospite esistente o può essere creato un nuovo ospite.

I doppioni devono essere evitati il più possibile. ASA cerca le prenotazioni (esterne oppure online) per verificare se l'ospite è già presente nel sistema e collega automaticamente i dati dell'ospite. Se l'ospite non può essere collegato chiaramente a un ospite esistente perché più ospiti hanno gli stessi dati, cliccando su "Registra" si apre una procedura guidata e l'utente può selezionare l'ospite pertinente.

Procedura guidata per la registrazione di ospiti esterni

La sincronizzazione degli ospiti in ASA HOTEL aiuta a evitare la duplicazione dei record degli ospiti e ad aggiornare le registrazioni esistenti, se necessario. Questa procedura guidata si attiva cliccando su "Registra".

La schermata di abbinamento degli ospiti mostra sulla sinistra gli ospiti che hanno dati simili a quelli dell'ospite esterno (con i dettagli della concordanza). Sul lato destro si trovano i dettagli dell'ospite esterno e i dati corrispondenti dell'ospite interno selezionato a sinistra. Con le seguenti opzioni, l'utente può decidere come gestire il record:

1. Nuovo: se nessuno degli ospiti esistenti corrisponde all'ospite esterno, è possibile creare un nuovo ospite nel Registro degli ospiti utilizzando questo bottone. L'ospite esterno viene creato come una nuova scheda ospite.

2. Aggiornamento: se l'ospite esterno esiste già nel Registro degli ospiti, ma sono stati letti dati diversi o più aggiornati, è possibile utilizzare la funzione "Aggiorna". I dati dell'ospite interno esistente vengono aggiornati con i nuovi dati dell'ospite esterno, in modo che la voce contenga i dati corretti.

3. Modifica: questa funzione può essere utilizzata per aprire e modificare manualmente la scheda dell'ospite interno selezionato. Questa opzione è utile se è necessario effettuare ulteriori regolazioni prima che l'ospite venga selezionato per la prenotazione.

4. Seleziona: se l'ospite esterno corrisponde a un ospite interno esistente e non è necessario aggiornare i dati, questo ospite può essere semplicemente trasferito tramite "Seleziona". L'ospite selezionato viene quindi aggiunto alla prenotazione senza apportare alcuna modifica ai dati.

Riassunto delle fasi di abbinamento degli ospiti

• Controlla gli ospiti suggeriti sulla sinistra e confronti i dettagli dell'ospite esterno.
• Decidi tra "Nuovo", "Aggiornamento", "Modifica" e "Seleziona" come richiesto per eseguire l'azione appropriata per la prenotazione.
• Completa il processo confermando l'opzione selezionata, in modo che l'ospite venga aggiunto correttamente alla prenotazione.

La sincronizzazione degli ospiti assicura che il Registro degli ospiti rimanga pulito e aggiornato ed evita la creazione accidentale di record già esistenti. Attraverso una selezione e un aggiornamento mirati, gli utenti possono assicurarsi che tutti i dati degli ospiti siano registrati correttamente nel sistema e siano completi.