ASA Pay e sistemi di pagamento | Guida per l'utente – Centro Assistenza ASA

Una sintesi delle singole operazioni, descritte dettagliatamente nel seguente articolo:

Pagamento con carta al terminale

Per evitare di inserire manualmente l'importo nel terminale di pagamento, l'importo da pagare può essere trasferito da ASA HOTEL al terminale.

Come funziona?

Il pagamento elettronico avviene sempre tramite un conto fatturazione. Le singole rate possono essere pagate nella scheda "Pagamento" oppure l'importo totale può essere pagato tramite il pulsante "Paga elettronicamente" nel conto fatturazione. Si apre la finestra "Pagamento". Il saldo da pagare è già inserito automaticamente. Inoltre, la lingua del terminale viene proposta in base alla lingua dell'ospite e dalla lingua selezionata nelle impostazioni utente del terminale. Premere "OK" per visualizzare l'importo totale da pagare sul terminale. La carta di credito o di debito deve essere avvicinata al terminale e vanno seguite le istruzioni sul display.

I dati tecnici del pagamento sono salvati in ASA HOTEL (scontrino di pagamento) e stampati sull'"Estratto conto" o sulla "Fattura/ricevuta", secondo l'impostazione. La firma del titolare della carta può essere ottenuta elettronicamente tramite il tablet (stazione ospiti). Il vantaggio: lo scontrino di pagamento va stampato solo una volta per l'ospite, mentre la copia firmata, conservata dall'hotel, viene salvata in ASA HOTEL e può essere ristampata in qualsiasi momento.

Nota per l'interfaccia con hobex: con le due eccezioni "DCC-Planet" (conversione valuta) e "Pagamenti ELV" (carte EC), la ricevuta viene stampata direttamente dal dispositivo POS, deve essere firmata e conservata come originale secondo le normative legali.

Come per i pagamenti con carta al terminale, anche le riservazioni possono essere effettuate al terminale (vedi "Effettuare, estendere, stornare le riservazioni").

N.B.: se una carta di credito è stata già inserita o riservata durante la prenotazione o l'acconto, non è necessario richiederla nuovamente; ASA HOTEL la propone automaticamente durante il pagamento (vedi capitolo successivo). Con il pulsante "x" nel modulo pagamento, carte di credito proposte, riservazioni o altri campi possono essere facilmente reimpostati, permettendo una rapida transazione al terminale.

La tokenizzazione

Secondo gli standard PCI DSS, l’hotel non può salvare dati relativi alle carte di credito. Tuttavia, è consentito memorizzare un numero sostitutivo della carta, un token. Grazie all’interfaccia tra ASA HOTEL e i sistemi di pagamento, è possibile tokenizzare immediatamente i dati della carta in ASA HOTEL. Tutte le operazioni successive, dalla riservazione al pagamento, si eseguono con questo token. Così i dati della carta devono essere richiesti una sola volta all’ospite, e si possono inserire più carte per ospite.

Una nuova carta di credito può essere aggiunta nei campi ospite, ospite esterno, ditta, prenotazione e nel conto fatturazione (alla voce pagamento).

Come per i pagamenti con carta, le organizzazioni addebitano una commissione per la tokenizzazione (0,22 € presso hobex), perché durante la tokenizzazione si verifica la validità, ecc. Con ASA Pay non ci sono costi per la tokenizzazione.

Una carta può essere tokenizzata con due comandi: Registra o Carica.

Il comando Carica accede al terminale POS e avvia il processo. Per usarlo, un terminale deve essere impostato nelle impostazioni utente.

Il comando Registra crea un link per inserire i dati carta per la tokenizzazione.

Quando i dati sono inseriti sul sito, vengono tokenizzati e letti da ASA.

Effettuare, estendere, stornare le riservazioni

La riservazione è un blocco temporaneo di un importo sulla carta di credito dell’ospite, che garantisce validità e disponibilità dell’importo. Non è un pagamento, ma una garanzia che il pagamento potrà essere effettuato successivamente senza problemi. Le riservazioni durano un periodo definito dal provider. Possono essere estese, convertite in pagamento prima della scadenza e annullate in qualsiasi momento. Queste operazioni si eseguono in ASA HOTEL come segue.

Riservazione di una carta di credito

Di norma, la preautorizzazione viene effettuata nella relativa maschera di prenotazione, nella sezione «Pagamenti elettronici». A questo punto viene proposta la carta di credito inserita al momento della prenotazione oppure quella registrata per l’ospite.

Modalità di pagamento nel dettaglio

Nella gestione dei pagamenti con carta, ASA HOTEL si adatta alle modalità operative del singolo hotel grazie alle diverse opzioni e automazioni disponibili nel programma.

Il pagamento elettronico avviene sempre tramite un conto di addebito. È possibile pagare singole rate nella scheda «Pagamento» oppure l’importo totale tramite il pulsante «Paga elettronicamente» nel conto di addebito.

A questo punto si apre la finestra di dialogo «Pagamento». Per non confondere l’utente con le diverse opzioni disponibili, ASA HOTEL propone automaticamente i dati già presenti (carte di credito disponibili, preautorizzazioni):

Pagamento con una preautorizzazione esistente

Se vengono effettuate delle preautorizzazioni, come spiegato nel capitolo precedente, queste possono essere convertite in un pagamento. In questo modo, la carta di credito dell’ospite non rimane bloccata inutilmente a lungo oppure il blocco viene rimosso.

Nella finestra di dialogo «Pagamento», la preautorizzazione associata all’ospite o alla prenotazione viene già proposta automaticamente (vedere nel campo «Preautorizzazione / Importo»).

Se l’importo indicato nella finestra di dialogo «Pagamento» corrisponde all’importo della preautorizzazione, la preautorizzazione viene convertita in un pagamento.

Se l’importo indicato nella finestra di dialogo «Pagamento» è superiore all’importo della preautorizzazione, la preautorizzazione viene convertita in un pagamento e l’eventuale importo residuo viene addebitato anch’esso sulla carta di credito.

Nell’esempio sopra, un conto dell’importo di € 908,00 viene pagato elettronicamente. La preautorizzazione effettuata in precedenza per € 500,00 viene convertita in un pagamento e l’importo residuo di € 408,00 viene addebitato sulla carta di credito.

In questo esempio, in ASA vengono create due rate.

Selezionare una carta di credito salvata

Se sono disponibili i dati della carta di credito dell’ospite, è possibile selezionare la carta desiderata tramite il campo «Carta di credito».

Anche in questo caso, la carta di credito viene proposta automaticamente se una carta è già stata memorizzata per l’ospite, nella prenotazione o nel conto di addebito.

Effettuare una transazione manuale

Se non sono disponibili dati della carta di credito, è possibile inserire direttamente nella finestra di dialogo «Pagamento» una carta di credito per una transazione manuale («Inserisci numero»).

Effettuare un pagamento tramite transazioni precedenti (token)

Un’altra possibilità consiste nell’effettuare il pagamento tramite una transazione già eseguita. A tal fine, è necessario selezionare il relativo token.

Sono disponibili per la selezione tutte le transazioni associate all’ospite, alla prenotazione o al conto di addebito.

Effettuare uno storno / un accredito con rimborso dell’importo

ATTENZIONE! Se un pagamento elettronico viene «stornato» oppure viene stornato un conto di addebito collegato a un pagamento elettronico, nel sistema di pagamento può essere avviato automaticamente un riaccredito dell’importo (= il denaro viene restituito all’ospite).

Tuttavia, questo riaccredito può essere effettuato solo entro determinati limiti, che dipendono dal momento in cui viene effettuato e dal provider di pagamento. Ad esempio, con Worldline è possibile effettuarlo solo fino alla chiusura giornaliera, con Hobex è possibile rimborsare solo l’ultima transazione e con ASA-Pay entro mezz’ora dalla transazione.

Se il rimborso non va a buon fine, al momento dell’operazione viene visualizzato un messaggio che informa che lo storno della transazione di pagamento non è stato possibile.

In questo caso, all’utente viene proposta la possibilità di accreditare le rate del conto di addebito di storno tramite il comando «Paga elettronicamente». Nella finestra di dialogo «Pagamento» viene preselezionato il pagamento elettronico corrispondente (non stornato) e, dopo la conferma, viene avviato un rimborso (= refund).

Ulteriori informazioni sugli storni e sugli accrediti, nonché sulle relative impostazioni, sono disponibili nel seguente articolo: Note di credito e storni

Panoramica di tutte le transazioni

Alla voce Hotel / Movimenti / Transazioni di pagamento vengono elencate tutte le transazioni.

Qui è possibile visualizzare i dettagli di ogni singola transazione.

Chiusura giornaliera dei terminali

Alla fine della giornata è possibile effettuare la chiusura giornaliera dei terminali anche tramite ASA HOTEL.

Alla voce Hotel / Impostazioni / Sistemi di pagamento è disponibile il comando «Chiusura giornaliera».

Con questo comando viene avviata la chiusura giornaliera dei terminali e viene creato un record di transazione «Chiusura giornaliera» con il totale giornaliero (importo).